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   隨著社會經(jīng)濟水平的不斷提高,我國企業(yè)之間的市場競爭力日益激烈,大部分企業(yè)為了能夠在市場競爭中處于有利地位,通常情況下,一方面采用擴大市場經(jīng)營規(guī)模、研究新技術以及開發(fā)新產(chǎn)品等方法來提高企業(yè)市場競爭力;另一方面通過制定制度來加強企業(yè)內(nèi)部管理、降低生產(chǎn)成本以及提高員工工作效率等途徑來提高企業(yè)的市場競爭力。OA辦公自動化系統(tǒng)以方便快捷、高效等優(yōu)點被廣泛的應用在現(xiàn)代企業(yè)中,并逐漸成為企業(yè)未來發(fā)展的趨勢。因此,建立OA辦公自動化系統(tǒng)是當前企業(yè)改革的首要任務。

  一、OA辦公自動化系統(tǒng)的概念分析

  隨著21世紀信息化時代的到來,能否掌握了解信息、運用知識,在信息時代的背景下,是決定一個國家、一個社會、一個企業(yè)或者一個人是否成功的關鍵性因素。

  (一)OA辦公自動化系統(tǒng)的定義

  所謂OA,指的是Office Automation,全稱辦公自動化系統(tǒng)。指的是一種集計算機技術、計算機通信技術、行為科學以及系統(tǒng)科學于一體的系統(tǒng),將以往的數(shù)據(jù)處理技術中不能解決的信息難點加以解決,比如對一些數(shù)量龐大、結構不明確、非數(shù)據(jù)信息型以及不易處理等問題。該系統(tǒng)誕生于上個世紀70年代,是一門綜合性很強的技術。

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  (二)OA辦公自動化系統(tǒng)的主要功能

  OA辦公自動化的功能主要是通過利用電子信息技術等手段,從而提高企業(yè)辦公的工作效率,使辦公朝無紙化、自動化的進程推進。在辦公應用的改革過程中,電腦和打印機設備是其的第一次改革,那么現(xiàn)在的OA辦公自動化的誕生則能表明是其第二次改革的標志。其是一個將辦公用品和工具經(jīng)過整合后,使其代替以往的辦公平臺。在OA的辦公自動化系統(tǒng)中,其常見的功能主要包括了企業(yè)檔案的管理、文字的處理、行政辦公以及資源共享等功能。以下是對其中幾個主要功能進行的詳細介紹:

  1.企業(yè)檔案管理。在企業(yè)進行檔案管理的過程中,又包含了四個方面的內(nèi)容,人事檔案管理、檔案的歸檔管理、個人文件柜管理以及會議管理等,人事檔案管理指的是有相關權限的人對于企業(yè)職工的個人信息、薪資等人事方面的檔案進行查閱;檔案的歸檔管理指的是對已經(jīng)歸檔的內(nèi)部信息資料進行查閱、查詢、下載以及銷毀等工作;個人文件柜指的是可以對文件進行個人資料、未辦結文件的存檔功能。會議管理指的是對企業(yè)的會議記錄用檔案進行管理。

  2.文字的處理。文字處理包括了公文擬稿、公文收發(fā)和閱辦等兩個方面的內(nèi)容。公文擬稿指的是通過運用辦公軟件的在線套用模板來對各種公文進行起草編寫;公文的收發(fā)、閱辦指的是通過利用電子文稿或者紙質(zhì)文稿來實現(xiàn)登記、簽批、掃描、傳閱、歸檔、查詢、統(tǒng)計以及監(jiān)控等功能。

  3.行政辦公。企業(yè)的行政辦公包括了各類申請、財務資產(chǎn)管理考勤管理以及車輛管理等內(nèi)容。其中各類申請包括了請假、出差等申請的審批工作;財務資產(chǎn)的管理指的是請款報告、財務在線計算、在線做賬以及對固定資產(chǎn)進行登記、統(tǒng)計等功能。

  4.資源共享。資源共享包括了客戶資源的共享、市場資源的共享以及渠道資源的共享等三個方面??蛻糍Y源的共享指的是相關部門和團隊之間對客戶信息資源的共享,避免由于重復維護客戶信息資源而增加成本;市場資源的共享指的是針對品牌形象在宣傳方面的媒體、平臺、創(chuàng)意以及物料等資源實現(xiàn)共享,合理提高資源的利用率;渠道資源的共享,指的是在允許的范圍內(nèi),實現(xiàn)渠道資源的共享。

  二、OA辦公自動化系統(tǒng)的可行性應用

  對OA的辦公自動化系統(tǒng)進行應用,具有以下幾個方面的可行性意義:

  (一)有利于提高辦公效率

  OA辦公自動化系統(tǒng)中,涵蓋了各式各樣公文類型模板,在制作常規(guī)性的公文時,可以對其中的模板進行直接套用,然后加以修改就可以成為文稿,并且在對公文進行簽發(fā)、審批、傳閱時,可以直接運用計算機進行操作,能夠有效的避免出現(xiàn)以往紙質(zhì)文件丟失、耗時等問題。另外,使用OA系統(tǒng)還可以簡便工作流程、使流程能夠清楚直觀的展現(xiàn)在人們面前,讓辦公人員能夠清晰明了的發(fā)現(xiàn)工作流程中的死角和不足之處,并且在語言文字方面的強大功能,極大地提高了辦公的時效性、準確性。

  (二)有利于節(jié)約資源

  通過對計算機通訊技術的運用,很大程度的減少了人力資源、財力資源以及時間資源。在行政辦公中,不僅減少了紙張、材料的費用,減少了開支,而且提高了辦公效率。另外,OA的辦公自動化具有的擴張性功能,通過將特殊性質(zhì)的工作相結合。比如將企業(yè)的財務人員工作與OA辦公自動化系統(tǒng)相互結合,能夠?qū)崿F(xiàn)在線做賬、轉賬匯款以及自動生成表格等功能。從而最大程度的節(jié)約各種資源的利用,提高資源利用率,從而控制資源的成本。

  (三)有利于加強對信息資源的整合

  OA辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集和信息整合功能可以實現(xiàn)對業(yè)績、薪資、人力以及考勤等數(shù)據(jù)信息進行匯總計算,并經(jīng)過分科目統(tǒng)計后,做成直觀性強的圖表,讓企業(yè)管理人員對其進行研究分析,用具體詳細的數(shù)據(jù)信息來體現(xiàn)企業(yè)的成本開支、利用率、市場占有率以及利潤率等指標,有利于企業(yè)的管理決策人員對企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營情況有非常清楚的了解,還有利于為其進行制度的改革、調(diào)整業(yè)務發(fā)展方向等方面提供信息資料。

  總而言之,通過對OA辦公自動化系統(tǒng)的可行性應用分析,可以了解到,OA辦公自動化系統(tǒng)對于全面改善企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營的管理工作、實現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化、人性化和科學化、提高企業(yè)工作人員的辦公效率以及降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本等方面有十分積極的作用

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發(fā)布:2011-03-29 10:49    編輯:泛普軟件 · zhangyan    [打印此頁]    [關閉]
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