淺談項(xiàng)目辦公室的管理內(nèi)容

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  OA辦公系統(tǒng)最早出現(xiàn)于20世紀(jì)90年代初期。當(dāng)時(shí)OA辦公系統(tǒng)僅提供了很少的服務(wù)和支持工作，而更多被企業(yè)用來(lái)“管制”項(xiàng)目經(jīng)理，而不是為他們提供項(xiàng)目管理的方向和指導(dǎo)。通過(guò)項(xiàng)目辦公室，項(xiàng)目成員可以得到他們所需要的管理支持。以下列出了項(xiàng)目辦公室可以為項(xiàng)目組成員提供的管理支持內(nèi)容。

1、進(jìn)度管理

  項(xiàng)目進(jìn)度表讓項(xiàng)目組成員知道了誰(shuí)該做什么工作和什么時(shí)間要完成工作。這些信息通常通過(guò)計(jì)算機(jī)的進(jìn)度軟件來(lái)編制，想ABT Project Workbench、Microsoft Project，Porject Scheduler等。早在1980年，當(dāng)易掌握使用的進(jìn)度軟件問(wèn)世時(shí)，普遍認(rèn)為項(xiàng)目成員都應(yīng)該學(xué)習(xí)使用這種軟件，并在項(xiàng)目管理中應(yīng)用它。然而，很快就被證明，讓項(xiàng)目成員整天坐在電腦旁操作這些軟件來(lái)實(shí)施項(xiàng)目并不能很好地利用他們的時(shí)間和技能。

  項(xiàng)目辦公室最早的職能之一就是提供能夠代表項(xiàng)目成員進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃編制的人員。這些人要能熟練應(yīng)用計(jì)劃軟件。他們跟項(xiàng)目組成員共同工作，并根據(jù)項(xiàng)目需要對(duì)計(jì)劃進(jìn)行及時(shí)的更新。

2、工時(shí)管理

  填寫工時(shí)表是項(xiàng)目組成員必須做的一項(xiàng)工作。他們必須定期的，一般是每周，填寫工時(shí)表以說(shuō)明他們?cè)陧?xiàng)目工作中所花費(fèi)的時(shí)間。如果項(xiàng)目成員參加的是不止一項(xiàng)工作，這其實(shí)是一個(gè)普遍現(xiàn)象，那么他們必須及時(shí)填寫工時(shí)表以記錄花在每項(xiàng)工作中的時(shí)間，否則這些工作的名稱及其代碼以后可能會(huì)想不起來(lái)。

  項(xiàng)目辦公室的人員能幫助維護(hù)工時(shí)表。他們可以經(jīng)常跟項(xiàng)目組成員碰面，也許一二個(gè)月一次，來(lái)了解每個(gè)項(xiàng)目組成員完成工作的情況，然后匯制總的工時(shí)報(bào)告，逐項(xiàng)列明在報(bào)告期內(nèi)所完成工作的詳情，而項(xiàng)目組成員只需為項(xiàng)目辦公室的人員提供自己花費(fèi)在逐項(xiàng)工作中的時(shí)間就可以了。

3、報(bào)告編制和分發(fā)管理

  隨著項(xiàng)目的實(shí)施，隨之就會(huì)產(chǎn)生各種各樣的執(zhí)行結(jié)果，對(duì)這些結(jié)果必須進(jìn)行記錄并分發(fā)給與之相關(guān)的項(xiàng)目人員。有些直接發(fā)給客戶以便他們了解項(xiàng)目的進(jìn)程，其他的都是一些必須定期完成的項(xiàng)目進(jìn)展例行報(bào)告，比如，每月一次的進(jìn)度狀況報(bào)告。項(xiàng)目辦公室的人員就可以編寫和分發(fā)這些報(bào)告。

4、可視工作室管理

  對(duì)于較大型的持續(xù)超過(guò)3～4個(gè)月的項(xiàng)目，建立“可視工作室”的確是個(gè)很好的主意?！翱梢暪ぷ魇摇钡奶卣骺梢杂泻艽蟮牟煌梢允怯?jì)算機(jī)化的電子公告板這種“虛擬”的空間，可以是一間小型的辦公室，也可以是配備有各種設(shè)計(jì)先進(jìn)的電子設(shè)備的復(fù)雜工作室。項(xiàng)目辦公室人員可以負(fù)責(zé)維護(hù)“可視工作室”，比如，維持一個(gè)收藏有關(guān)項(xiàng)目管理文獻(xiàn)和項(xiàng)目發(fā)展歷史資料的圖書室。

5、報(bào)告匯集和分發(fā)管理

  項(xiàng)目小組經(jīng)常要撰寫很多報(bào)告，諸如項(xiàng)目月進(jìn)度報(bào)告、試驗(yàn)程序與結(jié)果報(bào)告以及研究成果報(bào)告等等。盡管這些報(bào)告仍舊需要項(xiàng)目成員自己來(lái)起草，但項(xiàng)目辦公室可以通過(guò)行使圖書館的職能來(lái)幫助他們整理、保管及分發(fā)這些報(bào)告。

6、軟件使用管理

  項(xiàng)目執(zhí)行中會(huì)大量用到計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)有效地幫助了項(xiàng)目組制定進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算分析和資源分配。目前，已經(jīng)開(kāi)發(fā)出了一系列項(xiàng)目管理軟件來(lái)幫助項(xiàng)目管理人員進(jìn)行項(xiàng)目運(yùn)作。其中，高級(jí)軟件包可應(yīng)用于復(fù)雜的項(xiàng)目，比如，建造一個(gè)核電站或開(kāi)發(fā)集團(tuán)管理信息系統(tǒng)，而諸如Project，Porject Scheduler或ABT Project Workbench等軟件包則非常適用于小型項(xiàng)目。

7、人員配備

  項(xiàng)目管理支持職能通常不需要具有豐富經(jīng)驗(yàn)和技能的項(xiàng)目專業(yè)