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　　在信息化浪潮風起云涌的今天，電子化可以提高利用率，提供更好的服務。因此，環(huán)保工程企業(yè)應該高度重視文件的收集和管理，以確保文件的完整性、安全性。而電子化可擺脫傳統(tǒng)紙質文件難以管理、不便儲存、查詢困難等問題，實現(xiàn)資料的高效管理。

　　一、環(huán)保工程企業(yè)在管理文檔資料中出現(xiàn)的問題

　　采用傳統(tǒng)的紙質管理，不僅容易丟失，而且大量復印、打印，紙張成本很高，浪費嚴重，并且對于環(huán)保工程相對敏感的文檔不能實現(xiàn)安全監(jiān)控、信息保護、安全傳輸、權限控制等操作。以至于會出現(xiàn)以下幾類問題：

　　1、紙質文件越來越多，但是整體保存較為分散，難以進行規(guī)范管理。

　　2、文檔分散保存導致難以相互使用，無法實現(xiàn)資料的有效、快速共享。

　　3、文檔過多且雜亂，想要快速查詢需要的文件變的困難。

　　4、缺乏相關的監(jiān)管措施，文檔的傳輸、拷貝沒有附加權限，不利于文件的保密性，同時也較難追溯。

　　5、不同部門都需要儲存文件，導致同一份文件進行多次存放，以至于利用率不高。

　　無論是項目開始之前，還是施工階段，環(huán)保企業(yè)都會產生大量的文件、資料，這些文件一是不能及時進行傳遞，各部門沒辦法及時進行信息互通，二是重要文件存在保存困難、管理不便的情況，因此為了解決此類問題，泛普軟件通過以下方式對傳統(tǒng)管理模式進行優(yōu)化。

　　二、泛普軟件環(huán)保工程管理系統(tǒng)在管理資料時的作用

　　泛普軟件以信息技術應用為支撐，為環(huán)保工程企業(yè)構建了項目、文檔一體化管理平臺，實現(xiàn)項目管理、文檔管理、財務管理的一體化集成，支撐公司對各類文檔、資料進行全生命周期管控。大大提升了文檔、文件的管理質量和效率，也讓環(huán)保工程企業(yè)的協(xié)同辦公效率也上了一個臺階。

　　1、部署集中式文檔存儲平臺。文件不再分散存放在員工或部門的電腦中，而是通過系統(tǒng)集中存放在公司指定的服務器中，防止公司文件丟失，使文件真正成為公司文件而不是私人文件。

　　2、泛普軟件提供統(tǒng)一的文檔管理平臺，部門或個人在系統(tǒng)中上傳文件后，企業(yè)內部均可查看到相關文件信息。

　　3、集中文檔管理后，文檔總數(shù)比單臺計算機多。系統(tǒng)還支持根據(jù)文檔名稱、作者、修改時間、大小和版本等屬性快速搜索文件。它支持根據(jù)文檔內容中的一些字和詞來搜索文件，方便用戶在大量文檔中搜索急需的文檔。

　　4、支持系統(tǒng)權限控制。系統(tǒng)管理員可以根據(jù)員工的崗位和部門設置不同的文檔使用權限，普通用戶只能進行權限內的相關操作。確保重要文件不允許非授權用戶瀏覽，重要資料通常只允許授權用戶在線打開。

　　5、泛普軟件將所有部門的資料都集中在一起，系統(tǒng)內的文件在企業(yè)內部都支持共享，避免出現(xiàn)信息分散的情況。