讓企業(yè)內(nèi)容管理像搭積木一樣簡單

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研究顯示，企業(yè)管理數(shù)字內(nèi)容量幾乎每18個月翻一番。而一家國際著名研究咨詢機(jī)構(gòu)的報(bào)告更指出，企業(yè)所產(chǎn)生的內(nèi)容量每6～8個月便以雙倍或更快的速率急增。呈爆炸性增長的內(nèi)容信息深深困擾著企業(yè)，也使得企業(yè)內(nèi)容管理(EnterpriseContentManagement，ECM)成為繼杭州OA、CRM等應(yīng)用系統(tǒng)之后，成為全球企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。然而，目前對于中國而言，企業(yè)內(nèi)容管理還屬新生概念。

ECM企業(yè)內(nèi)容管理邁向集成時代

企業(yè)內(nèi)容管理相對于所謂“內(nèi)容”，指的是企業(yè)和單位中廣泛存在的各種結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的文件和數(shù)據(jù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)和內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的廣泛發(fā)展，Web頁面成為“內(nèi)容”的主流。內(nèi)容中蘊(yùn)涵了豐富的信息，是企業(yè)的“知識”的重要組成部分。內(nèi)容已經(jīng)在逐步成為企業(yè)和單位的重要資產(chǎn)，管理好內(nèi)容，利用好內(nèi)容，將使得企業(yè)和單位在有形和無形中獲得巨大的回報(bào)。內(nèi)容服務(wù)或叫內(nèi)容管理已經(jīng)成為企業(yè)/政務(wù)信息化的重要組成部分，在電子商務(wù)/電子政務(wù)藍(lán)圖中占據(jù)了一席重要之地。

隨著軟件技術(shù)的發(fā)展，市場上出現(xiàn)了林林總總的內(nèi)容管理產(chǎn)品，他們在各種層次上滿足了客戶對于內(nèi)容管理的需求。不同的產(chǎn)品滿足了內(nèi)容管理不同環(huán)節(jié)的需要。

傳統(tǒng)內(nèi)容管理涵蓋了內(nèi)容的創(chuàng)建、存儲、發(fā)布、交付等過程，突出內(nèi)容與形式分離，對應(yīng)工作人員的分工。負(fù)責(zé)形式的人員如設(shè)計(jì)師通過內(nèi)容管理系統(tǒng)提供的設(shè)計(jì)界面對內(nèi)容的最終表現(xiàn)形式進(jìn)行設(shè)計(jì)，通常體現(xiàn)為內(nèi)容管理系統(tǒng)中的模板制作。而內(nèi)容的創(chuàng)建人員則專注于內(nèi)容本身，無需關(guān)心內(nèi)容的形式。在內(nèi)容管理系統(tǒng)內(nèi)部，系統(tǒng)通過模板與數(shù)據(jù)的結(jié)合，從而自動完成了內(nèi)容與形式的結(jié)合，將結(jié)合的結(jié)果發(fā)布出來，并交付給內(nèi)容的消費(fèi)者。傳統(tǒng)的內(nèi)容管理功能獨(dú)立，從內(nèi)容的進(jìn)入，到內(nèi)容的交付，一般都不與外界系統(tǒng)打交道，就像獨(dú)行俠一樣，在企業(yè)中只能起到有限的作用。但是隨著企業(yè)和單位的信息化建設(shè)，各種信息系統(tǒng)的實(shí)施和部署，企業(yè)和單位中的各種數(shù)據(jù)和信息到處分布，如果應(yīng)用間沒有集成，勢必造成數(shù)據(jù)的重復(fù)，同時不能充分利用數(shù)據(jù)，各種業(yè)務(wù)流程也無法整合。工作人員不得不在多個應(yīng)用間切換，將數(shù)據(jù)反復(fù)錄入到多個應(yīng)用里。因此，人們提出了“企業(yè)應(yīng)用集成（EAI）”的概念，并發(fā)展了專門的工具應(yīng)用用于輔助企業(yè)進(jìn)行應(yīng)用間的集成。在內(nèi)容管理領(lǐng)域，也相應(yīng)地進(jìn)入了“內(nèi)容集成（ContentIntegration）”的時代。

