茂名市茂南區(qū)機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室公文處理辦法

為規(guī)范公文處理，提高行政效率和公文質(zhì)量，確保公文運(yùn)轉(zhuǎn)順暢，根據(jù)國(guó)家、省和市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本辦實(shí)際，制定本辦法。
一、公文種類
茂名市茂南區(qū)機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)和茂名市茂南區(qū)機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室公文種類主要有:
（一）決定。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
（二）通告。公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
（三）通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。
（四）通報(bào)。表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
（五）報(bào)告。向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。
（六）請(qǐng)示。向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
（七）批復(fù)。答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
（八）意見。對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法。
（九）函。不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
（十）會(huì)議紀(jì)要。記載傳達(dá)會(huì)議情況和決定事項(xiàng)。
二、辦文程序
辦文程序一般包括：收文、辦文、催辦、發(fā)文和歸檔。
（一）收文。收文包括簽收登記、審核、批辦、分辦。
1、簽收登記。公文統(tǒng)一由綜合股收發(fā)室簽收、登記。各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收到其他單位直接送來(lái)的屬于本業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)辦理的公文，應(yīng)當(dāng)送綜合股登記編號(hào)。
2、審核。文秘人員對(duì)收到的公文進(jìn)行審核，主要審核是否應(yīng)由本辦辦理及行文是否規(guī)范。對(duì)不予受理的公文，應(yīng)當(dāng)立即退回來(lái)文單位，并說(shuō)明理由。對(duì)不規(guī)范但確屬重要緊急事項(xiàng)、需要及時(shí)辦理的公文，或上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有批示的公文，以及辦領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)，由綜合股請(qǐng)示辦領(lǐng)導(dǎo)后作相應(yīng)處理。
3、批辦。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦及涉及緊急或重要事項(xiàng)的公文，應(yīng)當(dāng)先送辦領(lǐng)導(dǎo)批示；需由兩個(gè)以上業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)辦理的公文，應(yīng)當(dāng)明確主辦業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)；緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。
4、分辦。綜合股根據(jù)批辦意見分送業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)專人簽收批辦的文件；承辦業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)如對(duì)公文批辦有異議，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回綜合股進(jìn)行調(diào)整；若無(wú)法確定承辦業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，由綜合股報(bào)辦領(lǐng)導(dǎo)裁定。
（二）辦文。辦文包括草擬、審核、復(fù)核、呈批、簽發(fā)。
1、草擬。承辦人對(duì)征求意見的復(fù)函、人大代表建議和政協(xié)提案答復(fù)、可明確答復(fù)的簡(jiǎn)單事項(xiàng)、一般公文函件等，可直接草擬文稿；對(duì)行政管理體制和機(jī)構(gòu)改革、機(jī)構(gòu)編制審批事項(xiàng)等，應(yīng)當(dāng)先提出擬辦意見，按規(guī)定程序批準(zhǔn)后草擬文稿。需兩個(gè)以上業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)辦理的，主辦業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)綜合會(huì)辦業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)意見草擬文稿或擬辦意見。除涉密事項(xiàng)外，擬辦意見和文稿由業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)或擬稿人自行完成。
2、審核。草擬的文稿（或擬辦意見）呈批前應(yīng)當(dāng)由承辦業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核。審核的重點(diǎn)是：有關(guān)的政策、規(guī)定是否可行，內(nèi)容和文字是否符合擬制公文的有關(guān)要求。審核人應(yīng)當(dāng)簽署姓名和審核日期。
3、復(fù)核。文稿程送辦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由綜合股進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：行文方式、辦文格式、文字表述是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求。經(jīng)復(fù)核發(fā)現(xiàn)承辦業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人沒(méi)有審核或需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)退回承辦業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，按程序復(fù)審。復(fù)核人應(yīng)當(dāng)簽署姓名和復(fù)核日期。
4、呈批。各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)草擬的文稿或擬辦意見，由各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)專人呈批。呈批時(shí)，有關(guān)附件應(yīng)當(dāng)按規(guī)范順序排列，一般為：原文、領(lǐng)導(dǎo)批示、有關(guān)部門意見、有關(guān)政策規(guī)定、相關(guān)資料。
5、簽發(fā)。公文根據(jù)文種及性質(zhì)分級(jí)簽發(fā)，具體按區(qū)編委工作規(guī)則和區(qū)編辦工作規(guī)則的規(guī)定辦理。簽發(fā)應(yīng)當(dāng)在公文稿紙相應(yīng)欄目?jī)?nèi)簽署明確的批示意見和姓名、日期。
（三）催辦。辦文送各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)辦理后，由綜合股負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文或重要公文及時(shí)催辦，一般公文定期催辦。
（四）發(fā)文。發(fā)文包括登記、打印、校對(duì)、復(fù)校、用印、發(fā)文、記帳。
1、登記。公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后即送綜合股文件收發(fā)人員登記，填寫發(fā)文字號(hào)和印數(shù)，并審核簽發(fā)手續(xù)是否完備。
2、打印。文稿簽發(fā)后，文印室根據(jù)承辦業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)提供的文稿拷貝印刷公文。
3、校對(duì)。文印室及時(shí)將清樣稿送擬稿人校對(duì)。擬稿人校對(duì)后應(yīng)簽署姓名，并承擔(dān)責(zé)任。
4、復(fù)校。擬稿人校對(duì)后應(yīng)及時(shí)退綜合股進(jìn)行復(fù)校。重點(diǎn)是：附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
5、用印。正式對(duì)外行文應(yīng)當(dāng)加蓋公章，以區(qū)編委名義發(fā)文的，蓋“茂名市茂南區(qū)機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)”印章，以區(qū)編辦名義發(fā)文的，蓋“茂名市茂南區(qū)機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室”印章。向區(qū)編委領(lǐng)導(dǎo)、編辦領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告工作的文件，對(duì)本辦各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的行文（主任會(huì)議決定事項(xiàng)通知除外），不蓋印章。
6、發(fā)文。蓋章后，由綜合股文件收發(fā)人員封口、送發(fā)。文件交接過(guò)程應(yīng)當(dāng)履行登記手續(xù)。
7、記帳。涉及機(jī)構(gòu)編制調(diào)整事項(xiàng)的文件正式發(fā)出后，由綜合股和承辦業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)分別記帳。
（五）歸檔。
1、范圍。區(qū)編委、區(qū)編辦已辦理完畢具有保存價(jià)值的各種文件、函件、會(huì)議紀(jì)要、工作信息、資料等。
抄送件、閱件分送相關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)閱存，不辦理，不歸檔。
2、整理。辦理完畢的文件由承辦業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收齊補(bǔ)全后交綜合股，綜合股根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理。
   3、歸檔。歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
三、公文管理
（一）公文由綜合股統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
（二）通過(guò)機(jī)要渠道發(fā)送機(jī)要文件和密件，須寫明詳細(xì)地址和郵編，并加蓋密封章。
（三）交換、郵寄文件資料，須每天下午16點(diǎn)前送到綜合股。
（四）公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。
（五）不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)綜合股負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。
（六）銷毀涉密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街贫▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷，并進(jìn)行登記，保證不丟失，不漏銷。
四、其他事項(xiàng)
本辦法未盡事項(xiàng)，按國(guó)家、省、市和區(qū)的有關(guān)規(guī)定辦理。