廈門OA上線后：做好項(xiàng)目實(shí)施收尾工作

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當(dāng)選型時(shí)廈門OA廠商間騰騰的殺氣散盡，當(dāng)啟動(dòng)大會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)們鏗鏘的誓言遠(yuǎn)去，當(dāng)系統(tǒng)定義時(shí)無(wú)盡的爭(zhēng)論被忘卻，當(dāng)整理數(shù)據(jù)系統(tǒng)切換的加班加點(diǎn)兌成了獎(jiǎng)金，當(dāng)開機(jī)聯(lián)線進(jìn)入系統(tǒng)成為工作習(xí)慣，當(dāng)顧問們的身影不再常見……

“這就是我們的廈門OA？我們的廈門OA就是這樣？”好像和我們當(dāng)初的想象一樣又不太一樣，一種說(shuō)不清的感覺在人們的心中產(chǎn)生，是時(shí)候問一聲了，我們的廈門OA到底怎么樣？

投入了數(shù)月甚至數(shù)年的時(shí)間，投入了數(shù)十?dāng)?shù)百萬(wàn)的資金，投入了多少干部員工的心血，廈門OA終于上線了。塵埃落定，喧囂復(fù)歸平靜，一場(chǎng)翻天覆地的變革似乎走進(jìn)了尾聲。值得嗎？人們問。

這是一個(gè)項(xiàng)目評(píng)價(jià)的問題，也是一個(gè)廈門OA項(xiàng)目如何做好實(shí)施收尾工作的問題。那么，這個(gè)評(píng)價(jià)、這個(gè)收尾工作如何才能做好呢？

1. 正確的人

應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)評(píng)價(jià)我們的項(xiàng)目成功與否呢？有文章說(shuō)“廈門OA成功，企業(yè)說(shuō)好就是成功”。然而企業(yè)里有很多人，參與項(xiàng)目的也不少。高層管理人員、核心部門的主管、基層操作的員工，站的角度不同，發(fā)表意見的方式也不同。高管們說(shuō)見到效益才是成功的；中層們說(shuō)流程順了、數(shù)據(jù)準(zhǔn)了應(yīng)該就算成功了吧；基層說(shuō)操作簡(jiǎn)便工作量減少了就成功了。眾口難調(diào)??！何況，項(xiàng)目實(shí)施時(shí)的工作調(diào)整、權(quán)利再分配難免讓部分人受到負(fù)面影響，他們是否還能以平和公正的心態(tài)來(lái)評(píng)價(jià)呢？

引入第三方評(píng)估是個(gè)不錯(cuò)的想法。由專業(yè)的顧問、行業(yè)專家來(lái)評(píng)估，客觀、可比、也權(quán)威。專家們見多識(shí)廣，可以通過與同行業(yè)、同規(guī)模、同地域的企業(yè)進(jìn)行對(duì)比，可以與同目標(biāo)、同類型、同時(shí)期、同投資規(guī)模的項(xiàng)目進(jìn)行對(duì)比，對(duì)項(xiàng)目的投資、運(yùn)行、技術(shù)、效果做出評(píng)估，讓我們了解當(dāng)初的決策是否正確，實(shí)施的工作是否有效，廈門OA系統(tǒng)能為企業(yè)提供多大的幫助。同時(shí)，專家們還可以指出項(xiàng)目中的成績(jī)和不足，為企業(yè)下一階段的信息化項(xiàng)目安排提供幫助。

2. 正確的時(shí)間

評(píng)估應(yīng)該在項(xiàng)目上線后多長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行呢？建議在項(xiàng)目上線之后，解決了因并行、不夠熟悉系統(tǒng)和流程等帶來(lái)的忙亂后馬上進(jìn)行。這個(gè)時(shí)候進(jìn)行評(píng)估有很多好處：項(xiàng)目實(shí)施的熱情還在，對(duì)評(píng)估后改進(jìn)的速度與力度相應(yīng)也快一些；系統(tǒng)運(yùn)行中該發(fā)現(xiàn)的問題也已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，評(píng)估可以有的放矢；人們逐漸開始熟悉并接受新的系統(tǒng)，而且已經(jīng)開始著手使用系統(tǒng)解決實(shí)際工作中的問題了，不會(huì)因態(tài)度問題出現(xiàn)誤導(dǎo)；我們的解決問題的幫手和老師——實(shí)施顧問還在，可以一起完成評(píng)估和改進(jìn)。

