如何用協(xié)同OA實(shí)現(xiàn)天津OA信息化應(yīng)用

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   OA信息化作為信息化中的新型應(yīng)用，最近越來越受到用戶的重視，我們相信未來的優(yōu)秀的組織必定是基于知識管理基礎(chǔ)的學(xué)習(xí)型組織。

    但是，由于知識管理的發(fā)展還處于發(fā)展的初級階段，因此，客戶、廠商在對知識管理的范圍與應(yīng)用的界定上存在著一定的分歧和認(rèn)知模糊。從市場的角度來看，不少廠商在推銷著昂貴的知識管理軟件，國外知識管理軟件的每個(gè)許可的費(fèi)用高達(dá)萬元以上，用戶根本就用不起。另一方面，其實(shí)在用戶每天的工作中，大量的潛在的知識被分散在無數(shù)的電腦之中，孤立并被遺忘著，難以發(fā)揮效用。因此本文側(cè)重于與讀者探討如何利用現(xiàn)有的高性價(jià)比系統(tǒng)如OA，遵從知識管理的方向和理念，進(jìn)行不同層次的應(yīng)用，有效發(fā)揮知識的價(jià)值。

    知識管理的概念與應(yīng)用探討

    知識的定義：知識是一種對個(gè)人有價(jià)值的信息。從廣義上來講，由于個(gè)人的價(jià)值取向的差異，所以任何信息都有成為知識的可能性。顯然，在此處我們不是要探討這種個(gè)性化的知識為主，盡管你可能是超級女聲的“玉米”或者“涼粉”，大可用google、百度在互聯(lián)網(wǎng)大量收集并篩選、存儲對于你的愛好有價(jià)值的知識，但這些“知識”對組織并無價(jià)值。我們在此探討?yīng)M義的知識——組織知識。

    組織知識：是一種對組織有價(jià)值的信息。組織中的信息經(jīng)過系統(tǒng)化地收集、篩選、分類、存儲、共享的過程，那些原本在我們身邊的信息將被粹取為知識(以下簡稱知識)。

    組織知識類型：從介質(zhì)類型來看早期主要是紙質(zhì)文檔，隨著電腦的普及，數(shù)字化信息或者電子信息已經(jīng)成為主導(dǎo)，而且格式從最初的非結(jié)構(gòu)化文本擴(kuò)展到多媒體(如視頻)和結(jié)構(gòu)化表單等。從知識的內(nèi)容來看，早期主要是以公文、合同、計(jì)劃、總結(jié)、圖紙、表單為主，顯著的特征是靜態(tài)結(jié)果，而現(xiàn)在組織開始注重保留經(jīng)營管理的過程作為知識的擴(kuò)展和延伸。

    知識層次：即使在同一個(gè)組織中，不同的知識對不同的個(gè)體也有不同的正向價(jià)值甚至是負(fù)向價(jià)值(風(fēng)險(xiǎn))。在組織中規(guī)章制度作為公開的知識是普遍現(xiàn)象，新人到單位基本上是先學(xué)習(xí)這些知識，而財(cái)務(wù)報(bào)表或者薪資數(shù)據(jù)則對大多數(shù)人是保密的，但對同樣是新人如新到任總經(jīng)理則是最重要的知識之一，同樣，圖紙或者工藝對絕大部分人是毫無價(jià)值的，即使開放給每個(gè)人學(xué)習(xí)，也沒有價(jià)值。因此，我們會發(fā)現(xiàn)知識是有層次的，分為公開或基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、特種知識三個(gè)層次。

    組織保障：傳統(tǒng)組織中辦公室主任或者文檔管理員，這類角色作為早期的知識管理員已經(jīng)司空見慣了，但這類傳統(tǒng)角色無論從經(jīng)驗(yàn)還是素質(zhì)都僅限于對知識的結(jié)果管理，甚至只是一個(gè)掌管鑰匙的保安而已，完全不能承擔(dān)現(xiàn)在或未來的知識管理的需求。因此有必要設(shè)置專門的知識管理員，國外的CKO(首席知識執(zhí)行官)的經(jīng)驗(yàn)國內(nèi)企業(yè)也可以借鑒，由具備這種素質(zhì)的人來對知識進(jìn)行真正的管理。另外由于電腦的普及，傳統(tǒng)的知識以個(gè)體的頭腦經(jīng)驗(yàn)的存儲方式已經(jīng)變成越來越數(shù)字化了，傳統(tǒng)的管理方式只注重組織中最核心的信息如公文，現(xiàn)在則有必要建立更大范圍的知識管理，甚至要求每個(gè)部門有知識管理的責(zé)任人或者二級知識管理員，強(qiáng)制對知識的采集擴(kuò)大到部門級，建立起中央知識庫和二級知識庫。

