IT組織的平衡(AMT研究院 謝鈺鳳)

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當近年來看到許多公司在極端的集權(quán)化和分散他們的IT業(yè)務(wù)間搖擺不定時，浮現(xiàn)出了提供符合成本效益和控制的平衡模式。

不過幾年前，組織中的事業(yè)單位正困擾于建立他們自己的IT店鋪，被更靈活的許諾及他們的核心目標的連結(jié)所吸引。然而全球削減成本的風潮已冷卻，IT資源又再重回至組織中央。

像是戴姆勒克賴斯勒和百事可樂等先峰，其試著分散IT業(yè)務(wù)至多個不同的事業(yè)部，卻發(fā)生濫計成本和導(dǎo)致呈報的混亂后，決定轉(zhuǎn)回至鞏固。

現(xiàn)在公司已開始問他們自己在數(shù)年前也問過的問題：”什么是最適合我們公司的話IT架構(gòu)?”

許多領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)和分析公司正倡導(dǎo)一平衡模式，有些人稱此為一混合的，結(jié)合的，或聯(lián)邦模弌。該方法被認為可藉結(jié)合一般的IT功能獲得成本優(yōu)勢和藉施行管理的分權(quán)取得彈性。

僅管最近的調(diào)查指出，大部份組織仍然將集權(quán)的IT系統(tǒng)視為”企業(yè)最容易使用”的方法，平衡模式的提倡者稱此導(dǎo)致實質(zhì)的利益。

在新加坡的聯(lián)合海外銀行(UOB)的IT副執(zhí)行長，Susan Hwee說道，“混合模式避免完全集權(quán)或分權(quán)模式的極端，綜合了兩者的最大效益。”

獲得最佳組合

在集權(quán)的IT組織中，所有的功能-包含規(guī)劃，發(fā)展應(yīng)用和維護-還有如人員，設(shè)備和預(yù)算等資源由信息長或財務(wù)長所控制。有形的好處是規(guī)模經(jīng)濟，工作最少的重復(fù)和界定完善的呈報體系。

在IT擴散的組織中，事業(yè)部仍掌握IT資金和需要支持他們優(yōu)先性的經(jīng)驗。由于IT人員處于事業(yè)部中，該理論實行時，他們有流程方面的良好知識和較能以客制化的技能解決特定的問題。事業(yè)部中的IT人員可能對于信息長有”虛線呈報權(quán)”。

由于IT部門失去了研發(fā)權(quán)力，其認為可減少組織內(nèi)部門的壓力和可更充份的掌握技術(shù)。

但公司如何獲得最好的組合呢？他們?nèi)绾芜_成成本與靈活性，預(yù)測性和風險，一致性和創(chuàng)新的最佳平衡呢？

根據(jù)Meta Group，最佳實務(wù)是   事業(yè)部自治，除非有降低成本，依循規(guī)章或支持公司在安全，人力資源或研發(fā)等領(lǐng)域政策的需求。

Meta Group的分析師Brian Burke說道，“成本削減的動機一般包含取得、網(wǎng)絡(luò)、幫助平臺和訊息中心的集中，當像是Sarbanes-Oxley Act和Basel II等服從規(guī)則驅(qū)使企業(yè)的應(yīng)用和流程的協(xié)調(diào)。

但任何IT系統(tǒng)的鞏固事務(wù)并非步態(tài)競賽。此顯示成本分配的棘手問題和選擇技術(shù)平臺的政治。馬來西亞航空的技術(shù)戰(zhàn)略和技術(shù)架構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)，David Burton說組織需要選擇誰為鞏固的基礎(chǔ)設(shè)施負責，還有附帶的產(chǎn)能增加和額外的中央處理器、內(nèi)存或存儲設(shè)備。

Burton在最近一次吉降坡舉行的亞洲管理信息系統(tǒng)圓桌會議中問道，“我們?nèi)栽谧罴涯Ｊ街羞\行。IT投資成本是與IT并存或者是存在于事業(yè)部中呢？若IT投資是在事業(yè)部中，那么他們會談?wù)撐覀兪褂玫氖裁醇夹g(shù)？”

共享的服務(wù)是基礎(chǔ)