在這個(gè)時(shí)候進(jìn)行評(píng)估有兩個(gè)目的。一是總結(jié)實(shí)施階段的經(jīng)驗(yàn)，評(píng)價(jià)大家工作的效果，保證大家的付出得到相應(yīng)的回報(bào)，避免項(xiàng)目結(jié)束時(shí)人員歸隊(duì)時(shí)的士氣低落和不穩(wěn)定感。另一方面是可以及時(shí)從更高的角度發(fā)現(xiàn)并提出問題以便解決，而這些問題的解決將把廈門OA系統(tǒng)的所有權(quán)從實(shí)施組移交給經(jīng)營(yíng)管理者，這個(gè)接力棒的傳遞標(biāo)志著公司由學(xué)習(xí)系統(tǒng)轉(zhuǎn)向駕御系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)績(jī)。也就是說(shuō)，在這個(gè)階段進(jìn)行評(píng)估，可以有效的把大家的注意力從努力發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)、流程不完善的地方，轉(zhuǎn)移到使用系統(tǒng)去努力解決實(shí)際工作中的問題。

3. 正確的方法

評(píng)估與評(píng)價(jià)應(yīng)該采用適當(dāng)?shù)姆椒ā槭裁磸B門OA的成功難以判斷，而財(cái)務(wù)軟件、CAD這樣的項(xiàng)目從來(lái)沒有類似的爭(zhēng)論？因?yàn)樗鼈冊(cè)u(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)和方法是單一的。因?yàn)轫?xiàng)目的投資小、周期短，大家一般不去做什么投資回報(bào)、效益分析，甩賬、甩圖板就是成功的標(biāo)志。

判斷廈門OA成功與否比較權(quán)威的方法包括：（1）《A、B、C、D優(yōu)秀企業(yè)運(yùn)作考核提綱》，MRPII的主要?jiǎng)?chuàng)始人O.懷特在1976年提出， 1993年修訂，分為戰(zhàn)略規(guī)劃、員工與團(tuán)隊(duì)精神、全面質(zhì)量管理與進(jìn)取不懈、新產(chǎn)品開發(fā)、計(jì)劃與控制5大部分。（2）美國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化研究機(jī)構(gòu) BenchmarkingPartners的廈門OA項(xiàng)目評(píng)價(jià)體系，是通過對(duì)用戶項(xiàng)目的投資回報(bào)情況進(jìn)行全面調(diào)研后提出的一套廈門OA項(xiàng)目評(píng)價(jià)體系，包括項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)因素、事務(wù)處理指標(biāo)和關(guān)鍵成功因素等三個(gè)方面的內(nèi)容。（3）廈門OA應(yīng)用績(jī)效評(píng)價(jià)體系：由評(píng)價(jià)制度體系、評(píng)價(jià)組織體系和評(píng)價(jià)指標(biāo)體系三個(gè)部分組成，既可以定性的反映企業(yè)通過應(yīng)用廈門OA后在管理方面有哪些明顯的改進(jìn)、提高和創(chuàng)新，又可以用相關(guān)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)定量的反映企業(yè)綜合能力和管理過程狀況的改進(jìn)和提高。

從上述幾種方法可以看出，廈門OA評(píng)價(jià)方法主要還是側(cè)重企業(yè)應(yīng)用狀況的評(píng)價(jià)，也就是對(duì)應(yīng)用廈門OA一個(gè)階段后，企業(yè)是否因廈門OA而獲益、獲益程度如何進(jìn)行的評(píng)價(jià)。第一，剛剛上線的企業(yè)使用這樣的分析評(píng)價(jià)方法未必完全適合；第二，在部分實(shí)現(xiàn)廈門OA的公司需要對(duì)這些方法體系擇部分使用。

因此，除了選擇這些方法體系之外，更重要的是對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行狀況、實(shí)施的效率與效果的評(píng)估。（論壇）