太原oa辦公系統(tǒng)

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 　　狹義的辦公自動化即OA，是在企業(yè)中采用網(wǎng)絡技術，以計算機為中心，結合現(xiàn)代化辦公流程，通過快捷信息共享、高效協(xié)同辦公，從而提高整個企業(yè)的辦公效率。關于OA系統(tǒng)的基礎構架，可以分為三個邏輯層面。最上層為表示層，主要是向OA的使用者展示界面，通過辦公流程和接口完成指令，表示層包含能夠顯示數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，比如，HTML表單、JPS、javaApplet等。中間層為應用層，是OA的使用者通過表示層獲取數(shù)據(jù)需要調用的代碼，包括安全系統(tǒng)、應用系統(tǒng)、技術平臺等多個部分，可以根據(jù)其邏輯的獨立性采取靈活的應用設計方案。在技術上主要利用Java語言、Servlet和Beans等，以組件包的形式將抽象功能、邏輯等分別打包，并統(tǒng)一規(guī)范為核心API，為表示層的訪問提供確切的接口。底層為數(shù)據(jù)層，主要用于實現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)交換。

　　一、辦公自動化在企業(yè)管理中應用的重要性

　　21世紀是知識經(jīng)濟，對于報刊傳媒業(yè)來說，如何在信息革命給企業(yè)帶來的全球范圍激烈的競爭中，迅速把握和充分利用信息是一個巨大的挑戰(zhàn)。報刊傳媒企業(yè)能否利用先進技術和手段來獲取信息，識別和抓住機會是企業(yè)在激烈的競爭中是否取得競爭優(yōu)勢和實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的關鍵。辦公自動化在企業(yè)管理中的應用，能幫助企業(yè)充分利用信息，為企業(yè)謀求最大經(jīng)濟效益。現(xiàn)階段很多企業(yè)雖然通過計算機建立起企業(yè)內部網(wǎng)絡，但仍然有相當多的企業(yè)僅僅是用來打字，而未充分發(fā)揮內部網(wǎng)絡的作用。因而，處于信息化的大背景下，在企業(yè)管理體系中開發(fā)和應用基于IT技術，操作簡易的，符合企業(yè)日常辦公習慣的辦公自動化系統(tǒng)對企業(yè)來說有著非常重要的意義。

　　二、企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應用

　　對于廣大企業(yè)而言，引入辦公自動化系統(tǒng)有助于改變傳統(tǒng)的紙介質辦公模式，提高企業(yè)整體的工作效率。企業(yè)中辦公自動化系統(tǒng)的應用主要在于以下幾個方面。

　　1、信息共享

　　企業(yè)可以通過建立信息中心來提高信息傳遞與溝通的質量，減少因企業(yè)內部信息溝通問題對企業(yè)發(fā)展造成的不利影響。信息中心可以包括內部論壇、下載中心、公告管理三大部分功能。內部論壇可以為企業(yè)內部員工提供討論交流的平臺和新的溝通路徑。內部論壇的欄目設置可以靈活多樣，以提高內部溝通效率為目的。下載中心包含日常辦公中所需要的模板、軟件、報表、格式等，有助于快速準確獲得標準化的辦公信息。公告管理主要用于企業(yè)內部的通知和查詢。

　　2、文檔管理

　　辦公自動化中的文檔管理并不是簡單的針對工作結果的管理，而是包括工作計劃、工作過程和工作報告三大部分。尤其要強調對工作過程的規(guī)范管理，從而增強企業(yè)內部的團隊協(xié)作能力、強化對工作過程的控制和監(jiān)督。其中，工作計劃要求辦公自動化系統(tǒng)支持對計劃進行進一步再分解的操作，以便于整個團隊中任務與責任由總到分的安排與管理。工作過程要求辦公自動化系統(tǒng)支持對工作進度的跟蹤，以及對工作問題的反饋和查詢，從而實現(xiàn)企業(yè)內部精準的監(jiān)控管理。工作報告要求辦公自動化系統(tǒng)支持實時提交和反饋，并同時存檔，作為對將來工作考評的依據(jù)。

　　3、人力資源管理

　　辦公自動化系統(tǒng)支持的人力資源管理主要包含人事管理、考勤管理和培訓管理三部分功能。通過借助辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)內部人力資源的優(yōu)化配置。人事管理要求辦公自動化系統(tǒng)支持對企業(yè)員工的檔案、崗位變動信息、入職離職信息的查詢統(tǒng)計功能，以及對于特定事項的提示功能?？记诠芾硪筠k公自動化系統(tǒng)支持對各類考勤信息的查詢，同時有靈活的接口可以實現(xiàn)與其他考勤系統(tǒng)，比如打卡式考勤機的對接。關于培訓管理的辦公自動化系統(tǒng)又可以進一步分為培訓計劃、培訓過程和培訓結果。培訓計劃方面需要辦公自動化系統(tǒng)支持內部員工的計劃提交和計劃申請。培訓過程重在對培訓的日程安排以及監(jiān)督。培訓結果則要求辦公自動化系統(tǒng)支持對培訓結果的反饋，以及對新的培訓計劃的修正。

