淺談“時(shí)間管理”的3個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題

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　　在過(guò)去，在組織的視線中，沒(méi)有時(shí)間管理，當(dāng)然思維中也沒(méi)有。時(shí)間管理被認(rèn)為是個(gè)人問(wèn)題，個(gè)人應(yīng)自己去進(jìn)行時(shí)間管理，自己去發(fā)展時(shí)間管理技能。
　　瓶頸管理理論認(rèn)為，改善績(jī)效的最佳方法不是改進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)步驟，而是改進(jìn)“瓶頸”（最大的約束因素），因?yàn)橄到y(tǒng)的整體績(jī)效取決于瓶頸。時(shí)間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素，更重要的是，過(guò)分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài)，可能忙得沒(méi)有時(shí)間思考，可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導(dǎo)致嚴(yán)重的問(wèn)題——失去他們，離開(kāi)或變得“無(wú)能”。
　　我們可以說(shuō)，時(shí)間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新、領(lǐng)導(dǎo)力這些看似更為炫目的管理議題，甚至更為重要
　　“時(shí)間管理”的3個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：
　　什么事是必須做的？
　　如何看待他人？
　　如何統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時(shí)間？
　　“你很忙嗎？”我問(wèn)這個(gè)問(wèn)題得到的答案驚人地一致——忙，通常是有氣無(wú)力的回答。我們身處一個(gè)異常忙碌的社會(huì)，不管是管理者，還是所謂知識(shí)工作者或?qū)I(yè)人士，每個(gè)人都非常忙碌。
　　實(shí)際上，這背后有三種忙碌：一種是忙碌，但尚未學(xué)會(huì)管理自己的時(shí)間，這些人常常會(huì)感覺(jué)被近乎瘋狂的時(shí)間表逼瘋；一種是忙碌，但已經(jīng)學(xué)會(huì)應(yīng)對(duì)與取舍；第三種則是假裝出來(lái)的忙碌，因?yàn)槲覀儙缀跻呀?jīng)開(kāi)始把忙與成功、閑和失敗聯(lián)系到一起。
　　“你很忙嗎？”經(jīng)常被當(dāng)作寒暄的話，但很少有人意識(shí)到需要重視它背后的“時(shí)間管理”。很多時(shí)候，時(shí)間管理不是被視為一種初級(jí)技能，就是被歸入到勵(lì)志的范疇，認(rèn)為主要是精神因素在起作用。在管理領(lǐng)域，勵(lì)志的名聲一直不是很好，被認(rèn)為是巫術(shù)一樣的小把戲。
　　現(xiàn)在，我們必須給予時(shí)間管理以應(yīng)有的重視，我們可以說(shuō)，時(shí)間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新、領(lǐng)導(dǎo)力這些看似更為炫目的管理議題，甚至更為重要。
　　不論戰(zhàn)略、創(chuàng)新、運(yùn)營(yíng)都需要由人去做，也就是說(shuō)，投入他們的時(shí)間和精力。對(duì)于管理者和專業(yè)人士來(lái)說(shuō)，最大的約束就是時(shí)間，他們只有那么多時(shí)間。通常，我們沒(méi)法通過(guò)雇傭更多的人來(lái)獲得更多的時(shí)間。管理層如果太多的話，他們可能會(huì)相互妨礙工作，因而不得不花大量的時(shí)間去處理摩擦與沖突，管理層太多也會(huì)阻礙信息的流通。
　　對(duì)于專業(yè)人士來(lái)說(shuō)，更多的人意味著更多的溝通成本，在人數(shù)超過(guò)一個(gè)很小的數(shù)目時(shí)，就變得弊大于利了。工廠可以雇傭更多的工人來(lái)增加產(chǎn)量，數(shù)量可以是幾千甚至上萬(wàn)，但對(duì)于軟件開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)、咨詢項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，十個(gè)人幾乎已經(jīng)是團(tuán)隊(duì)規(guī)模的極限（這里指的是為完成一個(gè)具體任務(wù)一起工作的團(tuán)隊(duì)）。