讓企業(yè)內(nèi)容管理像搭積木一樣簡單

步入集成時代的企業(yè)內(nèi)容管理堪稱中國信息化發(fā)展的加速器，如何為企業(yè)所用？EMC軟件事業(yè)部大中國區(qū)技術(shù)經(jīng)理李衛(wèi)平認(rèn)為：經(jīng)過20多年的發(fā)展，杭州OA經(jīng)過幾個這樣的波浪已經(jīng)日益成熟，用戶的需求也日趨明朗。企業(yè)可以看到，數(shù)據(jù)庫做的是應(yīng)用系統(tǒng)，不管是杭州OA、人事、財(cái)務(wù)，還是經(jīng)銷、管理人員這方面的數(shù)據(jù)，用數(shù)據(jù)庫管理起來非常清楚。但是有時候像合同管理這樣的事情，杭州OA做起來可能就比較吃力。一個項(xiàng)目500份合同，有大量的文檔在里面，不知道哪個合同是最新的，有些時候需要查詢過去某份合同是如何簽訂的，條款是怎樣的，用杭州OA也許可以找到，但是可能要花很多時間。這就形成了對內(nèi)容管理的需求。因此不僅是軟件廠商或者產(chǎn)品在推動，而是用戶自發(fā)的有這樣的需求。

國內(nèi)的金融行業(yè)就是最典型的一個例子，內(nèi)容管理在銀行業(yè)被稱為引向工作流，這是一種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而并非是一種錦上添花的系統(tǒng)。比如申請信用卡時，在整個申請表、照片等一系列的東西遞進(jìn)之后，審批過程需要非常清楚。此外，隨著中國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，國際貿(mào)易的規(guī)模越來越大。這些大量的國際結(jié)算都是通過影像來做的。通過影像來進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)，如何簽協(xié)議，如何展示產(chǎn)品的清單，產(chǎn)品的配置說明，到什么程度、付什么款，另外還包括票據(jù)的傳遞，這些都需要通過影像工作流系統(tǒng)來完成。

當(dāng)杭州OA，CRM，SCM系統(tǒng)日益擔(dān)當(dāng)起管理企業(yè)業(yè)務(wù)流程的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的同時，企業(yè)卻逐漸陷入于巨量增加的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)海洋中。文檔，郵件，報(bào)表，網(wǎng)頁，聲音，影像，多媒體影像，掃描文件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)或數(shù)字內(nèi)容正在以每年200%的速度增加。而EMCDocumentum則以其穩(wěn)定的企業(yè)級統(tǒng)一平臺、靈活的面向應(yīng)用的解決方案幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)了非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容的全面管理和利用，并于近日推出了新一代企業(yè)內(nèi)容管理解決方案，為集成時代的企業(yè)內(nèi)容管理提供了更為便捷的途徑。

企業(yè)內(nèi)容管理的最初應(yīng)用源于PC流行伊始時代，對于企業(yè)文檔、圖書館、檔案館等紙質(zhì)文檔及內(nèi)容向數(shù)字化文檔及內(nèi)容轉(zhuǎn)化時產(chǎn)生的需求。十余年后的今天，內(nèi)容的形勢和實(shí)質(zhì)仍在不斷的發(fā)展和演進(jìn)，企業(yè)內(nèi)容管理的內(nèi)涵和外延也就在不斷的隨之變化和完善。盡管目前企業(yè)內(nèi)容管理在中國的發(fā)展還處于初級階段，用戶對ECM的認(rèn)知較弱。但我們有理由相信，在業(yè)務(wù)需求和電子文檔歸檔要求的驅(qū)動下，在廠商推出越來越多可以“像搭積木一樣簡單”的管理途徑，中國企業(yè)內(nèi)容管理的應(yīng)用市場將在未來迅速增長，并極可能由此引發(fā)信息化的新熱潮。