在聯(lián)合海外銀行(UOB)，只有底層和溝通服務(wù)層級對不受中央控制的市場情況不敏感。該銀行完成了巨大的重建計劃。訊息中心、網(wǎng)絡(luò)、后勤部門和公司IT系統(tǒng)遍及所有區(qū)域已匯聚在新加坡形成了規(guī)模經(jīng)濟。

經(jīng)由在新加坡的共享服務(wù)中心，聯(lián)合海外銀行也希望改善其海外支行業(yè)務(wù)的效率，還有風險和基層管理。

為確保創(chuàng)新不被專橫和多余的執(zhí)行疏忽所抑制，顧客的、銷售的和國家的應(yīng)用系統(tǒng)己被分散至地域性的辦公室。Hwee稱這些服務(wù)為IT堆的”滿足”域。她說”該滿足層級仍是創(chuàng)新的和由業(yè)務(wù)驅(qū)使的。”

事業(yè)部為他們使用的IT服務(wù)負責。根據(jù)管理顧問公司A.T. Kearney，為提供透明度提出支持，“盡可能地確保有清楚的責任和專注于內(nèi)部顧客價值。”

不像許多分權(quán)的IT店鋪，Hwee管理含蓋資源預(yù)算在事業(yè)部的利益。如同其它的IT領(lǐng)導(dǎo)人，她必須為支出餅中的IT比例而競爭，但其已使IT不再被視為成本中心。她說道，”IT被為團隊的整體公司戰(zhàn)略的戰(zhàn)略要素。”

IT和事業(yè)部的關(guān)鍵經(jīng)理人已參與所有的計劃，當高層管理已掌控大型計劃的主控權(quán)。她補充道，”經(jīng)由此方法，我們能使管理成本和投資在正確領(lǐng)域這兩方面公平地處理以加強我們的競爭優(yōu)勢。”

對聯(lián)合海外銀行而言，分權(quán)并不是一個新的概念。在90年代后期，其海外分行的業(yè)務(wù)正享用網(wǎng)絡(luò)管理到應(yīng)用發(fā)展的每件自治的IT資源。

該方法適于顧客要求和國家特性的業(yè)務(wù)。但其導(dǎo)致許多呈報、控制和成本的問題。

在大部份分權(quán)的IT店鋪中，有多種呈報方式使得其難以對支出和界定的責任負責。工作部門的交叉是常見的責任缺口。由于地域性辦公室和深度客制化應(yīng)用系統(tǒng)的延伸性整合，使得配置新技術(shù)的成本高昂。

Hwee說道，“當IT部門經(jīng)由多個場所而分權(quán)，系統(tǒng)和實務(wù)不容易共享。許多投資必須重復(fù)。”

當聯(lián)合海外銀行擴張，其為了更佳的成本控制和工作責任性而合理的收回大部份的IT資源和疏忽至中心。

她補充道，“當我們成長時，規(guī)模也同時被要求，尤其是基礎(chǔ)設(shè)施。我們必須改變IT組織結(jié)構(gòu)以抑制相關(guān)。”

混合型IT：并非是萬能藥

新加坡交易所(SGX)，不像戴姆勒克賴斯勒，百事和聯(lián)合海外銀行，沒有得到事后諸葛的好處，但其不知道當分散人員至事業(yè)部時復(fù)雜性也隨之增加。

新加坡交易所的IT領(lǐng)導(dǎo)，Chew Hong Gian說：“責任可因競爭而有所增減”。舉例來說，當外部顧客想要改變連結(jié)兩家公司的供應(yīng)鏈系統(tǒng)，卻和該其它的內(nèi)部系統(tǒng)產(chǎn)生變更沖突時，IT部門該做什么呢？

Chew不相信執(zhí)行集權(quán)的IT店鋪會阻隔IT和其業(yè)務(wù)的連結(jié)。以其最近的事件而言，新加坡交易所行情表和交易的執(zhí)行系統(tǒng)，允許提供跨國界交易服務(wù)的交換。

Chew說道，“創(chuàng)新和集權(quán)的不一致，提供了適當?shù)募軜?gòu)和流程。集權(quán)也促并了交付的一致性和易于協(xié)調(diào)。”

“當我們實行不相關(guān)業(yè)務(wù)的征收，那么它分散IT是合理的。但交換的業(yè)務(wù)都是互相連接的。”

