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解析中小企業(yè)廈門OA項目的致命死穴

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來源:泛普軟件

為什么廈門OA系統(tǒng)發(fā)展到現(xiàn)在,仍然有這么多的中小企業(yè)上了廈門OA項目效果不明顯,甚至以失敗告終呢?筆者分析了很多案例,最后總結(jié)了其中幾點原因是廈門OA上線不明顯的致命死穴,希望能夠通過這篇文章,對提高廈門OA項目在企業(yè)中的實施效果有所幫助。

死穴一:治標不治本。

俗話說,斬草不除根,春風吹又生。筆者發(fā)現(xiàn),現(xiàn)在很多中小企業(yè),都因為這種“治標不治本”的因素,導致了廈門OA項目實施效果不好,甚至導致項目失敗。

一是沒有徹底擺脫手工作業(yè)的壞習慣。筆者公司有一家客戶,他們是純接單生產(chǎn)的企業(yè)。照理來說,這種生產(chǎn)模式的企業(yè),在訂單管理上應該是比較輕松的。但是,事實上不是如此。主要的一個原因是,訂單比較急,難于處理。如這家客戶接受某個客戶的訂單,一張訂單中有五個產(chǎn)品,而其中四個是老產(chǎn)品,一個是新產(chǎn)品。由于新產(chǎn)品需要確認價格、建立品號信息、組建物料清單等等,所以需要比較長的一個過程。可是這訂單又比較急,由于品號信息不能夠及時建立,所以這張銷售訂單也不能夠及時下發(fā)。在這種情況下,生產(chǎn)部門與采購部門就在沒有銷售訂單的情況下,手工開立生產(chǎn)訂單與采購訂單。這個操作習慣就是他們手工作業(yè)的時候留下來的一個惡習。其實,遇到這種情況,在系統(tǒng)里也是比較好處理的,把這張訂單在系統(tǒng)里分成兩張訂單即可。但是,他們已經(jīng)習慣了以前的手工處理方式,所以,在廈門OA系統(tǒng)中仍然沿用以前的那中不合理的方法。在接單生產(chǎn)的企業(yè),若無銷售訂單而安排生產(chǎn)或者采購的話,則會產(chǎn)生一些不良的連鎖反應,如后期不能夠根據(jù)銷售訂單來追蹤訂單執(zhí)行情況等等。這些不良反應在這家企業(yè)中當然也存在。

二是沒有根據(jù)廈門OA系統(tǒng)的特性來改善作業(yè)方式。如對于進貨檢驗來說,一般要求先檢驗后入庫,如此的話,才可以最大限度的防止原材料不良品進入生產(chǎn)線。但在實際工作中,由于檢驗往往需要花費比較長的時間,司機等不及。所以,一般情況下,仍然是走“先入庫、后檢驗”的處理方式??墒?,如此的話,當企業(yè)訂單比較急的時候,某些人員就不會管這原材料有沒有檢驗過,會向倉庫“搶”原材料去生產(chǎn)。有時,企業(yè)的生產(chǎn)部門就等在倉庫門口,供應商送過來的貨還沒來得及入庫,他們就直接拉走了,更不用說是檢驗了。在廈門OA項目中,若一定要求用戶“先檢驗、再入庫”可能是有點苛求 ,但是,在產(chǎn)品質(zhì)量越來越重要的今天,企業(yè)對于|“原材料質(zhì)量合格”的要求也越來越高。其實,在廈門OA系統(tǒng)中,可以做到這一點。如筆者在給一家家電企業(yè)設計流程的時候,就在倉庫設計中,模擬出一個“待檢驗倉庫”。供應商來料若不能夠及時檢驗,則先把原材料錄到“待檢驗倉庫”,這個倉庫中的原材料,是不能夠通過領料單直接領取。等到質(zhì)量部門檢驗合格之后,這個倉庫中的材料又被轉(zhuǎn)移到“原材料”倉庫。如此再結(jié)合 “不能負庫存出庫”的功能,就可以保證在生產(chǎn)線上的材料都是檢驗過的,至少在系統(tǒng)中認為其已經(jīng)檢驗完畢。如此的話,對于提高產(chǎn)品的質(zhì)量,具有很大的幫助。

三是權(quán)限設計的比較混亂。在手工處理階段,人治化現(xiàn)象比較嚴重,最突出的反應就是權(quán)限管理上的混亂。如在手工下采購訂單的時候,采購員自己審核自己的采購單;又或者倉庫人員,根據(jù)自己的心情來決定訂單超收數(shù)量的處理,等等。由于在實際管理中,沒有做好這方面的工作;當廈門OA項目上先后,這些毛病需要根治的話,企業(yè)往往需要通過有效的流程重組才能夠完成。但是,這正是企業(yè)所忌諱的。企業(yè)在EPR項目實施過程中,往往希望通過“改良”的方式來解決權(quán)限上所遭遇的問題,盡量不要對現(xiàn)有的利益分配產(chǎn)生多大的影響。但是,這種“改良”的模式,是治標不治本,不能夠從根本上控制好作業(yè)的相關缺陷。或者說,不能從根本上實現(xiàn)“人治”到“法治”的轉(zhuǎn)變。

正是因為如上這些原因,所以,企業(yè)在廈門OA項目上線后,很多問題看起來好像是解決了,但是,其實是治標不治本。一些問題都暫時被掩蓋了。當問題出來時,由于廈門OA流程作業(yè)具有一些連鎖反應;反而造成的后果會比手工作業(yè)要大的多。所以筆者建議,在廈門OA項目的實施過程中,不能夠治標不治本。

