我的網(wǎng)管工作報(bào)告(甘琳燕)

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公司新上了個(gè)知識(shí)管理的系統(tǒng)網(wǎng)站，系統(tǒng)的功用簡(jiǎn)單的說(shuō)是短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)公司所有知識(shí)成果上網(wǎng)，異地共享，逐步建立公司知識(shí)庫(kù)；長(zhǎng)期來(lái)看，最終將實(shí)現(xiàn)所有重要工作流程的電子化處理，知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)共享，逐步成為公司內(nèi)部管理交流及與外界溝通的平臺(tái)。同事群策群力給它取了個(gè)好聽的名字，叫“Vshare”，諧音“We share”，呵呵，共享帶來(lái)價(jià)值的最大化嘛。

頭兒把網(wǎng)站管理的工作交給了我，走馬上任后我搖身一變成了Vshare網(wǎng)站的系統(tǒng)管理員，這倒是個(gè)新鮮活。Vshare網(wǎng)站的建設(shè)，說(shuō)的直白一點(diǎn)，其實(shí)是個(gè)前人栽樹后人乘涼，功在當(dāng)代利在千秋的活（呵呵，稍微夸張一點(diǎn)）。初始階段最重要的工作就是豐富數(shù)據(jù)庫(kù)，將目前分散在公司成員各人電腦中的歷史文檔集中上傳到Vshare上，先把水庫(kù)建起來(lái)，蓄點(diǎn)水，之后再不斷累積。

整個(gè)系統(tǒng)是面向所有公司現(xiàn)在及未來(lái)成員的，如何確保每個(gè)人都能高效的使用這個(gè)知識(shí)庫(kù)成為最為關(guān)鍵的問(wèn)題，因此文檔命名及上傳的規(guī)范是必過(guò)的一關(guān)。

為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，我制定了不同目錄下、不同類別文檔的命名規(guī)范并向所有成員公示，但從實(shí)際執(zhí)行二個(gè)多月的效果來(lái)看，文檔命名還是經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)過(guò)于簡(jiǎn)單的不規(guī)范現(xiàn)象。究其原因有三：

首先，每人對(duì)命名規(guī)范的理解各不相同。雖然有了規(guī)范，但并不可能囊括所有可能的情況，在出現(xiàn)不能清晰確定文檔類別及命名規(guī)范時(shí)，不同的人，就有不同的操作方式。

其次，懶惰思想。畢竟給電腦里早就存了多年的歷史文檔重新命名是個(gè)枯燥的工作，說(shuō)白了，簡(jiǎn)單重復(fù)勞動(dòng)，而且是在正常工作負(fù)荷之外的額外任務(wù)，能省事就省點(diǎn)事。

第三， 文檔命名負(fù)責(zé)人考慮不周全。由于負(fù)責(zé)文檔命名的人多為文檔作者，對(duì)文檔內(nèi)容及背景非常熟悉，因此極容易犯文檔命名簡(jiǎn)單化的毛病。因?yàn)椤拔矣X(jué)得這就能說(shuō)明文檔的內(nèi)容了啊”，其實(shí)不然，因?yàn)閯e人不是文檔的作者，文檔命名過(guò)于簡(jiǎn)單，對(duì)于不了解背景的人來(lái)說(shuō)，如果單憑文檔標(biāo)題完全不能準(zhǔn)確了解文檔內(nèi)容，Vshare也就不能很好的發(fā)揮其知識(shí)庫(kù)的作用。試想，看標(biāo)題不能大致了解文檔內(nèi)容的話，如何從浩瀚的知識(shí)庫(kù)中搜索出想要的信息呢？能指望大家都有時(shí)間去一個(gè)個(gè)打開文檔仔細(xì)閱讀里面的信息么？不可能。

