廈門OA技巧：采購流程操作

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采購是企業(yè)管理的一個(gè)重點(diǎn)對象，因?yàn)槠潢P(guān)系到企業(yè)資金的流出。所以，采購流程也是廈門OA管理的一個(gè)重點(diǎn)。但是，很多企業(yè)在操作過程中，缺乏總結(jié)，今天在這里，我就在這里把這工作給做了，給他們這些“懶人”做點(diǎn)事情，希望對他們有所幫助。

一、采購管理普通操作流程。

各個(gè)企業(yè)雖然生產(chǎn)的產(chǎn)品千奇百怪，但是，其采購管理流程是類似的。企業(yè)大部分的采購管理流程如下：

1、 請購。

請購是指需求單位，當(dāng)有材料需求時(shí)，向采購部門提出請購的請求。一般，在生產(chǎn)企業(yè)中，請購作業(yè)由計(jì)劃人員來做，也有的企業(yè)設(shè)有專門的生管部門，也可以由這個(gè)部門負(fù)責(zé)。

請購單根據(jù)來源的不同，可以分為多種。一是有MRP計(jì)劃生成而來，這些材料都包括在產(chǎn)品的物料清單中，根據(jù)物料清單中的材料用量與銷售訂單或者生產(chǎn)計(jì)劃的產(chǎn)品數(shù)量，計(jì)算出需求;二是根據(jù)安全庫存模型，計(jì)算出來的庫存補(bǔ)貨單，這一般由倉庫人員開立;三是一般請購，即沒有來源的臨時(shí)性物料需求。

一般來說，需求人員在開立請購單時(shí)，只需要關(guān)心如下問題：一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么時(shí)候需要。向誰購買、以什么價(jià)格購買一般都不時(shí)他們需要關(guān)注的問題，這些內(nèi)容采購員會(huì)解決。

2、 請購單維護(hù)。

在請購單轉(zhuǎn)換成采購單前，采購維護(hù)人員需要在進(jìn)行核對一次。在請購單維護(hù)的過程中，其主要關(guān)心的是采購的供應(yīng)商是否準(zhǔn)確、價(jià)格是否有錯(cuò)誤、及采購數(shù)量是否符合相關(guān)規(guī)則。

供應(yīng)商可以根據(jù)物料基本信息定義處帶過來，而且，帶出來的是首選供應(yīng)商。如一個(gè)材料有三個(gè)供應(yīng)商，但是，首選供應(yīng)商只有一個(gè)，即甲供應(yīng)商。則該材料的默認(rèn)供應(yīng)商即為甲供應(yīng)商。若采購員在維護(hù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商需要調(diào)整時(shí)，可以在這里進(jìn)行調(diào)整。當(dāng)首選供應(yīng)商有所變更時(shí)，企業(yè)用戶要及時(shí)在基礎(chǔ)資料中進(jìn)行更改，如此，可以減少后期維護(hù)的工作量。

價(jià)格帶出來的也是跟供應(yīng)商關(guān)聯(lián)的價(jià)格。這里要注意一個(gè)問題，就是企業(yè)確定的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格跟供應(yīng)商采購的采購價(jià)格有區(qū)別。企業(yè)確定的材料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，使用來對采購價(jià)格進(jìn)行管理控制的一個(gè)參考數(shù)據(jù)，其往往跟實(shí)際采購的價(jià)格有一定的差異;企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)成本是以標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格為基礎(chǔ)計(jì)算的，而實(shí)際成本則是以實(shí)際采購價(jià)格為基礎(chǔ)進(jìn)行計(jì)算。所以，這里帶出來的價(jià)格，是與供應(yīng)商對應(yīng)的價(jià)格，而不是企業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格。有些不成熟的系統(tǒng)，如Compiere系統(tǒng)的采購功能，帶出來的價(jià)格，就是企業(yè)設(shè)置的參考價(jià)格，這是不合理的。

有時(shí)候，不一定需求方請夠多少，采購就采購多少。采購時(shí)，采購數(shù)量由時(shí)候，還要符合一定的規(guī)則。如供應(yīng)商有規(guī)定最小采購量時(shí)，則采購數(shù)量要滿足最小采購數(shù)量;若采購數(shù)量有包裝數(shù)量的限制時(shí)，則實(shí)際采購數(shù)量則為采購包裝數(shù)量的整數(shù)倍等等。用戶要注意這些規(guī)則的影響，因?yàn)椋暨@些多出來的材料處理的不好的話，就會(huì)成為企業(yè)的貸治料。

3、 請購轉(zhuǎn)采購。

請購單轉(zhuǎn)換采購單的時(shí)候，有一個(gè)需要特別關(guān)注，就是，當(dāng)請購單維護(hù)處，供應(yīng)商處為空白或者該供應(yīng)商已經(jīng)不允許交易了，該如何處理?

有一種方法，處理的不是很好。如Compierr系統(tǒng)的這個(gè)轉(zhuǎn)換功能，當(dāng)某項(xiàng)材料供應(yīng)商沒有指定時(shí)，下次不能重新維護(hù)再生成。這是非常不方便的，因?yàn)槿丝倳?huì)有疏忽，特別是當(dāng)訂單多的時(shí)候，若一格疏忽，沒有維護(hù)全面的話，則只要?jiǎng)h除采購單再重新來過，那就比較麻煩了。

我認(rèn)為，比較合理的做法是，若一項(xiàng)請購單有六項(xiàng)物料，其中兩項(xiàng)因?yàn)槭韬?，沒有指定供應(yīng)商時(shí)，在請購單轉(zhuǎn)換成采購單的過程中，系統(tǒng)會(huì)把已經(jīng)有供應(yīng)商的物料生成采購單，比提醒錯(cuò)誤信息，說有哪兩項(xiàng)物料因?yàn)闆]有指定供應(yīng)商而無法生成采購單，在請購單維護(hù)處，維護(hù)后，在不需要?jiǎng)h除采購單的前提下，就可以把這兩項(xiàng)物料生成采購單。如此設(shè)計(jì)，才比較方便與合理。大部分系統(tǒng)，如神州數(shù)碼的易飛廈門OA系統(tǒng)就是如此處理的。

4、 采購單維護(hù)。

采購單維護(hù)主要是做一些日常的維護(hù)工作。需要提醒的是，有些更改工作，最好通過采購訂單變更單處理，如此，能夠保留歷史修改記錄，方便后續(xù)的追蹤與處理。