辦公自動(dòng)化從傳統(tǒng)OA到協(xié)同OA的飛躍

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　　而今天，隨著協(xié)同軟件理論和技術(shù)的日趨成熟，協(xié)同OA應(yīng)運(yùn)產(chǎn)生。它源自傳統(tǒng)OA，但又完全擺脫了原有的局限，并凸現(xiàn)出其不同與傳統(tǒng)OA的應(yīng)用和更高層面的價(jià)值。

　　在闡述傳統(tǒng)OA和協(xié)同OA的區(qū)別之前，讓我們來回顧一下OA的發(fā)展歷程及其相應(yīng)的特點(diǎn)。

　　回顧：辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程

　　第一代OA起源于政府公文和檔案管理的需求，它實(shí)施了企業(yè)部分工作流程的自動(dòng)化和文檔的電子化管理。它的特點(diǎn)是以公文處理、檔案管理為核心，辦公其實(shí)就是辦文，并形成了以后OA的基本體系。此時(shí)OA的架設(shè)也多在C/S下，無法很好的支持遠(yuǎn)程辦公和移動(dòng)辦公。

　　第二代OA是從90年代中期開始，隨著互聯(lián)網(wǎng)(Internet)的興起與發(fā)展而產(chǎn)生的。以Internet為基礎(chǔ)，第二代OA實(shí)現(xiàn)了B/S架構(gòu)，并很好的支持了移動(dòng)辦公的需求，企業(yè)資源不再受到通訊技術(shù)的限制。同時(shí)，OA系統(tǒng)也加入了更多的功能，如BBS、新聞發(fā)布、日程安排、人事信息等，但從本質(zhì)上來說第二代OA依然以公文和檔案管理為核心內(nèi)容。

　　90年代末期開始，隨著市場(chǎng)環(huán)境的變化和協(xié)同管理(Collaboration)的興起，OA的指導(dǎo)思想開始發(fā)生轉(zhuǎn)變，更多的強(qiáng)調(diào)跨地域、跨部門之間的協(xié)同，OA中也加入了新的協(xié)作工具，如即時(shí)通訊、項(xiàng)目管理、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、文檔共享等等，第三代OA出現(xiàn)了。但此時(shí)的OA還是沒有完全突破傳統(tǒng)OA的局限，實(shí)現(xiàn)的協(xié)作也僅是局部的、淺層次的；更多的企業(yè)資源依然處于割裂和難以管理的狀態(tài)。

　　縱觀OA的發(fā)展歷程，我們發(fā)現(xiàn)，辦公自動(dòng)化很多時(shí)候作的工作不過是將手工進(jìn)行的事務(wù)搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，并利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，而其本身卻沒有增加多少先進(jìn)的管理理念和方法。另外，起源于政府的公文和檔案管理的OA也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業(yè)的一些文檔、信息進(jìn)行了電子化，并在工作流管理上有所增強(qiáng)外，并未給企業(yè)帶來更多的價(jià)值。同時(shí)，盡管第三代OA開始加入新的理念如“協(xié)同”，但從根本上來說，它只是利用了一些簡(jiǎn)單的協(xié)作工具，從企業(yè)管理的整體角度來看，它離真正的“協(xié)同”還有相當(dāng)?shù)木嚯x。

　　現(xiàn)狀：用戶面對(duì)的OA系統(tǒng)

　　了解了OA的發(fā)展歷程和基本特性后，我們不禁要問，那么現(xiàn)在用戶面對(duì)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)又是怎樣的一個(gè)情況呢？

　　第一類OA：沿襲傳統(tǒng)OA，簡(jiǎn)單和低價(jià)

　　開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產(chǎn)品價(jià)格和開發(fā)成本都比較低，它的功能主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。并加入了一些輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報(bào)告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡(jiǎn)單且相對(duì)獨(dú)立，其中包含的各種信息依然以“孤立”和“靜態(tài)”的形式存在?？傮w上來說，這類OA只能幫助企業(yè)邁入“辦公自動(dòng)化”的初級(jí)階段，對(duì)希望利用OA提高管理水平的企業(yè)來說并沒有多大實(shí)質(zhì)性的幫助。

　　第二類OA：實(shí)現(xiàn)了部分的協(xié)作，有一定靈活性

　　第二類OA相對(duì)來說是比較先進(jìn)的OA，它開始納入一定的協(xié)同管理思想，在功能上也進(jìn)行了相當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，除了對(duì)工作流程的功能進(jìn)行了加強(qiáng)之外，還利用各種協(xié)作工具實(shí)現(xiàn)人與人之間、部門與部門之間的協(xié)同，OA的架構(gòu)也比較靈活，然而它各方面的功能還是相對(duì)獨(dú)立的，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)還是沒有實(shí)現(xiàn)更深層次的對(duì)接，其“辦公”涵義的廣度和深度也沒有達(dá)到一個(gè)更高的層面。

