協(xié)同辦公系統(tǒng)密碼

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 　　隨著公安機關(guān)警務(wù)辦公自動化系統(tǒng)(以下簡稱OA系統(tǒng))的不斷深入應用，如何推進公安檔案信息系統(tǒng)(以下簡稱檔案系統(tǒng))與OA系統(tǒng)的無縫鏈接，實現(xiàn)文檔一體化管理，是當前公安機關(guān)文檔信息化建設(shè)的一個重要內(nèi)容。結(jié)合在黔南州公安局應用、推廣“公安檔案信息系統(tǒng)”的經(jīng)驗體會，談?wù)剬矙C關(guān)檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫鏈接的一點體會。

　　一、無縫鏈接要“為檔所用”

　　“無縫鏈接”源自信息技術(shù)領(lǐng)域，指在掌握不同系統(tǒng)底層協(xié)議和接口規(guī)范的基礎(chǔ)上，開發(fā)出兼容不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的中間產(chǎn)品，實現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞和共享。其實現(xiàn)的是數(shù)據(jù)交互的技術(shù)通道，側(cè)重于技術(shù)角度，發(fā)揮的是技術(shù)保障作用。無縫鏈接要確實“為檔所用”，則還應通盤考慮檔案管理之需求，對OA系統(tǒng)電子文件從生成至歸檔全流程進行統(tǒng)一的規(guī)劃和規(guī)范，重組和改造公文管理和檔案管理的業(yè)務(wù)流程。黔南州公安局即在OA系統(tǒng)的公文制發(fā)階段引入了文件歸檔的規(guī)范要求，公文簽發(fā)或辦理完畢之時即可同步完成歸檔，實現(xiàn)“文發(fā)檔成”。這種系統(tǒng)間橫向的無縫對接，形成了公安檔案管理與公安業(yè)務(wù)工作業(yè)務(wù)流程的閉環(huán)，檔案系統(tǒng)既是終點，成為公安文件信息數(shù)據(jù)的最終匯集地，同時又是服務(wù)公安業(yè)務(wù)工作的起點，二者間良性循環(huán)，協(xié)同發(fā)展。

　　二、要實現(xiàn)公文管理與檔案管理無縫鏈接

　　該局檔案系統(tǒng)和OA系統(tǒng)為分頭管理，秘書綜合部門主管OA系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，檔案部門主管檔案系統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)，二者間業(yè)務(wù)流程相對獨立，沒有交集。公文管理業(yè)務(wù)和檔案管理業(yè)務(wù)呈現(xiàn)“分段式”管理模式，“年度歸檔”成為二者的結(jié)合部和分水嶺，依賴“歸檔”環(huán)節(jié)銜接公文和檔案業(yè)務(wù)。同時，公文管理業(yè)務(wù)和檔案管理業(yè)務(wù)又為單線程線性發(fā)展屬性，公文從起草到歸檔各業(yè)務(wù)間環(huán)環(huán)相扣，承上啟下，涉及的機構(gòu)、部門各司其責，檔案部門難以“插手”公文流轉(zhuǎn)階段，也就造成OA系統(tǒng)電子文件管理效率低下，反應遲緩。因此，實現(xiàn)公安機關(guān)檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的無縫鏈接，關(guān)鍵在于將公安檔案管理業(yè)務(wù)融入OA系統(tǒng)的公文管理中，對OA系統(tǒng)電子公文實行“檔案化”管理，將電子公文從起草到歸檔的整個流轉(zhuǎn)過程全面而系統(tǒng)地管理起來，形成從公文到檔案的全程管理模式。該局在公文的草擬階段，就將制作公文簽發(fā)單和著錄電子文件目錄數(shù)據(jù)融合起來，在簽發(fā)單上增加“歸檔年度”“機構(gòu)名稱”“保管期限”“歸檔部門”等必填項目，公文簽發(fā)或辦理完畢即意味著完成歸檔和目錄數(shù)據(jù)的著錄。

　　三、要實現(xiàn)邏輯歸檔與物理歸檔的無縫鏈接

　　邏輯歸檔和物理歸檔的無縫鏈接，應先對OA系統(tǒng)電子文件進行實時邏輯歸檔，即在不改變電子文件的存儲方式和位置的前提下將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交，檔案人員把保障電子文件可靠、完整、安全、可讀的措施附加于文件的流轉(zhuǎn)過程，這樣既能保證電子文件信息內(nèi)容的原始性和權(quán)威性，又能確保檔案部門對電子文件背景信息的有效監(jiān)控。電子文件辦理完畢后進行定期物理歸檔，即將電子文件實體向檔案部門移交。

　　四、要實現(xiàn)電子實體與紙質(zhì)載體的無縫鏈接

　　在電子文件的原始性、真實性和憑證性尚無明確的法律依據(jù)和制度保障的情況下，采取將OA系統(tǒng)電子文件與紙質(zhì)文件一起歸檔，并保持電子文件和紙質(zhì)文件一一對應的“雙軌制”，實現(xiàn)二者間的無縫鏈接，是現(xiàn)階段電子文件管理的必要過渡形式，這樣既可以依靠紙質(zhì)文件保障OA系統(tǒng)電子文件憑證性的本質(zhì)屬性，又可充分發(fā)揮電子文件便捷利用和資源共享優(yōu)勢，達到揚長避短、優(yōu)勢互補目的。

　　五、要實現(xiàn)現(xiàn)行文件利用與庫藏檔案利用的無縫鏈接

　　從檔案價值理論出發(fā)，我們通常認為，公安檔案的價值會隨著時間的推移不斷擴大，由第一價值即對于檔案形成者的價值擴大至第二價值即對公眾和社會的價值。但實踐中筆者發(fā)現(xiàn)，公安機關(guān)OA系統(tǒng)電子文件從文件到檔案的生命過程中，其價值變動規(guī)律并不與檔案價值理論所述完全相符， OA系統(tǒng)電子文件中一些時效性較強的反而可能隨著時間的推移，其價值會逐漸減小甚至消亡。這就產(chǎn)生了OA系統(tǒng)電子文件從生成到歸檔期間提供利用的矛盾，一方面公安機關(guān)各業(yè)務(wù)部門迫切需求的電子文件可能還處于現(xiàn)行階段暫未歸檔，公安檔案部門無法提供利用。另一方面公安檔案部門可以提供利用的庫藏部分，可能由于時效低而無人問津。因此，要提高公安檔案服務(wù)利用的效益，實現(xiàn)公安檔案信息價值的最大化，就必須實現(xiàn)現(xiàn)行文件利用與庫藏檔案利用的無縫鏈接，將公安機關(guān)檔案管理部門提供利用的內(nèi)容主體從原有的單一庫藏擴大至現(xiàn)行文件部分，將服務(wù)利用工作提前至OA系統(tǒng)電子文件的現(xiàn)行階段，把公安檔案的服務(wù)利用工作貫穿于OA系統(tǒng)電子文件從文件到檔案的全過程