南昌OA工具箱系列——實(shí)踐社團(tuán)CoP（建設(shè)篇）（AMT研究院 張凝）

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

如何在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)成功的實(shí)踐社團(tuán)

既然實(shí)踐社團(tuán)于我們的生活中已經(jīng)如此的根深蒂固了，為什么Wenger要在1998年正式將這個(gè)概念提出來，并且迅速引起人們，尤其是企業(yè)管理者的關(guān)注呢？

現(xiàn)在人們已經(jīng)深刻的認(rèn)識(shí)到，知識(shí)和掌握知識(shí)的人才對(duì)于企業(yè)提高核心競爭力的重要性。而實(shí)踐社團(tuán)的兩大價(jià)值就在于，一方面通過將企業(yè)內(nèi)外部掌握不同知識(shí)技能的人聯(lián)系起來，形成企業(yè)發(fā)展的核心知識(shí)體系；另一方面，通過組織高水平的，有深入探討價(jià)值的實(shí)踐社團(tuán)來吸引，留住和發(fā)展企業(yè)需要的人才，幫助企業(yè)在競爭中處于有利的位置。

實(shí)踐社團(tuán)是人們?cè)谏虡I(yè)的發(fā)展中，將一個(gè)古老的結(jié)構(gòu)賦予了全新的角色，一個(gè)推動(dòng)企業(yè)創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織，從而提高企業(yè)核心競爭力的一個(gè)有效工具。在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)成功的實(shí)踐社團(tuán)，有十條原則遵循：

盡量選擇一些對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有推動(dòng)作用的，并且社團(tuán)的人員比較關(guān)注的知識(shí)領(lǐng)域。

實(shí)踐社團(tuán)在企業(yè)重要作用就體現(xiàn)在他們所關(guān)注的知識(shí)領(lǐng)域能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，或者對(duì)于企業(yè)競爭優(yōu)勢的提升有深遠(yuǎn)的影響。一個(gè)高新技術(shù)類的企業(yè)可以選擇一些和公司的技術(shù)研發(fā)有關(guān)的領(lǐng)域；而一個(gè)制造型企業(yè)可以在創(chuàng)建實(shí)踐社團(tuán)的時(shí)候討論關(guān)于制造過程的具體步驟。同時(shí)，知識(shí)領(lǐng)域的確定還要能夠引起社團(tuán)成員的興趣。在一個(gè)以項(xiàng)目管理為主的團(tuán)隊(duì)中，可以讓成員有機(jī)會(huì)通過討論了解每個(gè)人的喜好，從而促進(jìn)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。

選擇社團(tuán)里一個(gè)受人尊敬的成員來協(xié)調(diào)整個(gè)社團(tuán)的活動(dòng)。

實(shí)踐社團(tuán)應(yīng)該是由一個(gè)真正關(guān)心社團(tuán)，真正對(duì)問題感興趣和真正愿意加入社團(tuán)的人去協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作。這個(gè)人通常是一個(gè)資格比較老的社團(tuán)成員，但不一定是這個(gè)知識(shí)領(lǐng)域內(nèi)的資深專家，因?yàn)樗闹饕蝿?wù)是協(xié)調(diào)社團(tuán)成員，而不是給出問題的答案。實(shí)踐社團(tuán)的建立是為了就共同關(guān)注的問題進(jìn)行討論，所以對(duì)于社團(tuán)成員工作中遇到的一些困難，不知道該向誰求救，而且其他成員也沒有義務(wù)去幫助他。這個(gè)時(shí)候，協(xié)調(diào)人就應(yīng)該自覺的站出來，做好成員之間的組織工作，告知成員們其他人都在做些什么工作，并且創(chuàng)造機(jī)會(huì)讓成員們進(jìn)行信息的交流。對(duì)于協(xié)調(diào)人員來說，最重要的就是始終盡職于自己的角色。尤其是在一個(gè)大型的，人員變動(dòng)比較大的實(shí)踐社團(tuán)中，協(xié)調(diào)人員的工作往往是全職的。

在社團(tuán)開展活動(dòng)的時(shí)候，一定要確認(rèn)成員是否有時(shí)間參加活動(dòng)。

實(shí)踐社團(tuán)效用的發(fā)揮，最大的限制因素是成員是否有時(shí)間參加社團(tuán)討論。因?yàn)橹R(shí)共享顯然沒有工作任務(wù)緊迫，所以即使在探討的問題很有價(jià)值的情況下，人們?nèi)匀粫?huì)在實(shí)踐社團(tuán)和緊迫的工作任務(wù)中選擇后者。對(duì)于這個(gè)問題，需要公司的支持，比如說可以給成員留出時(shí)間去參加社團(tuán)，可以出資幫助社團(tuán)開展活動(dòng)，或者可以建立員工技能目錄等。對(duì)于社團(tuán)的成員來說，應(yīng)該將參加社團(tuán)納入到他們的日程計(jì)劃和預(yù)算中來，而且可以根據(jù)自己的工作情況來分配在社團(tuán)中的時(shí)間。