死穴二:挑軟柿子吃。

這個季節(jié),正是柿子上市的好時節(jié)。昨天,我剛從市場中買了一斤的柿子。不知道大家在買柿子的時候,有沒有發(fā)現(xiàn),我們挑柿子的時候,往往都是挑軟的吃,因為軟的甜。

很多企業(yè)在廈門OA項目的過程中,又犯了“柿子挑軟的吃”這個毛病。在企業(yè)上廈門OA項目之前,可能如“銷售訂單下單”等一些簡單的作業(yè),已經(jīng)管理的非常的不錯。所以,在廈門OA項目實施過程中,他們的重點也就放在了這些流程的管理上,因為不用吹灰之力,就可以把這些已經(jīng)深入人心的流程在廈門OA系統(tǒng)中實現(xiàn)起來。而會把一些硬柿子放在一邊。如此的話,就能夠在最短的時間內(nèi),把廈門OA項目上上去。這看起來,對于企業(yè)與我們實施顧問來說,都是一件好事情。企業(yè)項目組可以向企業(yè)請功,而我們實施顧問業(yè)可以圓滿結(jié)束任務,會公司等著拿項目獎金的。

但是,這對于企業(yè)來說,是非常不利的。我們至所以花個幾十萬、幾百萬上個廈門OA項目,不光光是為了管理已經(jīng)完善的流程;企業(yè)管理者更重要的目的是希望通過 廈門OA系統(tǒng)讓企業(yè)的管理水平更上一層樓,能夠解決一些管理上存在的弊病??梢云髽I(yè)項目組成員在實施項目的時候,一味的挑軟柿子吃,則企業(yè)現(xiàn)有管理中遇到的一些問題,可能都沒有解決,從而導致了廈門OA項目不能夠達到預計的效果。

如筆者以前有一個客戶,他們?yōu)榱粟s項目的進度,在項目實施的時候,碰到一些問題就暫時放放。如對于倉庫超收管理、交期控制等一些對企業(yè)來說利益比較大的流程都被擱在了一邊。結(jié)果呢,廈門OA項目是暫時上線了,但是這個廈門OA軟件只是一個簡單的記帳軟件,對于流程的控制,一點都沒有。如倉庫部門在沒有采購單的情況下,也照常收貨;即使供應商提前一個月送貨過來,倉庫也照收不誤等等。由于在廈門OA系統(tǒng)中缺乏這些控制,使得企業(yè)的管理水平很難有所改善,企業(yè)這幾十萬的軟件投資,估計就這樣打水漂了。其實,對于實施顧問來說,輕輕松松的可以完成項目,他們也就樂得輕松。

所以筆者覺得,企業(yè)在廈門OA項目的實施過程中,自己要把好關,不要“柿子專挑軟的吃”。

如在單據(jù)的管理上,要注重單據(jù)之間的連接性。在廈門OA系統(tǒng)中,為了解決手工作業(yè)中單據(jù)管理的混亂,提供了一些比較嚴格的控制手段。如在倉庫進行收貨的時候,倉庫必須在有采購訂單的情況下才能夠收貨,并根據(jù)采購訂單的數(shù)量與交期進行超收數(shù)量與交貨日期的管理控制等等。若這方面可以控制的好的話,則可以很大程度上改善倉庫的管理水平。不過,在實際工作中,筆者發(fā)現(xiàn)大家往往覺得采購與倉庫時兩個部門,難以協(xié)調(diào)為由,把它當作一個硬柿子,丟在一邊。但是,筆者認為,解決這個“無單采購”以及“交貨期”管理上的難題,可以給企業(yè)帶來比較明顯的收益。所以,單據(jù)之間的相互關聯(lián),在廈門OA項目實施過程中,企業(yè)一定要嚴格的實現(xiàn)他,而不能因為它比較硬,就放棄了。

如在流程的管理上,要注意部門之間的配合。由于部門之間存在著一些復雜的利益團體,所以,在制定部門內(nèi)部流程的話,可能會比較簡單;但是,若流程跨部門了,則處理起來可能就會比較麻煩。如在客戶信用額度的管理上,需要銷售部門與財務部門緊密配合才能夠見效,是一個典型的跨部門配合作業(yè)。但是,我有一個客戶知道這個作業(yè)的重要性,可以保障企業(yè)現(xiàn)金流的安全性??墒?,這家企業(yè)銷售部門推給財務部門,而財務部門則推給銷售部門,大家像推皮球一樣,誰也不愿意來啃這個“硬柿子”。結(jié)果等到廈門OA項目都快運行一年了,還沒有人負責來吃這個“硬柿子”。

所以,筆者認為,在廈門OA項目過程中,不能因為“柿子比較軟”,大家就都去搶著吃。作為企業(yè)的廈門OA項目管理員,應該有這個能力,能夠評價流程的重要性與問題的急迫性,必須根據(jù)對企業(yè)價值的不同來區(qū)別的對待相關的流程與作業(yè),而不是簡單的根據(jù)這個作業(yè)或者流程實現(xiàn)起來是否方便為標準進行廈門OA項目的實施。若不這樣的話,即使企業(yè)廈門OA項目成功上線了,但是,一些對企業(yè)可能帶來比較大收益的流程與作業(yè),都沒有實現(xiàn),則廈門OA項目的效果也就會大大的打折扣了。(IT168)

發(fā)布:2007-04-24 10:31    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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