如何做好會議的時間管理（二）

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作為一個好的時間管理者，每次參加會議都要攜帶你的日歷記事本。大部分的會議，最后都會訂出一些工作進度及任務(wù)完成口期。在討論日期時，有日歷記事本在手，就可以預(yù)防撞期,免除會后四處找人重新商定的窘?jīng)r。

好的時間管理者應(yīng)當(dāng)在會議中尋求共識。借由表決或沖突才得到的結(jié)果，絕對比不上共識決議所能帶來的團隊和諧與工作效率。討論中如有強烈的反對意見，可以將此意見列入待議事項，稍后討論，或請對方做合理的說明，不要任意封殺反對者。曠野中的清音往往散發(fā)無限禪意，值得傾聽。不論你覺得值得與否，你總不希望有人感到被孤立，或是被敵視吧？但也別忘了！有時候團隊多數(shù)成員的意圖已明，而且還有許多事尚待決議，時間應(yīng)當(dāng)掌控得宜。

如果有人因位居偏遠地方，無法到場參加會議，你可以利用電話，甚至視頻設(shè)備，讓大家都能參與。使用電話會議這種形式時，在場者發(fā)言前應(yīng)自報姓名，否則會造成電話那頭的與會者一頭霧水。例如：“我是老包。我認為……”雖然電話會議及視頻會議既經(jīng)濟又方便，但是有些重要的會議仍然需要傳統(tǒng)式面對面的溝通會談，譬如：認識一位新客戶，或推動一個新項目等等。由于今日傳播視頻科技先進且普及，而你居然愿意不辭舟車勞頓，親自出席該場會議，對方將感受到你個人對會議的重視。惟有當(dāng)與會者之間都已相當(dāng)熟悉時，高科技視頻功能才可達事半功倍之效。

做會議總結(jié)。在你說出那一聲美妙的“會議結(jié)束”之前，必須將會議的決議事項做一總結(jié)。最好的方法之一是很快地將決議之行動事項復(fù)述一遍。例如：“若記錄無誤的話，老包將負責(zé)葛瑞森專案報告；小蘇將負責(zé)聯(lián)絡(luò)在洛杉磯的廠商；強哥將分發(fā)安德生一案的相關(guān)資料給大家……?！边@樣每個人都會知道自己該負責(zé)的項目。最有效的方法是將行動項目列在另一頁，或是在原有記錄上做特別的標(biāo)示，兩者皆可行，白紙黑字、清清楚楚地列下行動項目與要求標(biāo)準(zhǔn)。

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