企業(yè)在物料編碼制定時的幾點思考

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信息化項目如雨后春筍般在企業(yè)中遍地開花。為了讓這些信息化管理軟件在企業(yè)中開發(fā)結果，CIO必須做一項工作，即制定合適的物料編碼。物料編碼對于信息化系統(tǒng)來說，就好像一個人的身份證號碼一樣的重要。其唯一的代表了某一項物料。不過據(jù)筆者所知，不少CIO在制定物料編碼的時候，仍然會犯一些基本性的錯誤?；蛘哒f，存在一些不合理的地方。

一、編碼中有大小寫字符。

有不少的CIO有程序員的背景，所以會把程序代碼中的那一套搬到物料編碼中。在編寫程序代碼的時候，為了提高代碼的可讀性，會對某些特殊的字符，如關鍵字等等待用大寫的形式與普通字符進行區(qū)別。這在代碼閱讀的時候，確實可以提高代碼的可讀性。但是，如果把這套用到物料編碼中，是否可行呢?如現(xiàn)在有一個成品物料編碼Pfen-001。其中第一個字符表示成品大類;第二位到第5位表示小類;橫桿為分隔符;后面三位為流水碼。CIO在制定編碼原則的時候，把第一位設置為大小，其他字母為小寫。這么做可以嗎?

可以是可以的，但是不合理。因為在數(shù)據(jù)庫保存時，字符是區(qū)分大小寫的。一方面，用戶在輸入的時候，必須嚴格區(qū)分大小寫。而對于普通的用戶，很難做到這一點。畢竟他們不是老是在跟這個打交道，故在輸入的時候，很容易輸錯，即沒有設置為大寫。其次，大小寫字母在排序的時候也是不同的。如果有用戶在輸入數(shù)據(jù)的時候，有少數(shù)幾個沒有改為大寫，他們在排序的時候，很很難把同一類產(chǎn)品集中在一起;或者按首字母導出數(shù)據(jù)的時候，就可能會漏掉;在進行數(shù)據(jù)匯總的時候，也會分成好幾項內容。在查詢的時候，要轉換大小寫也是非常麻煩的一件事情。故筆者認為編程的那一套在物料編碼中是行不通的。

個人以為，在定義物料編碼原則的時候，要統(tǒng)一大小寫。而不要在同一個物料代碼中，即有大寫又有小寫。這無論在輸入還是在查詢、統(tǒng)計的時候，都不會很方便。違反了物料編碼規(guī)則便利性的原則。

二、利用漢字作為物料編碼。

筆者以前在考察一些企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)中，發(fā)現(xiàn)有些CIO在定義物料編碼的時候，喜歡把中文字加進去。如有一家銷售辦公用品的企業(yè)，他們的編碼規(guī)則如下：鉛筆B4-001。這個編碼雖然看起來比較直觀，但是實際用起來會非常的不舒服。

首先漢字輸入的速度要比字符慢的多。無論在系統(tǒng)中定義物料時輸入編碼，還是在查詢時輸入編碼，速度都會比較慢。特別是對于企業(yè)的一些老員工，他們以前可能達半輩子都沒接觸過電腦，讓他們利用電腦打漢字還有一定的困難。直接輸入英文字母還可以，讓他們打漢字可能就會要他們的老命了。所以，在物料編碼加入漢字不但會降低信息輸入的效率，而且還可能會導致一些不會打字員工的反感。給信息化項目的部署憑空添不小的阻力。

其次，漢字輸入錯誤的幾率會比較高。在輸入信息的時候，英文字母輸入的準確率要比漢字要高的多。如果企業(yè)員工在輸入數(shù)據(jù)物料編碼的時候，不小心把“鉛筆”寫成了“錢幣”，那么其他部門的員工就無法在系統(tǒng)中找到這個數(shù)據(jù)。這家辦公用戶企業(yè)，有專門的信息員去定時整理信息。每個月都會發(fā)現(xiàn)一些因為漢字輸入錯誤而造成的編碼問題。所以，對于在編碼中包含漢字的做法，筆者是反對的。

第三，漢字與字母組合的編碼方式，筆者覺得有待商榷。因為輸入漢字本身就麻煩，還讓員工在輸入漢字后再轉換為字母格式輸入英文字母，都對大部分企業(yè)員工來說會很麻煩。筆者認為，在輸入編碼的時候，應該盡量讓員工編碼中英文轉換。若真的要使用中文來進行編碼，那么就最好采用純中文，而不要再在編碼中加入英文字符。這會增加員工物料編碼輸入的難度。