　　在過(guò)去，在組織的視線中，沒(méi)有時(shí)間管理，當(dāng)然思維中也沒(méi)有。時(shí)間管理被認(rèn)為是個(gè)人問(wèn)題，個(gè)人應(yīng)自己去進(jìn)行時(shí)間管理，自己去發(fā)展時(shí)間管理技能。在現(xiàn)在，“除了任務(wù)目標(biāo)之外，讓知識(shí)工作者自己決定有關(guān)工作的一切”這一趨勢(shì)更使得組織放棄自己在時(shí)間管理上的職責(zé)。組織至多是在任務(wù)分配時(shí)會(huì)考慮一下每個(gè)人的時(shí)間應(yīng)用情況，這不僅和戰(zhàn)略無(wú)關(guān)，甚至被認(rèn)為是最低層次的問(wèn)題。對(duì)于技術(shù)知識(shí)、管理技能，組織從未持這樣的看法。在這些方面，它們采用內(nèi)部培訓(xùn)、輔導(dǎo)制度（coach）、派員工參加外部課程等方式幫助員工提升自身能力?！　∑款i管理理論認(rèn)為，改善績(jī)效的最佳方法不是改進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)步驟，而是改進(jìn)“瓶頸”（最大的約束因素），因?yàn)橄到y(tǒng)的整體績(jī)效取決于瓶頸。時(shí)間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素，更重要的是，過(guò)分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài)，可能忙得沒(méi)有時(shí)間思考，可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導(dǎo)致嚴(yán)重的問(wèn)題——失去他們，離開(kāi)或變得“無(wú)能”。

　　如何進(jìn)行時(shí)間管理
　　給予應(yīng)有的重要地位，時(shí)間管理就已經(jīng)解決了一半。接下來(lái)，我們不是討論具體工具和細(xì)節(jié)，而是關(guān)注時(shí)間管理的一個(gè)重要前提準(zhǔn)備與三個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。實(shí)際上，由于時(shí)間管理是一個(gè)每天都要進(jìn)行的活動(dòng)，復(fù)雜的工具只會(huì)讓人們?cè)诙虝旱氖褂弥蠓艞?。瓶頸管理的提出者高德拉特對(duì)所有復(fù)雜的解決方案都心存懷疑：“復(fù)雜的解決方法是行不通的?！敝挥兄边_(dá)問(wèn)題核心，也就是聚焦于關(guān)鍵問(wèn)題，才能進(jìn)行有效的時(shí)間管理。
　　時(shí)間管理的一個(gè)重要準(zhǔn)備任務(wù)是“了解你的時(shí)間是怎么花掉的”。為什么要這樣做不需解釋，但它可能會(huì)被認(rèn)為是一個(gè)非常簡(jiǎn)單的任務(wù)，認(rèn)為簡(jiǎn)單回想一下就可以了。需要強(qiáng)調(diào)它的原因正在于此，對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我們的“想象”和“現(xiàn)實(shí)”常常有很大的差異，甚至完全不同。
　　管理大師彼得。德魯克曾經(jīng)描述他所做的研究：他請(qǐng)管理者將自己怎樣使用時(shí)間的情況寫(xiě)下來(lái)，又請(qǐng)人記錄這些管理者是如何使用時(shí)間的。一個(gè)公司董事長(zhǎng)很確定地告訴研究者，根據(jù)他的感覺(jué)，他的時(shí)間分三個(gè)部分，分別用在公司高級(jí)管理人員、重要客戶、地區(qū)社會(huì)活動(dòng)上。歷時(shí)6周的實(shí)際記錄結(jié)果是，他把大部分時(shí)間用在調(diào)度工作上了，隨時(shí)了解他所認(rèn)識(shí)的客戶的訂貨情況，還為他們的訂貨打電話給工廠。他開(kāi)始無(wú)法相信這些記錄，但在很多次看到類似記錄之后，他相信，“關(guān)于時(shí)間的使用問(wèn)題，記錄要比記憶可靠得多。”
　　記錄你的時(shí)間是怎么花掉的，是時(shí)間管理的開(kāi)始，但它絕不是一次性的任務(wù)，在整個(gè)時(shí)間管理過(guò)程中，我們可能需要不斷地重新記錄，以便了解最新的時(shí)間使用情況，譬如一個(gè)月專門(mén)挑一天來(lái)記錄當(dāng)天的時(shí)間使用情況。按照某些時(shí)間管理工具的要求，有的人能夠堅(jiān)持每天以15分鐘為間隔記錄時(shí)間使用情況，這有它的益處，但是，這樣做或許花了太多時(shí)間在“磨刀”上了，過(guò)于頻繁記錄的時(shí)間表也會(huì)讓人感到巨大的壓力，帶來(lái)負(fù)面影響。