對(duì)于第一和第二種情況，在執(zhí)行過(guò)程中加強(qiáng)溝通和監(jiān)控的話比較容易消除，我這里想說(shuō)的是的第三種情況。其實(shí)這是典型的一種本位主義思考，從自己出發(fā)，沒(méi)有考慮到這個(gè)知識(shí)庫(kù)其實(shí)最大的功用是為了大家能夠共享。但是，要讓別人能夠分享自己的知識(shí)成果，必須從名字這一最簡(jiǎn)單也最直接的溝通界面做起。因此，站在對(duì)方的角度思考也就成為每個(gè)人給文檔命名時(shí)必須思考的問(wèn)題，在執(zhí)行時(shí)，首先要問(wèn)自己：

1、  我這樣命名是不是能夠準(zhǔn)確說(shuō)明文檔的特征？

2、  我這樣命名是否把該表述的信息都表述完整了？

3、  那些從來(lái)沒(méi)接觸過(guò)文檔背景的人是否能夠看得懂？

其實(shí)道理很簡(jiǎn)單，最笨的方法有時(shí)往往是最好最有效的方法，將信息的受眾想像成為沒(méi)有任何專業(yè)背景的普通讀者，站在他們的角度去思考，在這個(gè)準(zhǔn)繩上再去思考如何命名就不會(huì)犯命名過(guò)于簡(jiǎn)單的錯(cuò)誤。Vshare的宗旨是共享，我想換位思考也是為實(shí)現(xiàn)共享而需要我們?nèi)?jiān)決實(shí)踐的一條準(zhǔn)則。如果每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都本著為人著想的原則做事，那么他在使用Vshare的過(guò)程中也能從別人那里享受到別人為您著想帶來(lái)的價(jià)值。

想遠(yuǎn)一點(diǎn)，站在他人的角度，為人著想，其實(shí)絕不僅僅在Vshare網(wǎng)站的建設(shè)中需要。我們?cè)诠ぷ鞯姆椒矫婷嫫鋵?shí)都需要去體會(huì)、去實(shí)踐。比如調(diào)研問(wèn)卷的設(shè)計(jì)，有時(shí)客戶提出的研究需求往往龐大而繁雜，設(shè)計(jì)一份能包含所有客戶想了解信息的問(wèn)卷不難，但是如何保證這份問(wèn)卷能從消費(fèi)者那里取得真實(shí)而高效的回答就不得不站在消費(fèi)者的角度來(lái)思考了：

1、  消費(fèi)者更愿意接受什么樣提問(wèn)順序？

2、  消費(fèi)者更容易理解什么樣的語(yǔ)言？

3、  如何用消費(fèi)者的語(yǔ)言來(lái)表述比較專業(yè)的概念？

4、  消費(fèi)者能夠接受涵蓋多少內(nèi)容長(zhǎng)度的問(wèn)卷？

5、  消費(fèi)者能夠接受涵蓋多少內(nèi)容跨度的問(wèn)卷？

6、  ……

但是在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，往往很多研究公司為了滿足客戶的需求，一昧的犧牲研究設(shè)計(jì)的一些原則，“再添幾個(gè)問(wèn)題吧，客戶需要”；“再增加一個(gè)品類的研究吧，客戶想要節(jié)約費(fèi)用”。對(duì)于這樣一些形式上百分百滿足客戶要求的問(wèn)卷的調(diào)研結(jié)果，我有些懷疑?，F(xiàn)在社會(huì)，誰(shuí)能期望有那么多好耐心好脾氣的消費(fèi)者都能“碰巧”被我們的市調(diào)訪問(wèn)員找到呢？當(dāng)消費(fèi)者被一份問(wèn)卷煩得不能再煩的時(shí)候，你能指望她回答的答案有多少出于真心，多少出于假意呢？根據(jù)這樣的調(diào)研數(shù)據(jù)做出的分析又有多大的價(jià)值呢？站在消費(fèi)者的角度去思考調(diào)研設(shè)計(jì)，客戶需求與消費(fèi)者接受能力之間如何尋求平衡點(diǎn)，我想是每個(gè)做研究的人都不得不思考的問(wèn)題。

作者：邁迪品牌管理咨詢公司-甘琳燕