集團(tuán)型企業(yè)的OA辦公平臺(tái)知識(shí)管理規(guī)劃

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集團(tuán)型企業(yè)的OA辦公平臺(tái)知識(shí)管理規(guī)劃（泛普軟件）

未來(lái)通過(guò)知識(shí)管理，將員工個(gè)人的知識(shí)轉(zhuǎn)化為集團(tuán)的組織知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)在集團(tuán)內(nèi)的共享。

4.2.3.1.模板庫(kù)管理

將工作中需要用到的所有模板統(tǒng)一分類(lèi)存放于模板庫(kù)中，方便員工使用。

4.2.3.2.知識(shí)庫(kù)管理

所有的員工將工作中產(chǎn)生的所有文檔，經(jīng)過(guò)審批環(huán)節(jié)后發(fā)表到知識(shí)庫(kù)中，便于其他人查看和學(xué)習(xí)。

4.2.3.3.工具方法庫(kù)管理

將工作中需要用到的所有工具和工作方法統(tǒng)一分類(lèi)存放于工具方法庫(kù)中，方便以后使用。

4.2.3.4.文檔管理

通過(guò)該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文檔分類(lèi)管理與維護(hù)，支持各類(lèi)文檔(如規(guī)范制度、工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)案例等)的獲取、存儲(chǔ)、搜索、學(xué)習(xí)、版本控制、點(diǎn)評(píng)、推薦等，促進(jìn)企業(yè)文檔知識(shí)的沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用和創(chuàng)新。

• 定義知識(shí)分類(lèi)

在文檔上傳時(shí)需明確文檔的分類(lèi)，如人力資源福利制度則屬于規(guī)章制度類(lèi)。領(lǐng)導(dǎo)可以查看文檔的分類(lèi)是否正確，并有權(quán)將文檔移到正確的分類(lèi)中。

• 定義知識(shí)屬性

文檔的屬性包括創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、文檔的類(lèi)型、文檔是關(guān)于什么行業(yè)的，與哪個(gè)產(chǎn)品或項(xiàng)目有關(guān)等。

• 文檔創(chuàng)建

可以在平臺(tái)上直接打開(kāi)文檔模板進(jìn)行文檔的編輯，也可以直接將word、excel等版本的文檔直接上傳到該平臺(tái)。文檔未經(jīng)過(guò)提交時(shí)將自動(dòng)保存為初稿，只有創(chuàng)建者本身能夠看到，文檔提交后其他人才能查看。

• 文檔審批

部分文檔或信息的發(fā)布需要經(jīng)過(guò)審批之后才能發(fā)布到文檔的共享平臺(tái)，根據(jù)不同類(lèi)型的文檔自動(dòng)流轉(zhuǎn)到不同的審批節(jié)點(diǎn)。

• 文檔發(fā)布

經(jīng)過(guò)審批后的文檔，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布到該共享平臺(tái)上，而且系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置的規(guī)則，自動(dòng)給該文檔進(jìn)行編號(hào)。
系統(tǒng)支持對(duì)不同類(lèi)型文檔進(jìn)行不同規(guī)則的編號(hào)，如公文編號(hào)、合同編號(hào)及一般文檔的編號(hào)等。

• 文檔瀏覽

員工根據(jù)權(quán)限可以查閱和下載附件。不在權(quán)限范圍內(nèi)的文檔系統(tǒng)自動(dòng)過(guò)濾，不顯示在桌面上。

4.2.3.5.知識(shí)地圖

所謂的知識(shí)地圖，是指以圖形方式來(lái)顯示各種知識(shí)的來(lái)源的儲(chǔ)存地點(diǎn)，專(zhuān)家所在的位置，任務(wù)與知識(shí)的關(guān)系，知識(shí)與產(chǎn)品/服務(wù)的關(guān)系，知識(shí)的結(jié)構(gòu)等等。簡(jiǎn)單的說(shuō)，知識(shí)地圖就是經(jīng)由專(zhuān)家整理的一種知識(shí)索引。如人力資源部可以將所有新員工需要學(xué)習(xí)的知識(shí)整理成一個(gè)知識(shí)地圖，新員工只需要打開(kāi)“新員工學(xué)習(xí)知識(shí)地圖”，就能夠?qū)W習(xí)所有他應(yīng)該了解的知識(shí)。