　　4、財務管理

　　企業(yè)利用辦公自動化系統(tǒng)進行財務管理，主要包括對資產(chǎn)的管理和對費用的管理兩個方面。對資產(chǎn)的管理，從辦公自動化的角度，重在對各類資產(chǎn)建立檔案，根據(jù)不同資產(chǎn)的使用特點，分不同的模塊建立資產(chǎn)使用情況登記，并支持統(tǒng)計功能、查詢功能和預警功能，使各類資產(chǎn)的使用情況公開化、透明化，從而有效杜絕浪費和資產(chǎn)流失的情況。對于費用的管理，旨在使企業(yè)的各種用款規(guī)范化、高效化。因此，需要辦公自動化系統(tǒng)支持在線提交申請、審批、用款登記的管理功能。同時提供與計劃任務模塊的接口，并支持統(tǒng)計、查詢功能，對于費用的使用情況、是否超支便可一目了然。同時，也可以幫助降低財務部門在費用報銷、用款申請方面的工作強度。

　　5、決策管理

　　利用辦公自動化系統(tǒng)支持企業(yè)的決策管理，需要具備數(shù)據(jù)分析、情境模擬，以及決策過程記錄的功能。在數(shù)據(jù)分析，以及情境模擬方面，強調企業(yè)內各相關部門的協(xié)同辦公，匯集多方面的數(shù)據(jù)、設計多因素的情境模擬。在制定決策的過程中嵌入節(jié)點設計，便于過程記錄，以及后期跟蹤。

　　三、辦公自動化在企業(yè)管理應用的建議

　　1、提高企業(yè)對辦公自動化的認識，對員工進行培訓，保證辦公自動化的實施

　　要使得企業(yè)員工認識到辦公自動化是實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化辦公、將內外部的信息資源化、信息傳輸實現(xiàn)網(wǎng)絡便捷化有助于科學決策的必然選擇，是迎接信息時代巨大挑戰(zhàn)的要求，也是對企業(yè)工作模式進行有利變革的現(xiàn)實需求。教育員工明白在當今數(shù)字化辦公時代，辦公自動化操作是“通用技能”，學習辦公自動化操作是避免被時代淘汰的必要方式，促使員工轉變意識。因此，企業(yè)的領導應該充分發(fā)揮帶頭作用，成為辦公自動化的推行者，率先應用辦公自動化系統(tǒng)進行辦公，成為員工的表率。首先，需要抓好企業(yè)辦公室主任、部門領導者、辦公自動化系統(tǒng)管理維護人員以及文檔管理人員的培訓工作，以此確保實現(xiàn)全員培訓的目的。其次，通過對辦公自動化的培訓和對辦公自動化系統(tǒng)應用知識的強化，實現(xiàn)員工熟練掌握辦公自動化操作技術，并逐漸將員工掌握的技術制度化，轉變?yōu)槠髽I(yè)管理制度之一，將掌握的技術當成員工的一種工作習慣和生活方式，最終做到企業(yè)每一位員工熟知辦公自動化系統(tǒng)相關技能。另外，領導者還應積極鼓勵和指導員工應用辦公自動化系統(tǒng)，以保證員工能正確使用辦公自動化系統(tǒng)來處理業(yè)務，避免企業(yè)大量投入的人力、財力建立起來的辦公自動化系統(tǒng)成為

　　2、強化制度管理，對自動化辦公的行為進行規(guī)范

　　強化制度管理，要求企業(yè)在應用辦公自動化系統(tǒng)時應建立起系統(tǒng)軟件運行相關的制度和規(guī)定，并嚴格執(zhí)行。以明確對辦公自動化系統(tǒng)的應用、管理和維護的責任劃分，并明確界定各類信息發(fā)布的運行模塊，建立和完善辦公自動化系統(tǒng)運行工作處理中的每一個環(huán)節(jié)相關的標準。

　　3、注意辦公自動化系統(tǒng)軟件應用的技術問題

　　辦公自動化系統(tǒng)軟件的應用主要有連接、溝通、協(xié)同和監(jiān)控等環(huán)節(jié)。在連接環(huán)節(jié)，需要注意將企業(yè)分散的局域網(wǎng)和機關處室的計算機進行連接，以形成虛擬辦公的網(wǎng)絡;在溝通環(huán)節(jié)，則需注意借助辦公自動化系統(tǒng)構建在線交流和信息提醒的功能;在協(xié)同環(huán)節(jié)，需要系統(tǒng)軟件支持修改痕跡的顯示;在監(jiān)控環(huán)節(jié)，需注意系統(tǒng)能夠對辦公事項處理過程和結果進行跟蹤管理并及時反饋處理信息等。

　　隨著辦公自動化在企業(yè)管理中的應用和進一步發(fā)展，當前辦公自動化逐步向以強調知識管理為核心的方向。因此，各企業(yè)應加快辦公自動化在企業(yè)管理中應用的步伐，結合迅速發(fā)展的IT技術通過辦公自動化實現(xiàn)電子政務，以為企業(yè)和社會各界提供更加先進的信息收集、查詢等服務。