    知識管理：從字面上理解，知識管理就是對組織知識的管轄治理，管的概念涵蓋了知識的采集和應(yīng)用，知識從狀態(tài)角度來看分為顯性知識和隱性知識，在組織中常常是隱性知識的數(shù)量大大多于顯性知識的儲量，因此要有相應(yīng)的激勵(lì)(正負(fù)激勵(lì))制度保障，促進(jìn)從隱性知識向顯性知識轉(zhuǎn)化，從理的概念來看，在具備知識管理員的前提下，知識管理員必須去建立知識的采集流程、篩選條件、分類規(guī)則、共享權(quán)限、學(xué)習(xí)計(jì)劃、知識生命周期管理等一系列的規(guī)則，對知識進(jìn)行價(jià)值最大化的擴(kuò)散和利用。因此，筆者認(rèn)為知識管理分為知識形成和分享兩大范疇和階段，理想的情況下通過組織保障和信息化手段循環(huán)不休。

    如何用協(xié)同OA進(jìn)行知識管理

    顯然，在了解了知識管理的重要性之后，不少組織將會考慮將知識納入到管理范疇，但市場上的知識管理軟件大多為靜態(tài)知識設(shè)計(jì)，雖然能夠不斷更新、添加知識，但明顯缺少管理過程類的知識，如決策過程、審批過程等，因此造成知識體系的完整性方面存在非常大的缺陷。并且這類軟件大多針對組織中少數(shù)人應(yīng)用而設(shè)計(jì)，強(qiáng)調(diào)檢索、內(nèi)容管理、學(xué)習(xí)考核等，應(yīng)用范圍狹窄且昂貴，讓用戶望而卻步。反觀最近幾年其他管理軟件的發(fā)展，如OA、HR、CRM的廠商都開始注意到了知識管理的重要性，知識管理方面的應(yīng)用和功能開始從這些軟件上延伸并發(fā)展出來了，應(yīng)該說，知識管理作為單一用途的軟件的前途并不明朗，將會成為各類應(yīng)用特征更明顯的管理軟件的一部分而融合消失，正如手機(jī)以短信的方式消滅掉了傳呼機(jī)，又將對MP3形成強(qiáng)大挑戰(zhàn)。所以用戶不妨在挑選管理軟件時(shí)候注重選擇那些具有知識管理功能或應(yīng)用價(jià)值的軟件，另辟蹊徑同樣可以達(dá)成知識管理的目的。

    在這些類型的管理軟件中，協(xié)同OA具有最突出的應(yīng)用價(jià)值，原因如下：首先，OA是組織中全員信息化的第一臺階，每一個(gè)組織都將選擇協(xié)同OA作為統(tǒng)一工作平臺，使用者范圍遍及組織中所有人，為知識采集和共享的范圍最大化奠定了基礎(chǔ)，并且由于協(xié)同OA的高性價(jià)比，使得組織的知識管理成本降到最低。其次，OA中普遍具有文檔管理、查詢功能，配合訪問權(quán)限的控制，可以實(shí)現(xiàn)對知識的分類、檢索關(guān)鍵字定義，以及針對不同角色分配學(xué)習(xí)、訪問、檢索的權(quán)限，構(gòu)架安全嚴(yán)密的知識擴(kuò)散體系。第三，協(xié)同OA中工作流技術(shù)承載著組織的重要審批流程，這些流程的過程和節(jié)點(diǎn)中的信息是組織的歷史，是不可或缺的重要的知識的組成部分。因此以協(xié)同OA構(gòu)建組織的知識管理體系無疑是一種非常有價(jià)值的增值應(yīng)用方式。