4.2.3.6.知識(shí)快報(bào)

知識(shí)管理員定期可以將知識(shí)庫(kù)、知識(shí)社區(qū)等系統(tǒng)模塊中有價(jià)值的信息編輯成知識(shí)快報(bào)，以電子郵件的形式發(fā)送給所有的員工，同時(shí)將其上傳到知識(shí)管理平臺(tái)中。

4.2.3.7.全文檢索

員工對(duì)文檔（包括文公、制度、通知等）可以進(jìn)行全文搜索，也可以按照文檔屬性（作者、類(lèi)別、描述、關(guān)鍵字、標(biāo)題、發(fā)布時(shí)間等）進(jìn)行多重組合搜索，搜索結(jié)果可以按相關(guān)度、按時(shí)間順序等進(jìn)行排列。

4.2.3.8.知識(shí)統(tǒng)計(jì)與報(bào)表

通過(guò)知識(shí)平臺(tái)可以統(tǒng)計(jì)知識(shí)員工對(duì)平臺(tái)的使用情況以作為考核的參考。如該平臺(tái)可以記錄如下信息：登陸的次數(shù)、瀏覽的次數(shù)、發(fā)布文檔的數(shù)目、搜索的關(guān)鍵字、發(fā)表評(píng)論的次數(shù)、訂閱的內(nèi)容及下載的知識(shí)紀(jì)錄。系統(tǒng)可以自動(dòng)評(píng)選出“下載次數(shù)最多的文檔”、“被回復(fù)次數(shù)最多的文檔”、“發(fā)布知識(shí)文檔最多的員工”等。

4.2.3.9.知識(shí)社區(qū)

知識(shí)社區(qū)用戶(hù)提供了一個(gè)共享知識(shí)信息的平臺(tái)，通過(guò)建立一個(gè)友好的、使用方便的討論區(qū)，企業(yè)內(nèi)部的員工可以就自己關(guān)心的話(huà)題如工作上的疑問(wèn)等進(jìn)行討論交流。系統(tǒng)管理員可以對(duì)最符合員工提問(wèn)的答案篩選出來(lái)并發(fā)布為最佳答案。

4.2.3.10.檔案管理

對(duì)于已經(jīng)走完整個(gè)流程的公文，可以自動(dòng)地轉(zhuǎn)化為檔案并管理起來(lái)。
員工可以在系統(tǒng)中申請(qǐng)借閱檔案，實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的電子化管理。
通過(guò)該平臺(tái)，員工在經(jīng)過(guò)審批后可以通過(guò)該平臺(tái)查詢(xún)自己需要的檔案的電子版，如果需要看紙質(zhì)版的檔案可以再走文檔借閱流程。

4.2.3.11.考試系統(tǒng)

通過(guò)在該平臺(tái)中發(fā)布不同類(lèi)型考試的題目，測(cè)試員工對(duì)相關(guān)知識(shí)的了解程度。員工可以抽任何時(shí)間進(jìn)行測(cè)試而不用耽誤工作，測(cè)試完畢后系統(tǒng)自動(dòng)將分?jǐn)?shù)發(fā)到員工的郵箱中。而且第一次不通過(guò)時(shí)，還可以方便進(jìn)行第二次、甚至第三次的測(cè)試，直到通過(guò)為止。
如果是選擇題，系統(tǒng)可以自動(dòng)為測(cè)試對(duì)象評(píng)分，節(jié)約了閱卷者的時(shí)間。

4.2.3.12.專(zhuān)家黃頁(yè)

專(zhuān)家黃頁(yè)是一個(gè)特定的員工名單目錄，記錄了各個(gè)方面的專(zhuān)家信息，包含他們擅長(zhǎng)的工作和知識(shí)領(lǐng)域，通過(guò)查詢(xún)促進(jìn)內(nèi)部某個(gè)領(lǐng)域、某個(gè)特點(diǎn)知識(shí)點(diǎn)的員工與需要該知識(shí)的員工之間的交流，從而促進(jìn)知識(shí)在組織內(nèi)部得到傳播和共享。如某員工有法律方面的問(wèn)題要咨詢(xún)，可以直接在法律專(zhuān)家黃頁(yè)中查找具體專(zhuān)家的聯(lián)系方式，就相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行咨詢(xún)。