明確社團(tuán)創(chuàng)建的核心價(jià)值。

目前，很多企業(yè)知識(shí)管理的失敗都?xì)w結(jié)于和企業(yè)文化的難以融合。其實(shí)對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，企業(yè)文化往往已經(jīng)培育很久了，所以知識(shí)管理不是來改變企業(yè)的現(xiàn)有文化，而應(yīng)該是一種通過有效的知識(shí)共享來實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值的方法。而且一個(gè)人在企業(yè)中的價(jià)值其實(shí)并不是通過他擁有多少知識(shí)來體現(xiàn)的，而是通過他為企業(yè)貢獻(xiàn)了多少知識(shí)來衡量的。所以一定要明確，實(shí)踐社團(tuán)的價(jià)值就在于通過知識(shí)共享來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)個(gè)人在企業(yè)中的價(jià)值。

吸引關(guān)鍵成員到團(tuán)體中。

建立一個(gè)有活力的實(shí)踐社團(tuán)，最好在開始的階段就尋找，培育和發(fā)展現(xiàn)有的一些關(guān)系網(wǎng)。通常，他們或者是一個(gè)知識(shí)領(lǐng)域重要專家，或者是一個(gè)關(guān)系網(wǎng)中非常富有影響力的人。把這兩類人加入到實(shí)踐團(tuán)體中是非常必要的，可以使實(shí)踐團(tuán)體合理化，使更多的人加入到其中。

創(chuàng)造交流的機(jī)會(huì)。

建立一個(gè)有活力的實(shí)踐團(tuán)體，還需要成員充分的接觸。誠然，報(bào)告，模版和建議書對(duì)于團(tuán)體的成員來說，很有幫助，但是現(xiàn)場的討論才是建立公平，熱情和相互信任的團(tuán)體氣氛的關(guān)鍵。 所以實(shí)踐團(tuán)體應(yīng)該不僅僅局限于會(huì)議和網(wǎng)站的交流，還應(yīng)該創(chuàng)造各種各樣的機(jī)會(huì)來促進(jìn)成員之間的交流，比如說電話遠(yuǎn)程會(huì)議。

保持和發(fā)展社團(tuán)的私人空間。

一個(gè)社團(tuán)中會(huì)有很多的面向所有社團(tuán)成員的公共活動(dòng)，比如參加會(huì)議。但是如果過分關(guān)注這些公共事件，可能會(huì)影響社團(tuán)的有效性，因?yàn)橐粋€(gè)社團(tuán)的核心活動(dòng)是成員之間的一對(duì)一的交流。通過這些非正式的后臺(tái)交流來幫助搭建公共活動(dòng)，是一個(gè)會(huì)議成功的關(guān)鍵。成功的協(xié)調(diào)人員通常會(huì)非常注意保持和成員的良好關(guān)系，他們會(huì)定期拜訪一些成員，了解他們的工作內(nèi)容，向其他成員推薦或者介紹他們，從而為團(tuán)體帶來新的思想和創(chuàng)造發(fā)展實(shí)踐的機(jī)會(huì)。協(xié)調(diào)人員通過在成員之間建立一對(duì)一的良好接觸來保持團(tuán)體的活力，這種一對(duì)一的接觸可能來自官方的實(shí)踐會(huì)議以外。社團(tuán)的成功就在于利用個(gè)人關(guān)系來豐富公共活動(dòng)，用公共活動(dòng)來加強(qiáng)個(gè)人聯(lián)系。

