高端人士的時間管理方法

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CEO難道常常被工作壓得喘不過氣來嗎？他們究竟是如何精心組織周密安排一天的時間與工作任務的？頂級人士井井有條的一天究竟是個什么樣子？他們對各層次的管理者與專業(yè)人士的工作會有哪些啟示？
頂級管理者如何組織不斷變換的工作時間——基本工作點核對方案
“我每天開始工作之前都會來一次模擬計劃游戲，想像自己應該去做什么事，突然出現(xiàn)預料之外的會議或危急情況，門’砰’的一聲打開等等，通過這種游戲，我竭力尋找可以更好地控制自己時間的辦法?！?br /> 幾乎所有人都被眼下電光石火般的通信速度壓得喘不過氣來，一位金融業(yè)的客戶關系經理曾經告訴我說：“最讓人受不了的事是，每當我準備處理手頭上一大堆事情的時候，就會有客戶的咨詢電話打過來，同時，電子郵件也來了，讓我真是分身乏術。最后到了快下班的時候，我桌子上的東西還沒處理完，仍在不斷堆積。就這樣，非常棒的計劃、最良好的意愿全都一下子灰飛煙滅?！?br /> 但是如果你把互動的事當做現(xiàn)實來接受，不再指望它會完全離開你，你反而可能掌握它、馴服它、找到辦法來順應這一現(xiàn)實，并在其中保持良好的工作態(tài)度。下面是3個在不平靜的工作日中建立秩序、提高效率的好計劃。
定點核對法 你是怎么組織不斷變化的時間安排？對我們大多數人來說，組織似乎就是控制，但是對于許多頂級管理者來說，組織時間卻不再意味著在自己的優(yōu)先時間之外，指定明確的時間去完成特定的工作任務，而是意味著無限制的彈性時間安排，幾乎沒有什么固定的框框。
在彈性的時間安排中，只需確認一天起碼要達到的一些要求是否達到就可以了。
一般有這3種類型的基本工作點必須查對，即基于功能的工作要求、基于內容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：
1、基于功能的工作要求：
·優(yōu)先事項的時間是否得到保證
·打電話與回電話
·用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件
·繼續(xù)關注已進行的工作
·用在非優(yōu)先事項的兩個小時（可以零散分布在全天）
·MBWA
·每天安排對每一個直接報告人的簡短的接見
·每天安排與上司的摸底性謁見
2、基于內容的工作要求。內容方面的基本要求一般有以下幾種情況：
·與老客戶的聯(lián)絡
·發(fā)展新客戶
·數據處理
·授權與員工培養(yǎng)
·撰寫備忘錄、信件、報表、營銷策劃案、戰(zhàn)略計劃等
其他任何正當的事項都可以算做綜合性的基本核查點，不要隨便放過。注意不要使自己的負荷過重，反應要快，有了這些核查要點作為支架，下面你就可以學習頂級管理者一種獨特的工作藝術要求，這種工作藝術是他們之所以能夠靈活地安排自己的工作時間的根本原因。
重組時間——巧用“秘密10分鐘”
所有的頂級管理者都深知，在自己的個人時間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價還價，是一個無法回避的現(xiàn)實，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時間管理藝術。其中的主要挑戰(zhàn)是你要有隨時調整你專注某一具體工作的習慣，使之可以適應更小塊的工作時間單元。
要把充滿討價還價的工作日看做是由大量10來分鐘的小時間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時間塊、“幾個字節(jié)的時間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時間的形象記憶。
你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會給自己的工作帶來多么大的差異。
你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約3分鐘以后，他就會從門口探進頭來說：“嗨，有時間嗎？”可是，你那時候正在把最后的各種數字填到預算報告上，你已經干了10分鐘，估計還有20分鐘就可以完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應是：
如果你的目標是現(xiàn)在就把任務完成，那么就是：“啊呀又來了，什么都做不了，真是亂了套了!”
如果你懷著“毛毛雨”的思想，那么就是：“哦，沒事，我已經做完了1/3。馬文走后，我可以趕在下午3點的會議之前再趕出1/3。開完會后找機會溜到一邊再完成剩下的1/3?！?br /> 關鍵是你要靈活機敏地考慮你的時間安排。這樣做有兩大好處：第一，因為你欣然對待這種不速之客，立即投身其中，受害者的憤怒情緒會大大減少，被這種不滿情緒”堵塞”的能量因此能釋放出來；第二，如果你一邊像被磁鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點清單，一邊不斷地尋找各種可能的機會來完成這些基本任務，久而久之，你會養(yǎng)成一個非常好的利用時間的習慣，工作效率也會大大提高，據我所知，這是為許多資深管理者和CEO所運用的成功法寶。

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