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OA軟件知識

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如何選擇高性價比的OA辦公系統(tǒng)

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企業(yè)選擇OA辦公系統(tǒng),應(yīng)從以下六個方面加以考慮較好:
    一、調(diào)研
    在調(diào)研階段,比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對本企業(yè)各部門重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。在網(wǎng)絡(luò)高度普及的今天,企業(yè)職員往往通過注冊會員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等都多少對信息系統(tǒng)有所了解,并且很有可能產(chǎn)生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復(fù)的工作的想法。其實這就是對OA辦公系統(tǒng)功能的一種最基本的需求,仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求,也就達到了前期功能調(diào)研的目的,并且對之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。
    二、選型
    有了前面的工作,這一步只需在上面選定的幾個重點產(chǎn)品中選擇就可以了,但并不比之前的工作輕松,因為這些產(chǎn)品在主要功能實現(xiàn)上差別很小,就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試,取舍更難。應(yīng)從以下幾方面多加考慮:
    從軟件結(jié)構(gòu)方面考慮,應(yīng)選擇與單位條件相適應(yīng)的,這樣對軟件進行修改、擴充和維護時將容易實現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件,可以隨時根據(jù)用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改,但選擇不同的系統(tǒng),對軟件進行修改的幅度肯定是不同的,從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點上說,要選擇產(chǎn)品系統(tǒng)組成與企業(yè)需要比較起來最接近的。
    從售后服務(wù)方面考慮,應(yīng)選擇能及時提供服務(wù)支持的開發(fā)代理商。OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣,其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少,沒有一家企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)在正式上線后就不再進行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線,就會成為企業(yè)各部門的日常必需工具,因此,在隨后的時間里,只會越來越凸顯出售后服務(wù)的重要性。中小企業(yè)千萬不要選擇那種大型的OA系統(tǒng),大型的OA價格貴不說,主要是你沒有專業(yè)的人員來維護。所以中小企業(yè)一定選擇像泛普OA這樣易維護的OA辦公系統(tǒng)。
    從價格方面考慮,多了解,多比較,盡量選出最高的性價比。
    三、試用
    做出選擇后,就該進入試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情,尤其是關(guān)系到工作流的部分,這也是OA辦公系統(tǒng)的核心應(yīng)用部分,由于信息部門的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少,光在調(diào)研中得到的那些資料對系統(tǒng)中的工作流部分進行簡單的流轉(zhuǎn)測試,是很難發(fā)現(xiàn)細節(jié)上的問題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會,則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。
    四、溝通和實施
    運行中出現(xiàn)了問題要解決,就涉及到了與開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點:一是內(nèi)部問題,如果不是小型企業(yè)的話,一般實施項目的基層負責人員至少有兩個,這里所說的內(nèi)部問題,就是與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統(tǒng)存在問題達成一致意見,然后再去與對方進行溝通。否則,就可能在一些關(guān)于對按鈕的使用習(xí)慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧,有的主張改進,有的說不改也行。這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關(guān)緊要,但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響,使己方處于被動。二是對對方實施人員要有要求,對能夠解決的問題,應(yīng)提醒其在計劃時間內(nèi)實現(xiàn),對軟件不能解決的問題,要拿出相關(guān)理由,以方便我們對照查找資料,共同找出其他解決方法。所以一定要選擇服務(wù)好,有實力的OA廠商,別因為便宜選擇那些沒有實力的廠商。
    五、培訓(xùn)
    培訓(xùn)有兩個方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn);二是普通用戶的培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要,因為系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識,管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時具備分析與處理的能力,以保證系統(tǒng)正常運行。另外,培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運行中出現(xiàn)的問題交替進行的方式。這樣,有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。
    六、后期維護
    日常運行維護中只要做到一點:用戶有問題時系統(tǒng)管理員要及時解決,解決不了的及時與開發(fā)商的實施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中,逐步提高解決問題的能力,以保證OA系統(tǒng)的實施效果。
發(fā)布:2007-02-09 14:08    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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