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　　在信息化浪潮風(fēng)起云涌的今天，電子化可以提高利用率，提供更好的服務(wù)。因此，環(huán)保工程企業(yè)應(yīng)該高度重視文件的收集和管理，以確保文件的完整性、安全性。而電子化可擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)文件難以管理、不便儲(chǔ)存、查詢(xún)困難等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)資料的高效管理。

　　一、環(huán)保工程企業(yè)在管理文檔資料中出現(xiàn)的問(wèn)題

　　采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，不僅容易丟失，而且大量復(fù)印、打印，紙張成本很高，浪費(fèi)嚴(yán)重，并且對(duì)于環(huán)保工程相對(duì)敏感的文檔不能實(shí)現(xiàn)安全監(jiān)控、信息保護(hù)、安全傳輸、權(quán)限控制等操作。以至于會(huì)出現(xiàn)以下幾類(lèi)問(wèn)題：

　　1、紙質(zhì)文件越來(lái)越多，但是整體保存較為分散，難以進(jìn)行規(guī)范管理。

　　2、文檔分散保存導(dǎo)致難以相互使用，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資料的有效、快速共享。

　　3、文檔過(guò)多且雜亂，想要快速查詢(xún)需要的文件變的困難。

　　4、缺乏相關(guān)的監(jiān)管措施，文檔的傳輸、拷貝沒(méi)有附加權(quán)限，不利于文件的保密性，同時(shí)也較難追溯。

　　5、不同部門(mén)都需要儲(chǔ)存文件，導(dǎo)致同一份文件進(jìn)行多次存放，以至于利用率不高。

　　無(wú)論是項(xiàng)目開(kāi)始之前，還是施工階段，環(huán)保企業(yè)都會(huì)產(chǎn)生大量的文件、資料，這些文件一是不能及時(shí)進(jìn)行傳遞，各部門(mén)沒(méi)辦法及時(shí)進(jìn)行信息互通，二是重要文件存在保存困難、管理不便的情況，因此為了解決此類(lèi)問(wèn)題，泛普軟件通過(guò)以下方式對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行優(yōu)化。

　　二、泛普軟件環(huán)保工程管理系統(tǒng)在管理資料時(shí)的作用

　　泛普軟件以信息技術(shù)應(yīng)用為支撐，為環(huán)保工程企業(yè)構(gòu)建了項(xiàng)目、文檔一體化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理、文檔管理、財(cái)務(wù)管理的一體化集成，支撐公司對(duì)各類(lèi)文檔、資料進(jìn)行全生命周期管控。大大提升了文檔、文件的管理質(zhì)量和效率，也讓環(huán)保工程企業(yè)的協(xié)同辦公效率也上了一個(gè)臺(tái)階。

　　1、部署集中式文檔存儲(chǔ)平臺(tái)。文件不再分散存放在員工或部門(mén)的電腦中，而是通過(guò)系統(tǒng)集中存放在公司指定的服務(wù)器中，防止公司文件丟失，使文件真正成為公司文件而不是私人文件。

　　2、泛普軟件提供統(tǒng)一的文檔管理平臺(tái)，部門(mén)或個(gè)人在系統(tǒng)中上傳文件后，企業(yè)內(nèi)部均可查看到相關(guān)文件信息。

　　3、集中文檔管理后，文檔總數(shù)比單臺(tái)計(jì)算機(jī)多。系統(tǒng)還支持根據(jù)文檔名稱(chēng)、作者、修改時(shí)間、大小和版本等屬性快速搜索文件。它支持根據(jù)文檔內(nèi)容中的一些字和詞來(lái)搜索文件，方便用戶(hù)在大量文檔中搜索急需的文檔。

　　4、支持系統(tǒng)權(quán)限控制。系統(tǒng)管理員可以根據(jù)員工的崗位和部門(mén)設(shè)置不同的文檔使用權(quán)限，普通用戶(hù)只能進(jìn)行權(quán)限內(nèi)的相關(guān)操作。確保重要文件不允許非授權(quán)用戶(hù)瀏覽，重要資料通常只允許授權(quán)用戶(hù)在線打開(kāi)。

　　5、泛普軟件將所有部門(mén)的資料都集中在一起，系統(tǒng)內(nèi)的文件在企業(yè)內(nèi)部都支持共享，避免出現(xiàn)信息分散的情況。