企業(yè)正確選擇郵件管理系統(tǒng)三原則

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眾所周知，郵件在外貿(mào)行業(yè)中的重要性，由于客戶多是國外，行業(yè)內(nèi)最普遍的一個(gè)聯(lián)系方法即是通過郵件，不論是最開始的開發(fā)信，到后來確認(rèn)訂單的郵件，不可不提的是，郵件都在外貿(mào)行業(yè)中起著至關(guān)重要的作用。

面對(duì)著企業(yè)信息化的普及，工作任務(wù)管理軟件、ERP橫空出世，信息化給企業(yè)帶來的改變有目共睹，企業(yè)都想搭上信息化的快車，把企業(yè)帶到一個(gè)高速發(fā)展的軌道。對(duì)于外貿(mào)企業(yè)來說，相較于客戶管理和業(yè)務(wù)管理，外貿(mào)企業(yè)對(duì)于郵件管理系統(tǒng)的需求也越來越強(qiáng)烈。

外貿(mào)企業(yè)需要業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，但是，在選擇管理軟件的時(shí)候，要遵從幾個(gè)原則，避免踏入誤區(qū)。

原則一：挑選功能適合企業(yè)的

對(duì)于剛開始的小型外貿(mào)企業(yè)，并沒有郵箱管理的意識(shí)，因?yàn)榭蛻舨欢啵瑏硗]件數(shù)量也不多，不需要系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，個(gè)人就可以完成，但是，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的增多，需要一個(gè)管理系統(tǒng)來統(tǒng)一管理郵件。

但是，每個(gè)企業(yè)的情況都不一樣，企業(yè)的需求也就不一樣，所以，在選擇管理系統(tǒng)時(shí)，企業(yè)應(yīng)該選擇那些能夠滿足自己需求的管理軟件，看這個(gè)功能是否成熟穩(wěn)定，再考慮其它的方面，有多出來的功能當(dāng)然好，但是不要盲目選擇那些高大全的系統(tǒng)，高大全，功能太多，有的時(shí)候也會(huì)給企業(yè)帶來不必要的麻煩。

原則二：售后服務(wù)好

管理軟件售出后，在企業(yè)內(nèi)實(shí)施，不會(huì)是一帆風(fēng)順，過程中會(huì)碰到很多的問題，這些問題需要軟件供應(yīng)商協(xié)助企業(yè)一起解決。所以，有的時(shí)候，選擇管理軟件時(shí)，一定要看供應(yīng)商的售后服務(wù)是否完善，這一點(diǎn)，企業(yè)要把好關(guān)，最好能夠?qū)懗蓵嫘问?，避免企業(yè)在后期維護(hù)時(shí)付出不必要的成本。

原則三：保密權(quán)限設(shè)置好

現(xiàn)在是信息時(shí)代，信息對(duì)于企業(yè)的重要性不言而喻，如果發(fā)生了信息泄露，對(duì)于企業(yè)的打擊有時(shí)是致命的，所以，保證信息的安全性是現(xiàn)下管理系統(tǒng)必須重視的問題。

很多管理系統(tǒng)在這方面，都有嚴(yán)密的設(shè)置權(quán)限，哪些信息哪些人群可以看，關(guān)于系統(tǒng)的密碼掌握在相關(guān)管理人員手中，這是一個(gè)比較有效的辦法，對(duì)于保證企業(yè)的信息安全比較有幫助。企業(yè)主在選擇管理軟件時(shí)，要注意看這一方面，管理軟件是否能夠做到。