IT成就設(shè)計價值

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如何從海量的、結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化信息中迅速精確地獲取本企業(yè)所需的信息和知識？如何針對不同的企業(yè)內(nèi)部員工和外部客戶的需求定制相應(yīng)的信息和知識產(chǎn)品？如何搭建一個開放、互動、協(xié)同的信息平臺，簡化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)？如何對設(shè)計的流程進行有效、科學的管理？如何對項目的進度及費用進行有效的控制？如何利用現(xiàn)有的信息和知識為企業(yè)決策者提供決策依據(jù)？如何解決信息孤島問題？

在市場競爭日益加劇的今天，如何提高設(shè)計的科技含量、提高設(shè)計的成品質(zhì)量、提高設(shè)計的工作效率，已經(jīng)成為設(shè)計類企業(yè)時時思考的問題。而在越來越復(fù)雜的競爭環(huán)境中，單純依靠手工管理已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，信息化建設(shè)必然提到了整個企業(yè)的議事日程上。

在咨詢項目中，我們發(fā)現(xiàn)，這些問題最終還是依賴于“以網(wǎng)絡(luò)為支撐，管理平臺與業(yè)務(wù)平臺分離，以專業(yè)技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)，以知識管理為核心，項目管理為主線，使設(shè)計與管理實現(xiàn)一體化的信息平臺”的建立。

“考慮其行業(yè)的特點，在內(nèi)部信息平臺建設(shè)方面，重點需要構(gòu)建兩大信息平臺：管理信息平臺和業(yè)務(wù)信息平臺。”

量身設(shè)計企業(yè)信息化

信息平臺是一個以人為主導(dǎo)，利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備以及其他辦公設(shè)備，對企業(yè)數(shù)據(jù)進行全面的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護，產(chǎn)生有利于企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)、提高效益和效率為目的的信息，支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層運作的集成化人機系統(tǒng)。一個信息平臺由眾多子系統(tǒng)集合而成，這些子系統(tǒng)按公司內(nèi)部的功能鏈組成一體。例如一個大型企業(yè)的信息平臺包括財務(wù)管理信息系統(tǒng)，制造管理信息系統(tǒng)，營銷管理信息系統(tǒng)及人力資源管理信息系統(tǒng)。

對設(shè)計企業(yè)而言，考慮其行業(yè)的特點，在內(nèi)部信息平臺建設(shè)方面，重點需要構(gòu)建兩大信息平臺：管理信息平臺和業(yè)務(wù)信息平臺。

其中，管理信息平臺主要針對日常辦公、運營管理等企業(yè)管理方面，而業(yè)務(wù)信息平臺主要針對設(shè)計業(yè)務(wù)本身。

考慮到設(shè)計企業(yè)多是項目類運作的特點，其人員構(gòu)成主要由專業(yè)的技術(shù)人員，如設(shè)計師、專業(yè)工程師組成，因此，對于設(shè)計企業(yè)而言，“知識”、“客戶”、“員工”是企業(yè)的三大關(guān)鍵因素。針對這樣一種企業(yè)特點，在管理信息平臺中，主要由知識管理、項目管理、客戶管理三大核心系統(tǒng)組成，同時財務(wù)、人力作為日常管理系統(tǒng)也包含在管理信息平臺中。