　　面對(duì)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀，我們會(huì)問：辦公自動(dòng)化到底應(yīng)該為企業(yè)帶來什么應(yīng)用價(jià)值？它將何去何從？實(shí)際上，這是兩個(gè)相關(guān)的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動(dòng)化的涵義。我們需要的是重新審視企業(yè)的管理和信息化需求，從而挖掘OA新的應(yīng)用價(jià)值。

　　思考：尋求OA的價(jià)值

　　讓我們先來看一下現(xiàn)實(shí)情況中的企業(yè)辦公情況。辦公，這里也可以理解為“日常的工作”。這個(gè)日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應(yīng)用的角度來看，企業(yè)管理者希望隨時(shí)了解整個(gè)公司的運(yùn)作情況，與各部門保持經(jīng)常性的溝通和交流，從人力資源、財(cái)務(wù)等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并支持決策，因此他關(guān)注“監(jiān)控和決策”；部門領(lǐng)導(dǎo)希望方便的分配工作任務(wù)，查看下屬的工作進(jìn)展情況，對(duì)其做出相應(yīng)的指導(dǎo)，對(duì)業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)，并與上下級(jí)和其他部門建立緊密的聯(lián)系，因此他關(guān)注“管理和協(xié)調(diào)”；普通員工希望可以查看自己的工作計(jì)劃和進(jìn)度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識(shí)庫、客戶管理、項(xiàng)目管理等完成自己的工作任務(wù)，因此他關(guān)注“高效和協(xié)作”。而從應(yīng)用內(nèi)容的角度來看，日常工作事實(shí)上涵蓋了對(duì)知識(shí)、文檔、人員、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目等方面的管理，并且每個(gè)管理的環(huán)節(jié)都關(guān)聯(lián)緊密，相互作用。因此在現(xiàn)實(shí)情況中辦公的涵義遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng)OA只是從一個(gè)狹義和片面的角度去實(shí)現(xiàn)了“辦公自動(dòng)化”。因此OA應(yīng)該從更廣闊的角度來考慮“辦公”的涵義，并與企業(yè)的需求進(jìn)行緊密的結(jié)合。

　　再來看一下企業(yè)當(dāng)前的信息化現(xiàn)狀。我們發(fā)現(xiàn)，過去的很多應(yīng)用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關(guān)注單個(gè)或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來，“信息孤島”、“應(yīng)用孤島”和“資源孤島”三大難題不可避免的存在。企業(yè)常常面臨溝通不暢，信息無法及時(shí)獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀。尤其是當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時(shí)候，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理和運(yùn)營(yíng)各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。而傳統(tǒng)OA由于其應(yīng)用的局限性難以滿足企業(yè)“協(xié)同管理”的需求。因此協(xié)同理念和協(xié)同應(yīng)用應(yīng)該更多的被納入OA中，使其可以對(duì)企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進(jìn)行整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個(gè)新的層面。

　　從以上可以看出，一方面我們應(yīng)該延展和深化OA的應(yīng)用，另一方面需要將協(xié)同的理念納入OA中，于是便催生了新一代的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)――協(xié)同OA。

　　變革：協(xié)同OA實(shí)現(xiàn)的飛躍

　　協(xié)同OA基于全新的管理理念和功能體系而設(shè)計(jì)，因而它呈現(xiàn)出完全不同于傳統(tǒng)OA的特性，在泛微軟件的協(xié)同OA產(chǎn)品中，首先可以體現(xiàn)為如下三方面的基本設(shè)計(jì)思想：

　　信息網(wǎng)狀思想：將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張“信息網(wǎng)”；業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想：對(duì)各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合并實(shí)現(xiàn)在統(tǒng)一平臺(tái)上的統(tǒng)籌管理；隨需而應(yīng)思想：企業(yè)的各種資源，可以被迅速找到并集合到一起，并實(shí)現(xiàn)它們之間通暢的溝通和協(xié)作。

　　基于這三大基本思想體系設(shè)計(jì)的協(xié)同OA一方面打造了高度“協(xié)同”的管理和辦公環(huán)境，另一方面大大深化了OA的應(yīng)用，從而完全突破了傳統(tǒng)OA的局限，有效幫助企業(yè)整合各種資源，提升管理：

　　關(guān)聯(lián)

　　企業(yè)的分析和決策來源于準(zhǔn)確、全面和及時(shí)的信息，而“孤島式”的信息一方面很難全面反應(yīng)真實(shí)的情況，另一方面也容易造成數(shù)據(jù)混亂、更新不及時(shí)、難以統(tǒng)一管理和獲取等問題。在傳統(tǒng)OA中，例如銷售經(jīng)理要審批一項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷單，如果他對(duì)這筆費(fèi)用的來龍去脈不清楚，就很難從這張報(bào)銷單上獲得更多的信息，因?yàn)樗@得的僅僅是一些靜態(tài)的，表面的信息；這個(gè)時(shí)候他可能要通過不同的應(yīng)用系統(tǒng)去查詢更多的信息，或者與相關(guān)人員進(jìn)行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準(zhǔn)確性。而在協(xié)同OA中，由于信息之間已經(jīng)建立了各種關(guān)聯(lián)，因而銷售經(jīng)理可以從這張報(bào)銷單開始，迅速提取其他的相關(guān)信息，如報(bào)銷事件的來龍去脈、涉及到的客戶或項(xiàng)目、提交人的情況、原始單據(jù)或憑證的掃描等，同時(shí)又不必在不同的應(yīng)用系統(tǒng)之間切換。通過這樣的關(guān)聯(lián)，為企業(yè)真實(shí)的還原了信息本來的“網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)”，從而為管理掃除了信息獲取不全面和不及時(shí)的障礙。

