企業(yè)流程管理實踐的創(chuàng)新方法——沙盤演練

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    導(dǎo)語：流程沙盤演練是指針對新設(shè)計、新優(yōu)化的流程，召集流程所涉及的部門與崗位成員，對流程中牽涉的表單進(jìn)行模擬操作與流轉(zhuǎn)，對流程各節(jié)點的操作時長進(jìn)行討論明確，最后做到新流程簡潔、優(yōu)化、真實、可操作。延展咨詢成功將“沙盤演練”應(yīng)用到勝利油田流程梳理項目中，本文以“勘探開發(fā)工程監(jiān)督管理流程”沙盤推演為實例，簡單介紹流程沙盤演練的過程。

       沙盤演練又叫沙盤模擬、沙盤推演，源自西方軍事上的戰(zhàn)爭沙盤模擬推演。流程沙盤演練是指針對新設(shè)計、新優(yōu)化的流程，召集流程所涉及的部門與崗位成員，對流程中牽涉的表單進(jìn)行模擬操作與流轉(zhuǎn)，對流程各節(jié)點的操作時長進(jìn)行討論明確，最后做到新流程簡潔、優(yōu)化、真實、可操作。推演中很容易發(fā)現(xiàn)跨部門的協(xié)作問題，并能通過現(xiàn)場集中討論得到迅速解決，所以沙盤推演是目前較為常用的咨詢方法。延展咨詢成功將“沙盤演練”應(yīng)用到勝利油田流程梳理項目中，本文以“勘探開發(fā)工程監(jiān)督管理流程”沙盤推演為實例，簡單介紹流程沙盤演練的過程。

       為驗證流程是否能夠?qū)崿F(xiàn)“體現(xiàn)一體化監(jiān)督管理思路，發(fā)揮監(jiān)督中心監(jiān)督職能，對勘探開發(fā)工程的質(zhì)量、進(jìn)度等進(jìn)行有效控制，確保施工過程符合設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、施工效果滿足合同要求，提高工程施工質(zhì)量”的設(shè)計目標(biāo)，項目組將對勘探開發(fā)工程監(jiān)督管理流程24個節(jié)點中可模擬運(yùn)行的11個業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)實施流程沙盤推演。




       項目組從項目挑選要求、表單及單據(jù)、項目資料、人員四個方面明確了事先進(jìn)行準(zhǔn)備的事宜，特別注意被挑選作為沙盤演練對象的項目需覆蓋流程涉及業(yè)務(wù)的全過程。如區(qū)分勘探、開發(fā)井，覆蓋探井、鉆井、測井、錄井、試油工程施工作業(yè)的全過程監(jiān)督，已完井且資料齊全。

       演練開始時，主持人先按照流程宣貫的標(biāo)準(zhǔn)方式，對所設(shè)計的流程總圖進(jìn)行介紹，現(xiàn)場告知參與沙盤推演的相關(guān)部門演練的檢驗要點及標(biāo)準(zhǔn)：
       1、流程節(jié)點銜接順暢，銜接能到具體崗位；
       2、工作依據(jù)可獲得，來源清晰明確；
       3、業(yè)務(wù)單據(jù)完整，信息項可準(zhǔn)確填寫。

       后續(xù)進(jìn)入業(yè)務(wù)現(xiàn)場串接演練環(huán)節(jié)，主持人按照事先設(shè)計的業(yè)務(wù)情景按照流程節(jié)點依次進(jìn)行說明。之后，該流程節(jié)點的主責(zé)部門針對業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行補(bǔ)充說明，各參與部門針對每個流程節(jié)點現(xiàn)場進(jìn)行討論，記錄員負(fù)責(zé)做現(xiàn)場問題記錄。最后，由評判人員（各部門領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)營管理部領(lǐng)導(dǎo)）進(jìn)行總結(jié)。演練結(jié)果如下：
       1、明確、規(guī)范流程各環(huán)節(jié)表單模板：
       如：“下達(dá)監(jiān)督委托書環(huán)節(jié)中，無論勘探井還是開發(fā)井，建設(shè)管理方都需下達(dá)勘探開發(fā)單項工程監(jiān)督委托書給監(jiān)督中心；監(jiān)督實施環(huán)節(jié)中，監(jiān)督中心需制定駐地監(jiān)督日志和巡回監(jiān)督報告模板，監(jiān)督信息納入油田數(shù)據(jù)中心并實現(xiàn)與建設(shè)管理方、建設(shè)實施方實時共享；組織監(jiān)督考核評價環(huán)節(jié)中，建設(shè)管理方需設(shè)計并出具勘探開發(fā)工程監(jiān)督考核評價報告”等。需要完善模板的已由相關(guān)部門在沙盤演練后一周內(nèi)設(shè)計、完善，并由相關(guān)部門會簽認(rèn)可意見。

       2、明確流程時間節(jié)點要求：
       如：“建設(shè)實施方至少需要在開工前48小時下達(dá)監(jiān)督委托書；監(jiān)督中心在接到監(jiān)督委托書后24小時內(nèi)確定單項工程監(jiān)督方案，施工方同時進(jìn)行工程開工準(zhǔn)備”等。

       3、現(xiàn)場討論明確解決8個細(xì)節(jié)問題，各相關(guān)部門對流程設(shè)計達(dá)成一致意見，經(jīng)評判人員認(rèn)定后，模擬運(yùn)行驗證通過。
       流程沙盤演練根據(jù)所設(shè)計的業(yè)務(wù)流程為主線，設(shè)想并模擬出各種情況下的業(yè)務(wù)場景，并以跨部門現(xiàn)場討論的方式發(fā)現(xiàn)問題、解決問題從而優(yōu)化流程，保證流程可執(zhí)行。
       通過沙盤演練現(xiàn)場的交流、討論甚至爭論，以及對實際業(yè)務(wù)過程中的真實表單、數(shù)據(jù)的共同研讀、分析，預(yù)先考慮了在業(yè)務(wù)過程中各種可能存在的特殊情況，及時處理異議。
       沙盤演練過程模擬到某部門的具體崗位，其中涉及的表單均有明確來源、傳遞方式、時間要求，這為流程E化落地提供便利，它保證了系統(tǒng)設(shè)計的合理性，避免方案設(shè)計無法考慮周全的情況。


文章來源：延展咨詢