    以用友致遠(yuǎn)的A6協(xié)同辦公軟件為例，我們可以更清楚的看到協(xié)同OA的知識管理應(yīng)用的價(jià)值。

    1、靈活的文檔體系：在A6中有一個(gè)角色為文檔管理員，這個(gè)角色和傳統(tǒng)的后臺系統(tǒng)管理員并不是同一個(gè)角色，該角色可以以類似WINDOWS文件夾的方式設(shè)置多達(dá)99級的文件夾(目錄)，并且在同級對文件夾數(shù)量并無限制。因此用戶可以用這個(gè)角色建立自己的知識管理根節(jié)點(diǎn)目錄體系，并且可以為每個(gè)部門建立部門級目錄，授權(quán)每個(gè)部門的二級文檔管理員進(jìn)行管理，從而構(gòu)架集中可控的多級知識管理體系。

    2、海量、兼容：A6的文件夾是一個(gè)超級大胃口，可以上傳小于50M的單一文件，并且對存儲量無限制，只要硬盤夠大，就能無限擴(kuò)充，滿足知識的不斷追加。并且A6中的文件夾是一個(gè)“雜食動(dòng)物”，用戶可以上傳doc、jpg、xls、ppt、avi、mpeg、html、eml、rar、zip……所有WINDOWS支持的格式文檔，同時(shí)還能存儲工作流產(chǎn)生的公文審批、項(xiàng)目審批、合同審批、計(jì)劃審批之類的所有重要的制度化行為過程和結(jié)果，有效地保證了知識的完整性，這是傳統(tǒng)知識管理軟件所不具備的。

    3、嚴(yán)密的權(quán)限體系：在A6的文檔權(quán)限體系設(shè)計(jì)時(shí)考慮到了授權(quán)的多種角度，能按照人員姓名、組群、部門、職務(wù)級別、崗位等多種方式進(jìn)行訪問授權(quán)，高效建立復(fù)合的知識分享學(xué)習(xí)的權(quán)限體系。另外從細(xì)節(jié)上考慮了，既能對訪問者開放整個(gè)目錄，也能逐條開放記錄訪問，即使個(gè)別用戶臨時(shí)性借閱(可設(shè)置時(shí)間期限自動(dòng)或手動(dòng)撤銷)機(jī)密知識，也不會看到權(quán)限以外的機(jī)密材料。這樣的應(yīng)用既能保證知識的最大化傳播，又能保護(hù)重要知識的安全。
    4、知識管理：由于知識采集的途徑是多樣化的，所有在A6中為前文中提到的工作流設(shè)計(jì)了一種自動(dòng)歸檔的機(jī)制，用戶可以根據(jù)組織的知識篩選標(biāo)準(zhǔn)，在不同的工作流模版當(dāng)中規(guī)定好自動(dòng)歸檔的緩存目錄，這樣，有效的信息會在每天的協(xié)同OA的正常使用當(dāng)中源源不斷地轉(zhuǎn)化為知識，知識管理員可以在緩存目錄中對這些信息進(jìn)行評估，選擇那些符合知識標(biāo)準(zhǔn)的信息存儲到指定的知識文件夾下，對其進(jìn)行關(guān)鍵字定義，便于以后使用者的模糊查詢。除增加、刪除功能之外，A6還有對指定文檔進(jìn)行替換的功能，能用新的知識覆蓋老的知識，減少了生命周期較短的知識的維護(hù)工作量。A6中的知識可以被管理員復(fù)制、移動(dòng)到不同文件夾(目錄)中，最值得一提的是“映射”功能，能夠幫助客戶把在比如財(cái)務(wù)部目錄中的某條知識記錄投射到類似知識庫、新員工必讀之類等其他目錄下，當(dāng)這條知識記錄發(fā)生變化時(shí)其投射的其他目錄的投影也會發(fā)生同樣的改變，這有點(diǎn)像知識的分身術(shù)，可以讓知識特別是管理類知識在滿足其部門的管理的同時(shí)，化身無數(shù)出現(xiàn)在其他需要這條知識的學(xué)習(xí)者面前。

    隨著產(chǎn)品的不斷進(jìn)化和發(fā)展，A6將在學(xué)習(xí)的自動(dòng)化、效果評估等方面進(jìn)行大量的應(yīng)用擴(kuò)展和增強(qiáng)，用戶可以通過產(chǎn)品升級包不斷得到新技術(shù)帶來的進(jìn)步和價(jià)值。正如A6的名稱中所包涵的理念一樣——Arranging-Administering Availably Anyway Anywhere Anytime!我們相信，用戶也能在享受協(xié)同工作高效的同時(shí)，在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)、以任何方式享受知識所帶來的價(jià)值提升!

主編：魏強(qiáng)