集權(quán)團體內(nèi)的彈性

當不愿意走到散布IT人員至整個組織的極端情形時，Chew快速確定了移動計劃間人員的優(yōu)勢。

他說道，“我們相信工作輪調(diào)可發(fā)展我們?nèi)藛T的職業(yè)生涯和組織彈性。”

超過聯(lián)合海外銀行138強的IT團隊的一半屬于機動型任務(wù)團隊，此精化了現(xiàn)在應(yīng)用系統(tǒng)和為對于變化的市場情況敏銳的業(yè)務(wù)線發(fā)展了新程序。

此概念理論上聽來簡單。但要成功的實行，IT領(lǐng)導(dǎo)也必須扮演人力資源經(jīng)理的角色，微妙地平衡多任務(wù)者的責任以避免新計劃的延遲。

Chew說道，“獲得正確數(shù)量和技能的人在公司中，和使用外部資源去補足你現(xiàn)在的團隊，是移轉(zhuǎn)新應(yīng)用系統(tǒng)準時且不會影響每日更新的IT運作。”

新加坡交易所將非戰(zhàn)略性活動像是桌上型計算機，協(xié)助平臺和電子郵件支持等外包給惠普，只留下流血邊緣的應(yīng)用發(fā)展 和內(nèi)部系統(tǒng)整合。在IT戰(zhàn)略價值的組織管理的信念是其每年IT預(yù)算的證明，可達至美金3億3百萬。

在美國銀行，IT人員，即使是中央集權(quán)，被集合成如投資、消費性儲蓄等產(chǎn)品線以為了企業(yè)結(jié)盟和彈性。

美國銀行的高級副總裁和信息長，Michael Leung在香港說：“他們被更好的注意和必須工作非常接近特定的業(yè)務(wù)領(lǐng)域”

企業(yè)并沒有這么地容易使用

在八月的報告，Forrester研究公司說道企業(yè)視集成IT為”企業(yè)最容易使用”的結(jié)構(gòu)，與分權(quán)IT的存在正好相反。

超過一半有集成IT店鋪的企業(yè)說IT是為了響應(yīng)業(yè)務(wù)需求而存在。相反地，只有39%有分權(quán)IT組織的公司同意其符合業(yè)務(wù)的需求。

此發(fā)現(xiàn)是基于一份針對1377位在歐洲和北美的技術(shù)決策制訂者的調(diào)查(看本頁文本框中的 “使用者偏好集成IT”)。當美國銀行的Leung總結(jié)道：”有一IT專業(yè)報告至業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)不大可能創(chuàng)造任何有意義的利益或綜效。”

他說道，“總而言之，IT店鋪是比事業(yè)部更有利于知識分享的環(huán)境和IT專業(yè)人員的技術(shù)傳遞。”

定義分散IT

——在中央集權(quán)的IT組織：

l         所有的部門和像是人員、設(shè)備和預(yù)算等資源，由信息長或財務(wù)長所掌控。

l         優(yōu)點包含規(guī)模經(jīng)濟、最少的工作重復(fù)和界定最佳的呈報路線

——在分散的IT組織中：

l         個別的事業(yè)部仍緊握其本身的IT資金和經(jīng)驗

l         優(yōu)點包含IT人員被更好的安置以研究每個事業(yè)部流程和顧制化技術(shù)以解決特定問題。

——公司如何聚集起來

l         聯(lián)合海外銀行——合并模式：集權(quán)的（數(shù)據(jù)中心、全球網(wǎng)絡(luò)、后勤部門和公司IT系統(tǒng)，由在中央管理一般部門而獲得經(jīng)濟規(guī)模。）、分權(quán)的（顧客的、銷售的-和國家特性的應(yīng)用系統(tǒng)，以確保創(chuàng)新不被不必要的管理疏忽而抑制。）。

l         新加坡交易所——集權(quán)的：來自基層管理和網(wǎng)絡(luò)支持應(yīng)用系統(tǒng)發(fā)展的每件事，以減少協(xié)調(diào)和確保事業(yè)部互相連結(jié)的交付一致性。

l         美國銀行——集權(quán)的：基層管理、網(wǎng)絡(luò)支持和應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計和發(fā)展，為了更有助于知識分享和IT人員間的技術(shù)移轉(zhuǎn)。