廈門OA系統(tǒng)切換切記“三要三不要”

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廈門OA系統(tǒng)實(shí)施到將要切換時(shí)，成功已經(jīng)近在咫尺，不過(guò)還有咫尺天涯的說(shuō)法，在最后階段栽跟頭也不鮮見(jiàn)。切換時(shí)需要做些什么，不要做些什么，我總結(jié)了“三要三不要”。

一、要充分準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，不要偷工減料

“廈門OA的成功三分靠軟件，七分靠實(shí)施，十二分靠數(shù)據(jù)”，這句話很多人都聽(tīng)到過(guò)，也能理解，但不一定知道如何做才算數(shù)據(jù)準(zhǔn)備充分。誠(chéng)然，選擇不同的軟件系統(tǒng)，不同的顧問(wèn)對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求不盡相同，但是差別不會(huì)很大。關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)準(zhǔn)備詳細(xì)到什么程度，如物料的計(jì)劃參數(shù)，按照嚴(yán)格的要求每個(gè)物料都需要定義，而且定義的計(jì)劃參數(shù)應(yīng)該同現(xiàn)實(shí)一致，否則廈門OA系統(tǒng)的計(jì)劃功能不可能順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、要堅(jiān)持應(yīng)用系統(tǒng)，不要隨意另搞一套

世上沒(méi)有十全十美的事物，廈門OA也不例外。理論上說(shuō)廈門OA可以覆蓋企業(yè)管理的方方面面，實(shí)際上并非如此。即便能夠?qū)崿F(xiàn)，也是一個(gè)過(guò)程，通常在實(shí)施的幾個(gè)月內(nèi)是不可能達(dá)到的。

三、要有應(yīng)急處理方案，不要搞并行操作

不少人喜歡在廈門OA系統(tǒng)切換上線后搞一段時(shí)間的并行操作，覺(jué)得這是最保險(xiǎn)的，非如此不可。此說(shuō)流傳甚廣，流毒也甚廣，并行操作有百害而無(wú)一利，是必須拋棄的大謬論。

并行操作可能源自會(huì)計(jì)電算化的要求，會(huì)計(jì)電算化要求“在實(shí)施用計(jì)算機(jī)替代手工記賬前，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算與手工須同步運(yùn)行一定時(shí)間，并取得相一致的結(jié)果”，既然政府部門要求財(cái)務(wù)部分必須并行操作一段時(shí)間，通常是三個(gè)月，雖然我認(rèn)為這種并行沒(méi)有必要，但是也沒(méi)有討價(jià)還價(jià)的余地。不過(guò)即便如此，也僅是財(cái)務(wù)部分需要并行操作，這不意味著整個(gè)廈門OA系統(tǒng)尤其是生產(chǎn)管理需要并行操作。

支持并行操作的理由之一是新的系統(tǒng)剛開(kāi)始使用，為了保證日常業(yè)務(wù)正常運(yùn)行，不受數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、系統(tǒng)穩(wěn)定性、人員熟練度等影響，有必要舊系統(tǒng)并行操作一段時(shí)間。看上去有道理，實(shí)際推敲并非如此。

以計(jì)劃為例，如果原先采用手工計(jì)劃，現(xiàn)在使用MRP計(jì)劃，二者必然有差異，實(shí)際下達(dá)的計(jì)劃到底以哪個(gè)為準(zhǔn)，如何做到并行操作呢？

廈門OA系統(tǒng)上線后，原始單據(jù)如訂單、出入庫(kù)單、發(fā)運(yùn)單、領(lǐng)料單等都從系統(tǒng)中產(chǎn)生，在公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中不可能出現(xiàn)新舊兩種原始單據(jù)同時(shí)流轉(zhuǎn)，沒(méi)有原始單據(jù)，舊系統(tǒng)沒(méi)有存在的基礎(chǔ)了。

生產(chǎn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的時(shí)效性要求很高，新舊系統(tǒng)中庫(kù)存數(shù)量不同，可能都是對(duì)的，只是庫(kù)存數(shù)據(jù)的時(shí)間點(diǎn)不同而已。財(cái)務(wù)系統(tǒng)有月底結(jié)賬，只要月底余額一致即可，生產(chǎn)系統(tǒng)則要求隨時(shí)一致，企業(yè)能有足夠的資源保證生產(chǎn)的新舊系統(tǒng)的并行操作，從而達(dá)到數(shù)據(jù)隨時(shí)一致嗎？ （AMT）