廈門OA環(huán)境下內(nèi)部控制系統(tǒng)建立與實施要點分析

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廈門OA雖然在技術(shù)上依托于現(xiàn)代信息技術(shù)，但本質(zhì)上是個管理工程，其目的是要把根據(jù)企業(yè)實際情況提煉出來的先進管理流程、管理方法、管理技術(shù)及管理理念，用現(xiàn)代IT技術(shù)固化成型，從而提升企業(yè)的工作效率。而內(nèi)部控制作為一種先進的組織管理制度在現(xiàn)代企業(yè)管理中有著重要的地位，它對于確保企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)、國家法規(guī)制度的貫徹、財會信息質(zhì)量的保證、以及財產(chǎn)物資的安全與審計工作的開展等諸多方面都有著非常重要的作用。因而，在廈門OA環(huán)境下建立內(nèi)部控制系統(tǒng)是廈門OA項目實施中不可缺少的一部分。廈門OA的引入，一方面可以幫助企業(yè)節(jié)省內(nèi)部控制的人力成本，提高內(nèi)部控制的效率，但是另一方面也會給企業(yè)內(nèi)控體系帶來很多具有IT技術(shù)特點的新問題。因而在廈門OA系統(tǒng)開發(fā)與的實施過程中，應當全面考慮，將完善的內(nèi)部控制體系有步驟地融入廈門OA環(huán)境當中，并將由信息技術(shù)帶來的風險納入新的內(nèi)部控制之中，以便在內(nèi)部控制方面盡量揚廈門OA之長，避廈門OA 之短，為企業(yè)引入廈門OA帶來最大的收益。

1. 明確差異，確立廈門OA系統(tǒng)內(nèi)部控制體系建立所需要的內(nèi)部控制框架

為了在廈門OA環(huán)境中建立完善有效的內(nèi)部控制體系，首先需要認識到廈門OA內(nèi)部控制與傳統(tǒng)內(nèi)部控制存在差異，并需要從理論上選定適用于企業(yè)廈門OA環(huán)境的內(nèi)部控制框架，并依據(jù)該框架建立企業(yè)自己的內(nèi)部控制制度，設(shè)計內(nèi)部控制流程、內(nèi)部控制點、內(nèi)部控制檢測點等內(nèi)容。傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制主要包括:管理控制和會計控制，而在我國則特別強調(diào)了會計控制;引入廈門OA之后，內(nèi)部控制則除了上述兩個控制內(nèi)容外又增加了IT控制，由于廈門OA中IT技術(shù)滲透到整個管理系統(tǒng)中， 因而IT控制并非一個與管理控制、會計控制相剝離的獨立部分，而是與它們緊密結(jié)合、相互作用的部分，需要共同考慮;同時還應當認識到，引進廈門OA的企業(yè)未必能夠建立起一個比非廈門OA環(huán)境下更完善有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)，除非它成功地規(guī)避了IT技術(shù)本身帶來的風險。為了建立廈門OA環(huán)境下的內(nèi)部控制系統(tǒng)，企業(yè)應當首先確立一個廈門OA內(nèi)部控制的總體框架，企業(yè)內(nèi)部控制框架可供選擇與參考的標準很多，目前受到廣泛認可的內(nèi)部控制框架是美國COSO 1992年提出的內(nèi)部控制框架， 該框架中內(nèi)部控制有3個目標(運營效果效率、財務(wù)報告的可靠性、相關(guān)法律的遵守)以及5個要素(控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息溝通、監(jiān)督)。雖然依據(jù)COSO的內(nèi)部控制框架可以幫助企業(yè)建立一個較為完整科學的內(nèi)控體系，但是COSO并非一個針對IT 環(huán)境的內(nèi)控體系，并沒有將IT 技術(shù)納入考量的范圍之內(nèi)。因而在選擇廈門OA內(nèi)部控制框架的時候，還應當借鑒一些偏重于IT環(huán)境下的內(nèi)部控制框架，比如信息系統(tǒng)和技術(shù)控制目標 (Control Objectives for Information and related Technology，COBIT)它由覆蓋信息化生命周期的4個域、34個IT控制目標、318個詳細控制目標組成。雖然COBIT也涉及企業(yè)經(jīng)營、合法合規(guī)等方面的控制，但是偏重信息技術(shù)控制，因而應當與COSO共同參考使用。當然還有其他著重IT 內(nèi)部控制的控制框架，例如英國的BS7799-2以及ISO 20000、ISO 17799等可供參考。依據(jù)可供參考的內(nèi)部控制框架并結(jié)合企業(yè)的具體實際情況，企業(yè)最終確立自己的內(nèi)部控制框架，并設(shè)計出內(nèi)控藍圖和目標。企業(yè)自身對于內(nèi)部控制目標的精準認識對于企業(yè)后續(xù)與廈門OA開發(fā)商技術(shù)人員之間的溝通會起到關(guān)鍵的作用。

