泛普軟件提供的協同OA辦公系統(tǒng)公文交換解決方案

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　　1.1 公文交換解決方案

　　1.1.1 公文交換總體方案

　　泛普軟件提供的公文交換解決方案中使用XML文件形式，對正文和附件的內容經過BASE64的加密方式轉換成字符串形式存放在XML文件中，再由接收方解碼后得到文件內容。

　　總體架構圖如下：

　　由協同政務辦公平臺將公文發(fā)送至指定FTP服務器目錄;外部系統(tǒng)定時接收在FTP服務器目錄中的公文;外部系統(tǒng)將接收的公文處理結果發(fā)送至FTP服務器目錄;協同政務辦公平臺系統(tǒng)定時接收公文的處理狀態(tài)，并在平臺中更新公文發(fā)送狀態(tài);

　　通過泛普軟件OA辦公自動化軟件系統(tǒng)公文交換解決方案，可達到：

　　Ø 當在上下游或相鄰單位分別部署兩套協同政務平臺時，可通過公文交換打通公文管理中的發(fā)文轉收文或收文轉發(fā)文的需求;

　　Ø 可實現與外部單位的公文管理系統(tǒng)實現文件交換對接。

　　Ø 可實現與本單位的其他系統(tǒng)如檔案管理系統(tǒng)實現文件交換。

　　Ø 在公文交換的過程中，及時反饋對接傳輸的狀態(tài)，以便快速調整。

　　其總體應用特征如下：

　　l 采用安全數據交換技術，實現公文安全可靠的交換

　　l 支持同系統(tǒng)或不同系統(tǒng)中不同單位、部門間公文交換

　　l 支持公文重發(fā)：實現對已發(fā)公文的補漏處理。公文交換后，如果有漏發(fā)的單位，可以通過重發(fā)功能進行公文補發(fā)

　　l 支持公文撤銷：實現對已發(fā)公文的糾錯處理。公文交換時，難免會出現文單或者正文填寫錯誤的情況，為此，系統(tǒng)專門提供了撤銷的功能，對于已交換、但對方未簽收的公文，允許進行撤銷操作。

　　l 公文接收方簽收公文的同時，可以指定公文登記人，使得公文交換與公文收文緊密銜接。

　　l 為公文發(fā)送和接收雙方提供詳細的簽收回執(zhí)處理狀態(tài)信息，并自動顯示這些信息。

　　1.1.2 泛普軟件需求實現解決方案

　　£ 發(fā)送交換公文

　　協同OA辦公軟件系統(tǒng)公文的發(fā)送可以由手動發(fā)送與系統(tǒng)自動檢測發(fā)送，發(fā)送的狀態(tài)分為：待發(fā)送、已發(fā)送、被拒收、被退回四種。

　　Ø 待發(fā)送：啟用了公文交換的流程達到歸檔結點后，在公文發(fā)送列表中狀態(tài)為“待發(fā)送”，可以使用發(fā)送功能開始公文交換。

　　Ø 被拒收：公文交換時被收(發(fā))文單位拒收的。

　　Ø 被退回：公文交換時被收(發(fā))文單位退回的。

　　Ø 已發(fā)送：開始公文交換后，說明公文目前已到達收(發(fā))文單位指定服務器目錄中。

　　選擇待發(fā)送的公文交換流程后，可將公文發(fā)送至指定FTP服務器中并存為xml文件。

　　£ 接收交換公文

　　公文的接收也可以由手動接收與系統(tǒng)自動檢測接收，接收的狀態(tài)分為：未簽收、已簽收、被拒收、被退回四種。

　　Ø 未簽收：已接收交換的公文，但未做任何動作，相應的操作可以是“拒收”、“退回”與“創(chuàng)建流程”。

　　Ø 已簽收：當使用交換公文創(chuàng)建流程后，狀態(tài)由“未簽收”變更為“已簽收”。

　　Ø 被拒收：當交換公文被拒收后，狀態(tài)變更為被拒收。

　　Ø 被退回：當交換公文被退回后，狀態(tài)變更為被退回。

　　此時FTP中的xml文件消失，當將接收到的公文簽收后，FTP會返回一個處理狀態(tài)xml

　　對于簽收后的公文，可以再次創(chuàng)建流程：

　　圖5.5

　　£ 公文交換后臺配置

　　泛普軟件提供OA辦公平臺公文交換后臺設置，滿足用戶靈活的交換需求

　　說明：

　　1、公文交換的自動發(fā)送功能，是將已啟動交換配置的流程，到達歸檔后自動發(fā)送到指定交換地址。將啟動自動發(fā)送功能打鉤，并且設置每次檢測發(fā)送的時間間隔。

　　公文交換可設置自動接收來自外部單位的公文，將啟動自動接收功能打鉤，并且設置每次接收的時間間隔。

　　2、設置公文交換的FTP，公文交換時只能使用一臺FTP服務器做為中間交換服務器。

　　l 公文交換流程設置

　　選擇工作流程-公文交換流程設置：

　　需要使用公文交換的工作流程必須先添加到公文交換流程設置的列表中，右鍵添加。

　　選擇需要公文交換的流程，添加至公文交換列表，選中后點擊保存設定交換工作流。

　　交換的公文流程選擇后，需要指定流程中字段作為收(發(fā))文單位，點擊記錄后面的 圖標，對當前流程進行設置，選擇流程中的收(發(fā))文單位字段，并在“是否交換單”處勾選后，點擊保存設定為交換時使用的收(發(fā))文單位。

　　l 設置收(發(fā))文單位

　　通過文檔管理下的-收文發(fā)文-收(發(fā))文單位

　　此次將收(發(fā))文單位分為內部單位與外部單位二種類型。

　　內部單位：公文流程在內部流轉，到達節(jié)點后會隨流程會流轉到收(發(fā))文單位指定的收(發(fā))文員處?！炯词?發(fā))文單位原有功能，這里重點說明外部單位。】

　　外部單位：當公文流程中使用了外部單位，則達到歸檔結點后，可將此公文與附件發(fā)送到指定的外部單位FTP服務器目錄，實現公文交換。

　　公文交換目錄：是進行兩個個系統(tǒng)間公文交換的唯一標識，即FTP上的文件夾名稱，后臺交換時使用此標識做為文件前輟，只能輸入A-Z英文、0~9數字以及“-”字符組成。

　　設置收(發(fā))文單位的公文交換目錄以及是否主送方：