如何讓我們的時間不浪費(fèi)在郵件上

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朋友、同事、客戶都告訴我，他們遇到的一個最大的問題之一就是管理他們信息過載的電子郵件。他們說，每個人都想從自己這里得到一些信息，因此，他們被大量電子郵件所困擾。你也在這里面掙扎嗎？如果是的話，這里有一些小技巧，可以幫你在閱讀和接收電子郵件的過程中節(jié)省一些時間。

1. 限制工作時處理個人郵件

不錯，這看起來是個很難接受的方法，但這會幫助你關(guān)注重點(diǎn)工作，這樣你可以優(yōu)先完成你手頭上的工作，剩下的時間就都由你自己分配了。

2. 使用垃圾郵件過濾工具

你的老板或者ISP可能已經(jīng)購買了相應(yīng)的軟件，不過如果你使用的是自己的郵件系統(tǒng)，那么你需要一個垃圾郵件過濾工具以幫助你盡可能減少不需要的電子郵件。

3. 使用文件夾來存儲電子郵件

收件箱不是用來存儲郵件的，只是用來接受新郵件的，在你的郵件程序中創(chuàng)建文件夾來存儲郵件，文件夾的名字要和你平時工作時候使用的文件夾一致。

4. 修改郵件的標(biāo)題來概括其內(nèi)容

你可以很容易就能夠找到一些需要修改標(biāo)題的電子郵件，例如：如果你收到一封標(biāo)題是“更新”的郵件，要你給某人發(fā)送一個更新，你就應(yīng)該更改標(biāo)題為“送給張三的產(chǎn)品，更新于05年8月29日”，這一功能在大多數(shù)電子郵件程序里都有。

5. 限制處理郵件的次數(shù)，控制在每天2至3次

這樣，你就可以更加專注、更有創(chuàng)造性、精神更為集中。

6. 做為一般的規(guī)則，將處理電子郵件做為一項(xiàng)獨(dú)立的任務(wù)來完成

例外情況：如果你可以在一兩分鐘內(nèi)回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件，那么就立即處理，然后將郵件刪除。否則，就等待以后的工作時間來處理。

7. 將電子郵件以接收日期的方式排序

換句話說，你要保證你的收件箱中最新的郵件總是位于頂部。

8. 清空收件箱的五個步驟。以下是詳細(xì)步驟：

掃描所有的電子郵件，刪除其中的垃圾郵件。一般的信箱可以過濾大部分垃圾郵件，但是無法過濾所有的垃圾郵件，你要學(xué)會如何識別垃圾郵件，這樣你就可以不用浪費(fèi)時間打開郵件或者感染病毒。

掃描所有電子郵件，并刪除垃圾郵件。雖然難以自動過濾掉所有垃圾郵件，但你可以學(xué)習(xí)如何認(rèn)出垃圾郵件，這樣你就不必浪費(fèi)時間大可它。這些垃圾郵件的統(tǒng)統(tǒng)特性包括：發(fā)信人地址是一串隨即的數(shù)字，主題有6個空格然后是數(shù)字，主題以三個感嘆號結(jié)束。

檢查剩余的電子郵件，從后往前按重要性排序。閱讀“高優(yōu)先級”的郵件并將其放到“to do”的郵件夾中，接下來掃描“公報(bào)”及“新聞”郵件。

如果一封電子郵件包含的內(nèi)容你打算稍后作為參考，那么：a）將其拖曳到適當(dāng)?shù)碾娮余]件文件夾，或b）打印郵件，刪除郵件，將文檔存檔。

如果一封電子郵件要你進(jìn)行操作：a）在日歷上記錄你的操作，然后b）刪除郵件或者將其存檔以供日后參考。

如果檢查完這封電子郵件后，你確定其在將來沒有什么價值，那么就刪除它。

你接收到的電子郵件不可能越來越少，事實(shí)上，很多業(yè)內(nèi)的專家都說電子郵件的負(fù)載已經(jīng)降低了生產(chǎn)力，那么嘗試上面的這些小技巧，看看能不能讓你的電子郵件少起來。

以上是"如何讓我們的時間不浪費(fèi)在郵件上"的內(nèi)容，本文的主題是“你的老板或者ISP可能已經(jīng)購買了相應(yīng)的軟件，不過如果你使用的是自己的郵件系統(tǒng)，那么你需要一個垃圾郵件過濾工具以幫助你盡可能減少不需要的電子郵件?！薄?a href=http://m.52tianma.cn/gongsi/sj/ target=_blank class=infotextkey>時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 時間是最關(guān)鍵的一環(huán), 忙碌的時候真想要點(diǎn)時間, 遠(yuǎn)離誘惑 提高時間使用效率, 感謝您對本站的支持。

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