知識管理系統(tǒng)的管理重點在于結(jié)合以往積累的項目成果（如設(shè)計方案等），通過構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部的知識共享與傳播機制，保證知識能夠在企業(yè)內(nèi)部進行流轉(zhuǎn)，從而在一定程度上降低重復(fù)勞動，提高工作效率。項目管理系統(tǒng)的管理重點在于結(jié)合項目的整體運作，從時間、資源、風險等多角度進行統(tǒng)一管理。設(shè)計類項目一般受客戶的影響比較大，如何通過內(nèi)部的規(guī)范管理從而盡可能地規(guī)避項目過程的風險，是需要在項目管理過程中考慮的又一個重要問題。因此，結(jié)合項目管理系統(tǒng)，通過內(nèi)部相對規(guī)范的項目管理制度，為保證項目的高效完成，需要從內(nèi)外兩個層面，對項目進行多角度地綜合管理。由于設(shè)計企業(yè)的項目運作特點，決定了客戶是企業(yè)的重要資源之一。為了不因公司某一位優(yōu)秀設(shè)計師的流失導(dǎo)致部分客戶資源流失的情況出現(xiàn)，需要對客戶資源在進行分類/分級的基礎(chǔ)上，確定優(yōu)質(zhì)客戶資源，對其進行統(tǒng)一管理，并在此基礎(chǔ)上，建立銷售線索的收集漏斗，有所選擇地進行銷售機會的甄別與選擇。這也是需要借助客戶管理系統(tǒng)重點完成的內(nèi)容。

對于業(yè)務(wù)信息平臺而言，隨著信息化的越來越普及，以及工程項目的越來越復(fù)雜，單純的依靠手工及個人已經(jīng)不能順利地完成一個獨立項目，這也促使了業(yè)務(wù)信息平臺的兩大構(gòu)成核心的出現(xiàn)：工程文檔管理系統(tǒng)和協(xié)同設(shè)計系統(tǒng)。對于技術(shù)人員，協(xié)同設(shè)計系統(tǒng)是日常工作中最離不開的系統(tǒng)。一般來說，一個項目的完成需要多專業(yè)的協(xié)作，因此，項目團隊在內(nèi)部進行協(xié)同工作，所有的工作都會基于協(xié)同設(shè)計系統(tǒng)來完成。同時，對于設(shè)計過程中出現(xiàn)的過程性文檔，通過工程文檔管理系統(tǒng)，有效地積累下來，并在此基礎(chǔ)上，進行一定的知識抽取與篩選，并將有些知識索引、關(guān)鍵知識信息傳遞到知識管理系統(tǒng)，實現(xiàn)知識管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息平臺的內(nèi)部集成。另外，在業(yè)務(wù)信息平臺的兩個核心系統(tǒng)之外，還需要有一些輔助性的軟件配合構(gòu)成強大而有效的業(yè)務(wù)信息平臺，這些輔助性的軟件包括不同專業(yè)的專業(yè)軟件以及綜合的圖檔中心等。

在管理信息平臺和業(yè)務(wù)信息平臺構(gòu)建的基礎(chǔ)上，還需要考慮建立統(tǒng)一的企業(yè)信息門戶，打通企業(yè)內(nèi)外的連接通路，保證外部信息與內(nèi)部的順暢溝通與交互。

信息化建設(shè)價值分析

結(jié)合設(shè)計企業(yè)的業(yè)務(wù)特點，信息化能給設(shè)計企業(yè)帶來的價值可以從以下四個方面分析：

工作效率提高。信息系統(tǒng)能使經(jīng)營信息在價值鏈各環(huán)節(jié)的流通更加順暢，相關(guān)部門能通過統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺獲取精確、完整、實時的信息，免去了信息在各部門逐級流轉(zhuǎn)、傳遞的過程，消除了傳統(tǒng)工作方式容易引起的指令迂回和阻塞現(xiàn)象。員工能從原本頻繁、復(fù)雜的部門工作協(xié)調(diào)中解放出來，將更多的精力放在主要的價值活動上，提高了工作效率和工作質(zhì)量。

管理功能的立體化。通過客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，市場、銷售、生產(chǎn)三部門的客戶信息得到整合，將所有的客戶信息集成到同一個系統(tǒng)中，避免了信息重復(fù)和不一致的現(xiàn)象，并能使客戶信息在部門間實現(xiàn)共享。通過項目管理系統(tǒng)，對項目的質(zhì)量、進度、成本費用進行有效地監(jiān)控，對項目風險進行系統(tǒng)的分類和積極地防范；并對項目的各過程信息進行完整地保存。通過知識管理系統(tǒng)，創(chuàng)造有利于隱性知識傳遞的環(huán)境，構(gòu)建企業(yè)知識共享的統(tǒng)一平臺。通過人力資源管理系統(tǒng)，各級管理人員能夠及時了解各個設(shè)計階段人力資源使用狀況，合理利用和及時調(diào)配，以確保各項設(shè)計任務(wù)順利展開和完成。

