時(shí)間管理系統(tǒng):工作表與時(shí)間表（七）

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步驟7：重復(fù)

假設(shè)今天是星期二，你可以重復(fù)使用循環(huán)系統(tǒng)在每日列表的項(xiàng)目。

今天我將介紹一些高級(jí)的主題并展示如何管理它們。尤其是循環(huán)系統(tǒng)如何運(yùn)作在請(qǐng)求追蹤系統(tǒng)、語音信箱以及干擾等方面。

創(chuàng)建每日時(shí)間表

你應(yīng)該先檢查日程表的任何約會(huì)并填到今日時(shí)間表以開始每天的工作。今天沒有會(huì)議，所以你的以小時(shí)為單位的時(shí)間表除了一小時(shí)的午餐外都是空白的，這也讓你的典型的一天9小時(shí)的工作只有8小時(shí)的時(shí)間。

嗯，目前為止一切良好！創(chuàng)建每日（星期二）工作表

昨天有4個(gè)新工作加到你的列表內(nèi)。我們就稱它們?yōu)楣ぷ?、工作2、工作3和工作4。這些低優(yōu)先級(jí)的工作在員工會(huì)議時(shí)是委派給你的。它們并非像昨天你做過的工作那么重要，所以你直接把它們記錄到首要工作表，你認(rèn)為這樣比較實(shí)際，而這剛好發(fā)生在今天（星期二）。這是你昨天管理時(shí)放到今天的工作表中的。當(dāng)你今天到辦公室時(shí)，語音信箱的留言燈閃爍著，因此聽取3個(gè)留言并將其記錄到工作表內(nèi)，即使這些留言沒有要求任何行動(dòng)。

第一個(gè)留言是公司注意事項(xiàng)的公布——大樓的東邊進(jìn)出口封閉。你很“高興”他們浪費(fèi)公司里每個(gè)人的時(shí)間，因?yàn)轱@然你從來不想知道整個(gè)建筑物的配備，還有那嚇人的警示說“關(guān)閉東邊出口”可能的意思。由于這個(gè)信息并不要求你采取行動(dòng)，所以可以馬上劃掉那個(gè)項(xiàng)目。

下個(gè)信息是Cisco業(yè)務(wù)人員留的。你記下電話號(hào)碼，因?yàn)槟銓⒒仉娫捊o他（但是在你劃掉該項(xiàng)目之前，要先確認(rèn)聯(lián)絡(luò)人數(shù)據(jù)庫中（第十二章將詳解）的號(hào)碼是否相同）。第三個(gè)信息是一個(gè)業(yè)務(wù)員的促銷電話。你并不打算回電，所以寫上“垃圾”并在“完成？”欄里標(biāo)記“X”將其劃掉。你的星期二列表就像圖5-8—樣。

今天還沒開始就完成兩項(xiàng)工作！真優(yōu)秀！

你可能好奇著，為什么才記錄下工作，就立刻將其標(biāo)記為完成？這么做是因?yàn)樗蔀槟愕碾娫捄艚杏涗?，這是個(gè)好的“保護(hù)”方式。這也是為何我喜歡用PAA勝于PDA的原因之一。使用PAA，可以方便地立刻劃掉寫下的垃圾項(xiàng)目。

我提過很多次關(guān)于使用一種“請(qǐng)求追蹤系統(tǒng)”是個(gè)不錯(cuò)的主意。然而如何在循環(huán)系統(tǒng)內(nèi)處理它呢？你可以每天規(guī)劃出具體的時(shí)間去處理這些系統(tǒng)的請(qǐng)求票（request ticket）。我以前的一份工作，每天預(yù)定花三分之一的時(shí)間處理這些請(qǐng)求票。因此，每天多加兩小時(shí)的工作來調(diào)用請(qǐng)求票到工作表。我不會(huì)在早上的兩小時(shí)時(shí)段內(nèi)處理這些票，當(dāng)我需要處理它們時(shí)，我寧愿另辟時(shí)間來處理這些請(qǐng)求票，因?yàn)檫@些請(qǐng)求的其中之一有可能變成具有無法預(yù)期的優(yōu)先級(jí)。

在一天中最有價(jià)值的一小時(shí)內(nèi)我也會(huì)有很多的干擾。這些干擾是我服務(wù)客戶需求的重要部分，因此我也挪出時(shí)間給他們。

注意：如果我建立了共同干擾防線，在我做防護(hù)物時(shí)我會(huì)寫上“MIS”的牌子。而在這段時(shí)間內(nèi)如果做了任何項(xiàng)目的工作，算是我賺到了。

現(xiàn)在你可以計(jì)算一下有多少小時(shí)的工作你要做，結(jié)果是11.25個(gè)小時(shí)！只有8小時(shí)卻要做11.25小時(shí)的工作，該是安排優(yōu)先級(jí)的時(shí)候了。任何“今日到期”的項(xiàng)目立刻成為人優(yōu)先級(jí)的。磁帶庫問題昨天排在人優(yōu)先級(jí)，它已經(jīng)完成一半。因此，完成這個(gè)工作在今天顯然地成為人優(yōu)先級(jí)的。

以上是"時(shí)間管理系統(tǒng):工作表與時(shí)間表（七）"的內(nèi)容，本文的主題是“你應(yīng)該先檢查日程表的任何約會(huì)并填到今日時(shí)間表以開始每天的工作。今天沒有會(huì)議，所以你的以小時(shí)為單位的時(shí)間表除了一小時(shí)的午餐外都是空白的，這也讓你的典型的一天9小時(shí)的工作只有8小時(shí)的時(shí)間?！?。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對(duì)以下文章也感興趣： 時(shí)間就是生命的歌曲, 時(shí)間管理有一下幾點(diǎn)重點(diǎn), 時(shí)間管理要有科學(xué)化, 感謝您對(duì)本站的支持。

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