發(fā)展充滿活力和熱情的核心組。

對(duì)于一個(gè)實(shí)踐社團(tuán)來說，根據(jù)參與程度可以分為三層：核心組，積極組和外圍組。 一般核心組和積極組的成員只占社團(tuán)很小的一個(gè)比例，大部分的成員還是屬于外圍組。與其說試圖去平衡這三個(gè)層次在社團(tuán)占有的比例，不如去發(fā)展一個(gè)充滿活力和熱情的核心小組，因?yàn)楹诵男〗M是這個(gè)社團(tuán)的心臟。核心小組的成員不僅能夠積極地參加社團(tuán)的討論，而且他們有強(qiáng)烈的責(zé)任感去發(fā)展這個(gè)社團(tuán)，他們會(huì)去主動(dòng)邀請(qǐng)一些成員加入到社團(tuán)。而且會(huì)主動(dòng)幫助社團(tuán)解決一些問題，比如，對(duì)于一個(gè)跨國公司，可能實(shí)踐社團(tuán)討論的內(nèi)容對(duì)于一些英語不是母語的成員來說有一定困難，這個(gè)時(shí)候核心組的成員就會(huì)將一些他們認(rèn)為可以幫助大家的文檔放到網(wǎng)站上。核心組的成員往往會(huì)是協(xié)調(diào)人員的潛在繼任者，他們可能并不是這個(gè)知識(shí)領(lǐng)域的專家，但是他們能夠成為主力軍就在于對(duì)社團(tuán)活動(dòng)的熱誠。協(xié)調(diào)員可以通過交付成員一些適當(dāng)?shù)墓ぷ鱽砦麄兂蔀楹诵某蓡T，但是切記不要讓他們感覺被占有了太多的時(shí)間。

選擇合適實(shí)踐團(tuán)體的技術(shù)軟件。

技術(shù)軟件在實(shí)踐社團(tuán)中的應(yīng)用，并不僅僅是軟件技術(shù)功能的實(shí)現(xiàn)，更重要的是它人性化的一面。在現(xiàn)在市場上種類繁多的知識(shí)管理軟件中，有兩個(gè)對(duì)于實(shí)踐社團(tuán)尤為重要的事情需要考慮。首先，一個(gè)好軟件的價(jià)值應(yīng)該是使成員能夠更容易的促進(jìn)相互之間的交流，更容易的向社團(tuán)知識(shí)庫貢獻(xiàn)知識(shí)，更容易的利用社團(tuán)的知識(shí)庫。它應(yīng)該是能和人們的日常工作緊密聯(lián)系在一起，而不僅僅是本身功能的實(shí)現(xiàn)。其次，推動(dòng)實(shí)踐社團(tuán)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的軟件應(yīng)該采用簡單易學(xué)的，便于社團(tuán)成員使用的，而且符合成功的工作性質(zhì)的。比如，地質(zhì)學(xué)家經(jīng)常和地圖打交道，所以可能會(huì)對(duì)制圖類軟件比較感興趣；而統(tǒng)計(jì)學(xué)家可能會(huì)傾向于電子表格的相關(guān)軟件。

開展互動(dòng)式的討論。

一個(gè)有價(jià)值的實(shí)踐社團(tuán)關(guān)注的是如何解決問題，而絕非是如何上演一場精彩的實(shí)踐。同樣，實(shí)踐社團(tuán)是通過討論來總結(jié)最佳實(shí)踐的方法，而絕非是象議會(huì)那樣對(duì)上交的一些議案進(jìn)行舉手表決。然而毫無隱瞞地在很多陌生人面前提出自己的問題，或者和大家去分享自己的一些還不是很成熟的想法都是很多人不想，也不敢做的事情。所以實(shí)踐社團(tuán)需要建立的是一種真正的互動(dòng)性的討論，不能只依賴少數(shù)人的積極性，而要調(diào)動(dòng)廣大員工的積極性。在社團(tuán)發(fā)展的起始階段，可能人們不會(huì)主動(dòng)提出一些問題，這個(gè)時(shí)候可以先由社團(tuán)一些資深的，令人尊敬的成員提出探討性的問題，其他人進(jìn)行討論。通過這種方式來引導(dǎo)社團(tuán)的活動(dòng)趨于規(guī)范化。 在這個(gè)階段，提問和討論都要是真實(shí)的，而不是流于形式。在經(jīng)歷了幾次這種由資深成員提出問題的形式之后，其他成員通常也會(huì)開始有一些問題，這個(gè)時(shí)候協(xié)調(diào)人員要懂得在他們的發(fā)言中引導(dǎo)他們說出自己的問題，從而建立真正的互動(dòng)性的討論，而不是一問一答，只問不答，或者只答不問。同樣，在互動(dòng)式的討論中，還有主要建立成員之間的相互信任，這樣才能夠讓大家在討論過程中暢所欲言。

誠然，實(shí)踐社團(tuán)不是萬金油，它也存在著很多缺陷?？赡苁怯捎跊]有正確把握建立實(shí)踐社團(tuán)的基本原則而造成的，可能是由于社團(tuán)成員的人性弱點(diǎn)引起的。所以我們應(yīng)該理性的看待實(shí)踐社團(tuán)，既要肯定它作為一種工具在知識(shí)管理中所起到作用，又要在運(yùn)用過程中進(jìn)行正面的引導(dǎo)，避免缺陷的擴(kuò)大，從而使實(shí)踐社區(qū)真正成為企業(yè)知識(shí)管理的有效工具。