如何利用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理

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 　　辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)，是將計算機(jī)、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到傳統(tǒng)辦公方式，進(jìn)而形成的一種新型辦公方式。辦公自動化利用現(xiàn)代化設(shè)備和信息化技術(shù)，代替辦公人員傳統(tǒng)的部分手動或重復(fù)性業(yè)務(wù)活動，優(yōu)質(zhì)而高效地處理辦公事務(wù)和業(yè)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)對信息資源的高效利用，進(jìn)而達(dá)到提高生產(chǎn)率、輔助決策的目的，最大限度地提高工作效率和質(zhì)量、改善工作環(huán)境。

　　一、OA系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)的區(qū)別

　　隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，企業(yè)信息化已成為品牌實(shí)現(xiàn)可持續(xù)化發(fā)展和提高市場競爭力的重要保障。

　　1、目標(biāo)側(cè)重點(diǎn)不一樣

　　OA系統(tǒng)主要面向企業(yè)的日常運(yùn)營和管理，側(cè)重目標(biāo)是幫助企業(yè)提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的無紙化辦公;通常情況下，企業(yè)的所有員工都可以使用OA系統(tǒng)。而項(xiàng)目管理系統(tǒng)主要面向企業(yè)的項(xiàng)目管理，側(cè)重目標(biāo)是在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理，為企業(yè)創(chuàng)造新的價值增長點(diǎn);一般是項(xiàng)目管理者和項(xiàng)目參與人員使用的系統(tǒng)。

　　2、系統(tǒng)功能不同

　　目前市場上的OA系統(tǒng)，一般包括任務(wù)協(xié)作、審批流程管理、費(fèi)用報銷、考勤管理、辦公用品管理、個人日程、工作報告、通知公告等功能，這些功能都是工具型的協(xié)作功能，沒有特定的業(yè)務(wù)邏輯。

　　項(xiàng)目管理系統(tǒng)則不同，項(xiàng)目管理系統(tǒng)一般都是基于一套成熟的管理理論來研發(fā)的，目前比較主流的項(xiàng)目管理理論有“項(xiàng)目管理知識體系指南(PMBOK指南)”和“受控環(huán)境下的項(xiàng)目管理(PRINCEII)”。市面上大部分項(xiàng)目管理系統(tǒng)都是基于PMBOK理論研發(fā)的，它涵蓋了項(xiàng)目啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五大過程的管理，包含了項(xiàng)目立項(xiàng)管理、計劃管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、采購管理、風(fēng)險管理等有特定業(yè)務(wù)邏輯的功能。和OA系統(tǒng)相比，項(xiàng)目管理系統(tǒng)更面向特定的使用人群，功能也更專業(yè)。

　　3、使用系統(tǒng)的投入不一樣

　　對大多數(shù)企業(yè)來講，OA系統(tǒng)的普及度較高，價格比較低廉，企業(yè)決策成本較低，系統(tǒng)推行起來比較快，易于操作，一般不用進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。而項(xiàng)目管理系統(tǒng)在推行前則需要進(jìn)行一定的普及教育、需求梳理以及必要的培訓(xùn)才能使用。

　　二、如何利用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理

　　企業(yè)辦公中，有大量事項(xiàng)需要跨部門協(xié)作，并且需要較長一段時間才能完成，此類事項(xiàng)多采用項(xiàng)目管理的方式進(jìn)行，因項(xiàng)目的周期長、涉及到的人員多、而且所涉及到的事項(xiàng)和管理內(nèi)容繁雜，故而工作效率一般不高。借助信息化的方式，工作效率會有很大提升，泛普軟件OA系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目管理。

　　1、項(xiàng)目權(quán)限控制

　　OA系統(tǒng)支持項(xiàng)目負(fù)責(zé)人具有配置項(xiàng)目的權(quán)限，相關(guān)人員只有查看項(xiàng)目信息的權(quán)限。

　　2、項(xiàng)目進(jìn)度管理

　　泛普軟件OA系統(tǒng)可以對整個項(xiàng)目的工作時間、人員安排進(jìn)行全面分析，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目進(jìn)度的監(jiān)控，幫助項(xiàng)目組 成員，找出影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素以及時進(jìn)行調(diào)整。

　　3、項(xiàng)目文檔

　　泛普軟件OA系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)創(chuàng)建的所有項(xiàng)目，進(jìn)行有序的分類管理， 讓企業(yè)員工一目了然地看到企業(yè)目前所存在的項(xiàng)目， 也讓項(xiàng)目管理者的項(xiàng)目控制工作更加輕松。

　　4、項(xiàng)目協(xié)作

　　OA系統(tǒng)的協(xié)同性可保證在項(xiàng)目的進(jìn)展過程中，各個合作伙伴保持即時的、緊密的聯(lián)系，包括項(xiàng)目任務(wù)的分派和協(xié)作、知識信息的共享、網(wǎng)絡(luò)會議和即時通信的利用等。

　　OA系統(tǒng)能夠?qū)I(yè)務(wù)流程進(jìn)行全程管控、對項(xiàng)目信息進(jìn)行全方位跟進(jìn)、對項(xiàng)目執(zhí)行情況進(jìn)行綜合查詢、對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行跟進(jìn)督辦，進(jìn)而真正提高工作效率與執(zhí)行力度。