　　深化

　　企業(yè)管理涉及到的環(huán)節(jié)是眾多的?，F(xiàn)代化企業(yè)就象一臺(tái)不停運(yùn)轉(zhuǎn)著的精密機(jī)器，而各種管理和運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)就象是機(jī)器上的各個(gè)部件，相互之間有著千絲萬縷的關(guān)系，并且必須為企業(yè)的共同目標(biāo)而實(shí)現(xiàn)一致性的運(yùn)作。例如一個(gè)產(chǎn)品的銷售，涉及到產(chǎn)品的功能和質(zhì)量(產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量監(jiān)控及升級(jí))、產(chǎn)品的市場(chǎng)宣傳(宣傳平臺(tái)、宣傳文件和方式)、具體銷售業(yè)務(wù)的開展(客戶管理、項(xiàng)目跟蹤、合同簽訂)、相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷(單據(jù)填寫、流程審批、數(shù)據(jù)更新)等，而這些業(yè)務(wù)是否能夠被很好的管理并實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性的協(xié)調(diào)將直接影響到產(chǎn)品的銷售成果。傳統(tǒng)OA由于其局限性，所涵蓋的管理深度及廣度都是十分有限的，因而很難對(duì)這樣的一些比較復(fù)雜的業(yè)務(wù)過程進(jìn)行管理，當(dāng)然就更難以支持整個(gè)業(yè)務(wù)鏈的平滑運(yùn)作了。而在協(xié)同OA中，對(duì)管理范疇進(jìn)行了深化和延伸，因而可以讓企業(yè)方便的對(duì)更多的環(huán)節(jié)進(jìn)行整合和統(tǒng)籌管理。

　　協(xié)作

　　要實(shí)現(xiàn)良好的協(xié)作，首先需要突破物理邊界和組織邊界，讓處于不同的地理位置，不同組織的人員可以進(jìn)行無障礙的溝通；其次，需要對(duì)整個(gè)的協(xié)作進(jìn)行管理，讓協(xié)作的對(duì)象為共同目標(biāo)而進(jìn)行一致性的、協(xié)調(diào)的動(dòng)作，對(duì)協(xié)作過程進(jìn)行監(jiān)控、調(diào)整，對(duì)協(xié)作產(chǎn)生的信息進(jìn)行完整的保留，并以知識(shí)的方式進(jìn)行再利用；第三，由于協(xié)作發(fā)生在企業(yè)的各個(gè)運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)中，因此還需要一定的應(yīng)用廣度來支持對(duì)其的管理。在傳統(tǒng)OA中，協(xié)作往往是淺層次的，郵件、BBS、即時(shí)聊天工具、工作流程等雖然可以實(shí)現(xiàn)一部分的協(xié)作，然而它們的涵蓋面十分有限，溝通的內(nèi)容零散，之后也很難對(duì)其結(jié)果進(jìn)行進(jìn)一步的整理。而在協(xié)同OA中，由于各種資源之間的屏障被打破，因而這樣的協(xié)作可以貫穿于各個(gè)環(huán)節(jié)并容易得到集中的管理。如協(xié)作的內(nèi)容可以是企業(yè)積累的各種知識(shí)文檔，項(xiàng)目進(jìn)展中的某個(gè)任務(wù)，或是企業(yè)的一個(gè)合同會(huì)簽流程，一種需要分配的物資；協(xié)作的對(duì)象可以是一人對(duì)一人，或多人對(duì)多人，可以發(fā)生在企業(yè)同一部門員工之間，也可以發(fā)生在跨部門員工之間，還可以是不同企業(yè)，企業(yè)與客戶或合作伙伴之間的協(xié)作；協(xié)作的方式可以是知識(shí)文檔、主題討論區(qū)、網(wǎng)上會(huì)議、即時(shí)聊天、任務(wù)分配等。同時(shí)，協(xié)作的過程和結(jié)果可以得到很好的記錄，并最終形成知識(shí)體系的一部分。

　　總結(jié)來說，協(xié)同OA基于三大基本思想體系，在“關(guān)聯(lián)”、“深化”和“協(xié)作”方面體現(xiàn)了其完全不同于傳統(tǒng)OA的應(yīng)用，把OA與企業(yè)管理的需求真正的相結(jié)合，從而給“辦公自動(dòng)化”帶來了更高層面的價(jià)值。

    來源:kmcenter