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企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)的五個誤區(qū)
誤區(qū)一:將企業(yè)知識管理等同于購買知識管理軟件
我國的知識管理發(fā)展歷程與全球知識管理發(fā)展的歷程基本一致,在第一個階段的時候強調(diào)知識管理軟件、系統(tǒng)的價值,將知識管理當做IT系統(tǒng)項目看待,認為購買功能強大的知識管理系統(tǒng)就可以完成知識管理的工作。但事實上是,知識管理是一種深層的組織變革,更多的功夫在“管理”而非“IT”:即便買了最強大的知識管理軟件也不能帶來知識管理的成功實施。不少開始實施KM的企業(yè)由于未取得預(yù)期成果,組織內(nèi)已不再提知識管理,所購買的軟件或系統(tǒng)基本上成為擺設(shè)。即便在那里仍然“做”知識管理的企業(yè),也處境艱難,知識管理工作和相關(guān)人員成為“邊緣工作”和“邊緣人群”,無法真正對企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生價值和效益。
誤區(qū)二:將知識管理工作等同于撰寫、保存知識文檔
許多知識管理的推動者將KM實施等同于寫文檔、存文檔,主要圍繞知識文檔展開:企業(yè)要求員工共享知識文檔,不寫則扣分,然后在文檔的基礎(chǔ)上建立知識庫。這看似是一個很圓滿的解決方案,但卻忽視了我們現(xiàn)在所處的環(huán)境(文檔不是太少而是太多、互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)爆炸企業(yè)內(nèi)部也會爆炸)、企業(yè)的具體情況(知識最多的人都是最忙的人)、知識型員工的成熟度(我有知識,但不一定能寫出來)。這樣的結(jié)果是,大部分的知識庫建設(shè)項目在初期的時候無法產(chǎn)生有價值的內(nèi)容,在內(nèi)容達到一定的積累后,卻發(fā)現(xiàn)知識庫里的文檔少有人查看,無法發(fā)揮作用。
誤區(qū)三:認為員工會自動自發(fā)的參與知識管理
理性的人,對于變革,第一反應(yīng)是忽視,認為其不存在并與自己無關(guān);再次會去拒絕,尋找拒絕的接口(工作太忙、沒有時間、沒用);最后才可能去考慮了解、參與。知識管理對于大部分企業(yè)員工是一個陌生的事物,在沒有系統(tǒng)的理念普及和共識達成的工作前,盲目去推動知識管理,注定要走向失敗。
在企業(yè)中大部分員工都是知識工作者和知識員工,他們每天都在處理信息和知識,也苦悶與自己效率的低下。各層級管理者面臨的主要問題,也大都可以歸結(jié)為信息和知識的傳遞、利用和創(chuàng)新問題,所以知識管理對于企業(yè)經(jīng)營的價值不言而喻,做知識管理的CIO們需要去將這種觀點傳遞給你的同事。
誤區(qū)四:在知識管理實施運營上投入太少
雖然當今的中國有全球最豪華的政府辦公樓,但我們的公共管理水平、服務(wù)意識和能力卻沒有隨著辦公樓的增高和豪華提升。有錢后的中國企業(yè)買了最昂貴的知識管理咨詢、知識管理軟件,但卻鮮有在知識管理實施運營上的投入。這就出現(xiàn)了90%以上的知識管理實施項目舉步維艱,不到三年甚至一年的時間就不了了之。除了做知識管理的幾個人熱鬧外,大部分員工和管理者作壁上觀,對所謂的“知識管理”嗤之以鼻!筆者曾經(jīng)見過一家企業(yè)的知識管理系統(tǒng),ECM+企業(yè)搜索,他們的KM負責人跟我說,我們買的系統(tǒng)都是世界上最先進的系統(tǒng)。但我也看到,他們的知識庫里基本沒有內(nèi)容,有的內(nèi)容閱讀數(shù)量也少的可憐。見過更離譜的企業(yè),當我建議他的知識管理系統(tǒng)需要去完善的時候,該同志說了一句“田老師,如果你覺得這個系統(tǒng)不好,我們就再買一套”!
知識管理自有其價值,對于當前的中國也應(yīng)該發(fā)揮更大的作用。但做知識管理不能成為一種運動,需要的是踏踏實實、盡心竭力的對組織管理水平的提升,如果企業(yè)沒有在知識管理的基礎(chǔ)工作上的投入,KM不可能實現(xiàn)。買什么樣的咨詢和系統(tǒng)都不能真正提升中國企業(yè)的管理水平,知識管理價值再大也無法發(fā)揮。
誤區(qū)五:購買了不合適的知識管理系統(tǒng)
當信息不對稱的時候,是最容易發(fā)生欺詐的時候。中國的知識管理尚處于發(fā)展的初級階段,表現(xiàn)在系統(tǒng)上是各家都自賣自夸、都將知識管理作為標簽和噱頭。有許多“做”知識管理軟件、系統(tǒng)的廠商自己本身都不理解什么是知識管理,你能期望這些企業(yè)給您提供適用的KMS?我們了解的情況是,那些在辦公自動化系統(tǒng)、協(xié)同軟件中的所謂知識管理模塊或者功能,基本上沒有一家能用起來的,沒有一家實現(xiàn)知識管理的,他們?nèi)匀恢饕€是一個解決事務(wù)性流程的辦公系統(tǒng)。
現(xiàn)在知識管理系統(tǒng)上的趨勢是社會化,借鑒web2.0的元素和理念來設(shè)計知識型員工所使用的工具與功能。其實,當前互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展速度已經(jīng)遠遠超過企業(yè)軟件,從功能、易用性、尊重用戶習(xí)慣上互聯(lián)網(wǎng)為軟件發(fā)展探索了許多經(jīng)驗。社會化的知識管理實現(xiàn)方式是全球和國內(nèi)的一個共同趨勢,華為科技、中國電信等大型企業(yè)的實踐也證明該條路更容易成功。
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