“重要少數(shù)”驅(qū)動信息化項目成功

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事無巨細、追求完美，是許多技術(shù)人員的通病，技術(shù)出身的CIO也往往墮入技術(shù)崇拜誤區(qū)，認為技術(shù)越先進越好，系統(tǒng)功能越多越好。然而，事與愿違，在信息化項目中追求完美，無異于導致程序的死循環(huán)，過分追求細節(jié)完美往往使項目實施永不完結(jié)。本文希望能夠用“帕累托原則”中的“重要少數(shù)”重新審視信息化項目實施，幫助崇尚完美的CIO們盡快完成信息化項目實施。
 
19世紀末20世紀初意大利社會學家和經(jīng)濟學家帕累托發(fā)現(xiàn)的“帕累托原則”指出，在任何一組事務(wù)中，最重要的通常只占一小部分，大概為 20%，這個原則又被稱為“重要的少數(shù)”，或者80/20定律?！芭晾弁性瓌t”主張團體中80%的貢獻是由20%的成員所做出的，換句話說，在一個項目中只要做好重要的20%的事情，就能達到80%的效果。
 
不幸的是，許多CIO在信息化項目實施中，卻往往忽視“帕累托原則”，而使自己的信息化項目陷入窘境。
 
探索中的企業(yè)信息化往往需要在前進中不斷摸索，更需要信息化效果的盡快顯現(xiàn)來增強企業(yè)信息化的信心。如果在信息化實施時不抓重點，盡快顯現(xiàn)出信息化的實施效果，而將信息化戰(zhàn)線拉得過長，很有可能在信息化尚未成功之時就會導致項目因得不到企業(yè)老板和員工的認可而中途夭折。
 
如何利用“帕累托原則”原則幫助我們抓住信息化建設(shè)的重點，來順利完成信息化項目實施？筆者根據(jù)自己的工作實踐總結(jié)出幾點經(jīng)驗與讀者共享。
 
選擇信息化項目 滿足20%需求
 
面對企業(yè)方方面面的需求，信息化項目的選擇往往令CIO們大傷腦筋，用信息化有限的預算滿足企業(yè)的全部需求顯然不現(xiàn)實，然而又要保證信息化的實施效果，CIO往往陷入需求和預算的兩難。
 
用“帕累托原則”抓住關(guān)鍵問題，對需求進行羅列和排序，不僅能明晰需求，更能夠幫助CIO選擇合適的信息化項目。首先，把收集到的每個需求按其重要性進行排列，考察實現(xiàn)每個需求能夠為企業(yè)帶來的價值，以及每個需求的緊迫性、需求的使用范圍和頻率。然后，與技術(shù)人員商討需求實現(xiàn)的成本及難度，設(shè)想在需求實現(xiàn)中可能會遇到所有阻礙。在此基礎(chǔ)上，對需求進行再次排序，找出其中最關(guān)鍵的20%需求，作為選擇信息化項目依據(jù)。
 
根據(jù)筆者的經(jīng)驗，完成了企業(yè)這20%的需求，往往可以解決企業(yè)中80%問題，而我們花的精力卻只有20%。用20%的投入實現(xiàn)80%的效果，不但可以增加員工和一把手信息化建設(shè)的信心，還能減少在實施過程中遇到的阻礙，一舉兩得，何樂而不為？

重組企業(yè)20%關(guān)鍵流程
 
企業(yè)的業(yè)務(wù)流程數(shù)以百計，特別是制造業(yè)，把企業(yè)的ISO內(nèi)控流程拿出來，有厚厚的幾本。但是，企業(yè)在實際工作中，80%的流程一個月都難得用到一次，如供應商考核流程，要半年甚至一年才會用到一次；設(shè)備檢修，也每季度才檢修一次；信用額度的審批，一般企業(yè)都要一年調(diào)整一次……若一開始，我們就考慮這些難以用到的流程，那么項目的難度就會無限的擴大。
 
實際上，企業(yè)平時用的最多的，或者說企業(yè)最關(guān)鍵的流程卻只有20%，其中包括材料的采購、入庫、驗收流程，應收應付流程，生產(chǎn)領(lǐng)料流程等等，抓住這20% 的關(guān)鍵流程進行理順重組，將大大縮短ERP實施時間、降低ERP的流程重組難度。
 
我們所要做的第一步，是根據(jù)企業(yè)的實際情況，找出企業(yè)利用最頻繁的流程；第二步，考察企業(yè)當前業(yè)務(wù)情況，尋找存在的關(guān)鍵管理漏洞，這其中包括倉庫原材料超收、業(yè)務(wù)員違規(guī)送樣等漏洞。從中根據(jù)使用頻率和管理漏洞找出關(guān)鍵流程，對關(guān)鍵的20%流程進行重組。
 
用20%的模塊實現(xiàn)80%的業(yè)務(wù)
 
信息系統(tǒng)大都是模塊式架構(gòu)，因此項目的實施一般也按照模塊進行實施。找準企業(yè)平時用的最多、給企業(yè)帶來最大收益的幾個模塊，如銷售，采購，生產(chǎn)，財務(wù)，倉庫等，重點實施，可以讓有限的資源相對集中在最關(guān)鍵的模塊上，從而保證ERP項目的實施效果。
 
其它模塊，諸如成本、庫存盤點、對帳、報表等，一個月甚至一年才會用到一次，并且其內(nèi)容又依賴于其他模塊的實施，若一開始就大包大攬，全部上馬，其實施難度和收效可想而知。
 
模塊與業(yè)務(wù)之間是相輔相成的，主要模塊服務(wù)于主要業(yè)務(wù)，20%的主要模塊的實施往往能夠帶來80%主要業(yè)務(wù)的實現(xiàn)。因此，在項目實施規(guī)劃時，要優(yōu)先考慮牽扯到主要業(yè)務(wù)的重點模塊，待主要模塊效果顯現(xiàn)后，再考慮完善其它模塊來全面滿足業(yè)務(wù)需求。   
 
 
用關(guān)鍵20%制定項目評估指標
 
信息化項目的實施評估，往往依賴于對若干指標實施情況的考察。指標的選擇，往往關(guān)系到最后的考核結(jié)果。如果不分主次，在各個模塊、各個業(yè)務(wù)流程平均的抽幾個指標出來評估項目的話，那想想會出現(xiàn)什么結(jié)果？我們會發(fā)現(xiàn)，信息化項目的實施效益很低。
 
如銷售定單的出錯率本來就只有1%，這時，銷售定單流程可能已經(jīng)不是主要流程，而恰恰我們又拿這個流程來考核，發(fā)現(xiàn)上了系統(tǒng)后，出錯率仍然為1%或者0.99%，顯然無法從這個指標看到ERP的效益。
 
相反，若我們在需求調(diào)研的時候，發(fā)現(xiàn)采購周期為3天，長于同類企業(yè)的1天的標準，那我們在需求調(diào)研時，即可形成關(guān)鍵需求；在實施后，這個采購周期就是評價ERP實施效果的關(guān)鍵指標。抓住了上面提到的20%需求，20%關(guān)鍵流程，20%關(guān)鍵業(yè)務(wù)來制定信息化項目的評估指標，其評估的結(jié)果才是合理的，真實的。
 
信息化項目的深入和完善是個循序漸進的過程，信息系統(tǒng)的成功上線，并不意味著項目的完結(jié)，相反卻是一個新周期的開始，需求調(diào)研、流程優(yōu)化、效果評估……不斷的深入和優(yōu)化將成為每位CIO永久的使命，“帕累托原則”也必將成為幫助CIO達成這一使命的持續(xù)動力。(it168)