時間管理系統(tǒng):工作表與時間表（三）

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步驟3：排列優(yōu)先級以及重新安排

下一步，以一個簡單的優(yōu)先級系統(tǒng)為基礎(chǔ)來標記每個項目。我曾試圖在一個優(yōu)先級系統(tǒng)中從1到100排列各個項目，但是太過于復(fù)雜。一位朋友指出在周期中實際上只有三種優(yōu)先級：

• 期限就在今天，必須馬上就完成。
• 期限很接近。
• 除了上述兩項之外。

為了簡單明了，就將這些期限稱為A、B、C任務(wù)，將它們標記在優(yōu)先級列表上。圖5-5展示我如何把第一天的工作排列優(yōu)先級。

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處理超時工作

在工作表上共有9小時的工作，但是只有6小時可以做它們，如何處理超時（overflow）的工作呢？

錯誤的做法是加班。你的社交生活是無價的。你因忽略社交時間而變得煩躁，這并沒有幫到你的雇主。你只要吃得好、得到很多正常的睡眠、運動以及參加非工作性質(zhì)的活動，就會工作得很好。

最簡單的做法是轉(zhuǎn)移C優(yōu)先級的工作到明天，讓B優(yōu)先級的工作有充分的時間去做。這就是每天有一份工作表的好處之一，我們可以隨便移動工作項目。這里有些運作良好的構(gòu)想：

l? 把低優(yōu)先級的工作移到隔日。這是我最常用的選擇。設(shè)定優(yōu)先級的原因就是無法一次把所有的事情完成。因此，把一些C和B優(yōu)先級的事情移到明天。

l? 解決掉今天的大部分工作。把較容易辦的部分工作解決并把其余的移到明天做。例如，安裝新磁帶備份系統(tǒng)牽涉到許多步驟。今天可以先拆包裝，確認所有零件齊全，纜線也夠長。明天招聘義工幫忙把系統(tǒng)上架并安裝它。隔日再設(shè)定驅(qū)動程序。只要每天有進度并在期限內(nèi)完成就沒問題。一旦你把工作劃分成多個部分，就把各個部分寫到不同日子的工作表。如果有一個工作因意外的障礙而不得不延長的髙風(fēng)險，這不失為一個好方法。例如，你想要立刻先做一個大工作的一部分，因為這么做可以先發(fā)現(xiàn)是否有任何零件缺少，而這需要一段時間來補齊。你想現(xiàn)在就知道沒有纜線，而不是到截止期限那一天。

l? 減少工作量（縮小工作的范圍）。有時候你可以找出一個方法來減少工作的時間。例如，當(dāng)安裝Bob的計算機時，你可能知道他是個愛聊天的人，只要他不在旁邊，你的安裝工作只要一半時間就夠了。另一個方法，可能你會把一些額外的軟件包裝到他的機器里。然而Bob對技術(shù)熟悉，你也知道即使沒替他安裝一些額外的軟件，他也有能力自己安裝。事實上，他可能更喜歡以自己的方式去做。如果他需要其他軟件，他會自己來要或是告訴他你沒安裝哪些軟件，以后再來安裝。Bob可以立即滿足地使用他的PC，而你也可以接著做其他工作。當(dāng)然，你可以在明天的工作表上寫下“繼續(xù)完成安裝Bob的軟件”，以免忘記。

以上是"時間管理系統(tǒng):工作表與時間表（三）"的內(nèi)容，本文的主題是“以一個簡單的優(yōu)先級系統(tǒng)為基礎(chǔ)來標記每個項目。在周期中實際上只有三種優(yōu)先級：期限就在今天，必須馬上就完成、期限很接近、除了上述兩項之外。如何處理超時（overflow）的工作呢？錯誤的做法是加班。你的社交生活是無價的。”。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 大腦的24小時時間工作表, 忙碌的時候真想要點時間, 有效利用時間, 感謝您對本站的支持。

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