三、純流水號使得編碼難以理解。

有些企業(yè)在物料編碼的時候，喜歡采用流水號，如讓系統(tǒng)自動根據(jù)物料輸入的順序輸入流水號。筆者認為這個做法是非常不合適的。因為光憑流水號用戶很難跟物料進行對應起來。如果想憑著幾個沒有實際含義的數(shù)字去找某一個物料，沒有多少人可以做到。記得筆者剛開始接觸信息化系統(tǒng)的時候，也是流水號來對物料進行編碼。那時還只是一個物料信息系統(tǒng)。在系統(tǒng)中，所有的物料都是系統(tǒng)自動編碼。這雖然可以省去編碼的麻煩，但是也會出現(xiàn)許多不利的情況。如建立物料信息的員工，由于并不能夠記住所有的品號。故當他們找不到他們所需要的內容(實際上系統(tǒng)中已經(jīng)存在)，他又會重新建立一個品號。此時，就會物料就會發(fā)生重復。還有在平時物料查詢的時候，大家基本上通過物料名稱來進行查詢。因為根據(jù)物料編碼根本無法查。只有一些老員工才能夠記得這些編碼的含義。所以此時物料編碼已經(jīng)失去了其存在的部分意義。

故在后來的工作中，筆者是極力排斥全流水號的編碼。這不容易記憶，也不容易查詢。

對于這個物料編碼原則，從便利性、準確性、唯一性等角度出發(fā)，筆者有如下幾個切實可行的建議。希望能夠幫助大家提高物料編碼原則的質量。

1、在系統(tǒng)中自動實現(xiàn)大小寫轉換。筆者在上面的內容中談到過對于物料編碼，大小寫要統(tǒng)一。但是，在實際工作中，不少用戶由于不熟悉大小寫的切換，所以在系統(tǒng)中輸入物料編碼的時候，難免會把大寫字母寫成小寫字母;或者把小寫字母寫成大寫字母。為了避免這種一時疏忽的情況，最好在系統(tǒng)中進行相關的控制。如通過字符掩碼來強制規(guī)定，必須輸入大寫的字符;或者在保存的時候，自動把小寫字符轉換為大寫字母在數(shù)據(jù)庫中保存。這些不起眼的措施，可以提高系統(tǒng)中物料編碼的準確性。

2、可以利用某些措施來提高物料編碼的準確性。如在某些系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)自動編碼。即用戶只需要選擇某個物料的大中小類，然后系統(tǒng)就會自動根據(jù)預先定義的規(guī)則，產(chǎn)生相應的代碼。后面的流水號系統(tǒng)也會隨著系統(tǒng)物料的數(shù)量而自動增加。如此的話，物料編碼的輸入就有系統(tǒng)來完成。用戶只需要把編碼規(guī)則定義好，并完成系統(tǒng)的初始化工作。這種方式就可以避免人工輸入編碼時可能會發(fā)生的問題。另外，通過掩碼也可以提高編碼的準確性。如編碼規(guī)則中規(guī)定，物料編碼的長度為十位。其中前6位為大寫英文字母，第7位為橫桿分隔符;第8位到第10位為數(shù)字。此時，就可以通過掩碼來控制這些規(guī)則。當在英文字符的地方不小心員工輸入數(shù)字，則系統(tǒng)就會報出錯信息。

3、最好在物料編碼中包含物料的分類信息。雖然應該讓物料編碼變得簡潔，不應用飽含物料的所有信息。但是，當企業(yè)物料比較多的時候，最好能夠在物料編碼中體現(xiàn)一定的分類信息。如企業(yè)在物料的實際管理中，可能會把原材料或者成品分為大小類等等。那么在物料編碼中可以不體現(xiàn)產(chǎn)品的規(guī)格名稱等信息，但是需要體現(xiàn)原材料的大小類信息。如此的話，不僅可以通過系統(tǒng)的預定義過程實現(xiàn)自動編碼，而且在原材料查詢、統(tǒng)計的時候都會非常的方便。如現(xiàn)在員工需要某個大類產(chǎn)品的信息，則只需要在查詢的時候輸入大類的編碼即可。而且，包含物料大小類信息的編碼，也比較容易記憶。即使企業(yè)有新員工的加入，他們可能不用一個小時就能夠理解大部分物料編碼的含義。讓他們看著以前員工定義的物料編碼，他們也可以說出這個物料大概是什么內容。所以，在物料編碼中包含大小類信息，能夠提高物料編碼的可讀性，并且更容易讓新員工接受。

4、要有一定的擴展性。如現(xiàn)在有個物料編碼規(guī)則如下：大類(兩個大小英文字母)小類(四個英文字母)分隔符(英文狀體下的橫桿)流水號(兩位數(shù)字)。這個物料編碼規(guī)則是比較理想的。但是，其是否符合擴展性的要求呢?這就要根據(jù)企業(yè)的實際情況來進行判斷了。根據(jù)這個編碼規(guī)則，其流水號只有兩位數(shù)字，也就是說，其小類產(chǎn)品最多只能夠包含99個產(chǎn)品(一般情況下00不會用作編碼)。此時，如果企業(yè)的物料比較少，預計將來產(chǎn)品小類不會超過100個，那么這種編碼是合適的。但是，如果企業(yè)物料比較復雜，每個小類的產(chǎn)品很可能超過100個時，則這個編碼方案就不符合企業(yè)的需求了。企業(yè)需要增加流水碼的長度。或者增加一個中類，即把產(chǎn)品分為大中小類，以包含更多的物料信息。如果等到物料編碼不能夠容納產(chǎn)品信息時，再去調整物料編碼規(guī)則，那將是工作量非常大的事情。（來自互聯(lián)網(wǎng)）