組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化?？v橫交錯的計算機網(wǎng)絡(luò)改變了信息傳遞的方式，使其由階梯層（等級）型逐步變成水平（自由）型，與信息傳遞方式緊密相連的管理組織結(jié)構(gòu)也就從尖頂?shù)?ldquo;金字塔”型變成了扁平的“矩陣”型，組織結(jié)構(gòu)扁平化意味著打破了部門之間的界限，有效地減少了管理層次和中建環(huán)節(jié)，使從低層到高層地信息傳遞時間大為縮短，能提高各環(huán)節(jié)的工作效率。同時，高層決策者與基層作業(yè)者直接聯(lián)系的方式增多，基層作業(yè)者根據(jù)實際情況及時進行決策的機會增多。

設(shè)計格式的標準化。通過信息系統(tǒng)的全面施行，逐步與國際標準、國際設(shè)計慣例接軌，使得設(shè)計資質(zhì)和能力得到業(yè)界內(nèi)的廣泛認可，不僅提高了企業(yè)的競爭能力，同時也提高了企業(yè)的知名度。

[信息化建設(shè)是一種管理的變革和改造，因為它會涉及到企業(yè)管理的方方面面]

應(yīng)該注意哪些問題？

信息化建設(shè)是一種管理的變革和改造，由于它會涉及到企業(yè)的方方面面，所以信息化實施是一個企業(yè)全員的行動，而不只是單個部門的行為。信息化項目決不僅僅是流程的自動化，它一定是帶動管理模式及業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，如果沒有所有部門的全力參與根本不可能取得成功。具體來說，需要做好以下四方面事情：

做好業(yè)務(wù)需求的分析與梳理工作。根據(jù)需要建設(shè)系統(tǒng)的不同特點，確定信息部門在建設(shè)過程中的不同角色，規(guī)范工作流程與工作模板，協(xié)調(diào)好與業(yè)務(wù)部門的關(guān)系，保證業(yè)務(wù)需求收集的準確性；

做好系統(tǒng)建設(shè)前的準備工作。在系統(tǒng)正式建設(shè)/實施之前，根據(jù)對業(yè)務(wù)需求的分析，進行相關(guān)業(yè)務(wù)流程、工作模板及管理體系的建設(shè)，保證系統(tǒng)的順利建設(shè)，同時，根據(jù)需求分析，做好系統(tǒng)選型工作；

確定系統(tǒng)實施的具體計劃。在系統(tǒng)建設(shè)準備工作完成之后，根據(jù)系統(tǒng)的重要性及實施的側(cè)重點，編制較為詳細的可操作的實施計劃，計劃確定后，盡可能嚴格按照計劃進行工作；

系統(tǒng)建設(shè)過程中的協(xié)調(diào)。在系統(tǒng)建設(shè)/實施過程，根據(jù)具體建設(shè)階段的不同，與軟件供應(yīng)商/開發(fā)商協(xié)調(diào)好開發(fā)原型系統(tǒng)、系統(tǒng)測試及試運行相關(guān)事宜，保證在系統(tǒng)能夠順利上線使用。

另外，信息化建設(shè)起步階段，還需要加強員工對企業(yè)管理系統(tǒng)的學習與深刻理解，加強信息化知識的學習，提高自己對所管轄領(lǐng)域信息化建設(shè)的分析決策能力。信息化的實施過程是一個艱苦的、反復(fù)的過程，只有堅定信念，持之以恒，才能取得成果，否則必然會半途而廢。