2. 在已確定的內(nèi)部控制框架內(nèi)對具體的內(nèi)部控制方案進行細化設(shè)計

在基本確立了企業(yè)將采用的內(nèi)部控制框架后，還需要依據(jù)此框架建立內(nèi)部控制制度并對單項內(nèi)部控制方案進行設(shè)計，使確定的內(nèi)控方案更加細化。一般單項內(nèi)部控制方案設(shè)計思路有3種:按部門設(shè)計、按項目設(shè)計、按流程設(shè)計。由于廈門OA本身的設(shè)計是面向流程的，采用按流程來設(shè)計內(nèi)部控制方案會比較切合實際，關(guān)于按照 廈門OA業(yè)務(wù)循環(huán)流程來設(shè)計廈門OA內(nèi)部控制方案的可行性也有學者提出過論證并予以了肯定。但是需要特別強調(diào)的是，按流程設(shè)計必須要建立在企業(yè)業(yè)務(wù)流程本身比較合理的基礎(chǔ)上，所以引進廈門OA時企業(yè)對于業(yè)務(wù)流程的梳理與提煉是至關(guān)重要的。圍繞業(yè)務(wù)流程，企業(yè)會計、審計人員與業(yè)務(wù)人員密切協(xié)作，共同分析信息技術(shù)環(huán)境下的企業(yè)訂單、采購、庫存、計劃、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、運輸、分銷、人事管理等環(huán)節(jié)的作業(yè)過程、管理過程和信息過程的新特點，制定對應控制規(guī)則。在進行設(shè)計時，首先，應當明確業(yè)務(wù)流程中各個作業(yè)前后的銜接，明確這些作業(yè)相互之間的關(guān)系;其次，制定每一項作業(yè)相應的作業(yè)標準和考核指標;再次，明確每項作業(yè)中的任務(wù)組合，對每項任務(wù)制定出相應的標準，即完成任務(wù)的指標，其中包括量化和非量化指標;最后，將每一項任務(wù)落實到執(zhí)行任務(wù)的個人或者功能模塊，用上述制定的量化和非量化指標作為考核業(yè)績指標。同時由于任務(wù)最終落實到組織，涉及授權(quán)和責任的劃分，這樣流程的設(shè)計和組織的設(shè)計就達到了有效的結(jié)合;而在一項業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行過程中，也可能涉及不同的內(nèi)部控制項目，那么組織、項目、流程就可以完成三維的組合。

3. 在廈門OA項目引入的需求分析階段與開發(fā)階段必須重視與開發(fā)商充分溝通

企業(yè)在通過前面的兩個步驟明確了自身的內(nèi)部控制的架構(gòu)與方案后，在正式啟動廈門OA項目時企業(yè)還必須清晰準確地將自己的內(nèi)部控制設(shè)計意圖與方案向廈門OA供應商的IT人員進行精準的描述。對于不同的企業(yè)來說，其管理流程與業(yè)務(wù)循環(huán)各有不同，因而幾乎沒有企業(yè)能夠使用廈門OA 提供商提供的不加任何變動的廈門OA 系統(tǒng)，在企業(yè)引進廈門OA之初，都需要與廈門OA 提供商進行需求分析與溝通，將本企業(yè)的特定需求融入到廈門OA系統(tǒng)中去，企業(yè)既定的內(nèi)部控制方案也需要在這一過程中融入廈門OA系統(tǒng)。因而，在實施廈門OA 項目之初，企業(yè)必須根據(jù)自己制定的內(nèi)控藍圖與提供方作充分的交流溝通，對戰(zhàn)略理念的控制范圍、控制程序及實現(xiàn)控制的方法都進行清晰的界定。而廈門OA提供商也必須充分重視和用戶的溝通聯(lián)系，分領(lǐng)導決策層、管理執(zhí)行層和操作實現(xiàn)層3個層次分別進行溝通和培訓，以最終達到理念認識上的統(tǒng)一。即便如此，在廈門OA系統(tǒng)當中將內(nèi)部控制具體化的過程也需要努力做很多的工作，除了需要對提供商的IT人員進行詳細的流程業(yè)務(wù)描述使其能夠?qū)⒁恍﹥?nèi)控手段固化到系統(tǒng)當中去之外， 還必須聽取IT人員的意見，明確哪些內(nèi)控功能不能完全依賴于計算機信息系統(tǒng)而仍然需要傳統(tǒng)的方式來進行， 即仍需要明確廈門OA系統(tǒng)中的內(nèi)部控制系統(tǒng)是一個人機共同作用的系統(tǒng)，只有通過供需雙方的充分溝通和努力，才能建立起完善有效的廈門OA內(nèi)部控制體系。