時間管理的循環(huán)系統(tǒng)（二）

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別信賴你的大腦

一般而言，系統(tǒng)管理員都很聰明。你聰明，我聰明，我們都聰明。我們靠腦力達成我們的髙度境界，而不是靠發(fā)達的肌肉。當然，好的外表有幫助，但是深入我們的心的是“大腦”的工作。平均而言，人在短期內(nèi)有能力記住7樣事情，加減2項（7±2）。那么本書讀者的平均值呢？我相信你的接近8或9，或者，天??！你還能邊看漫畫書，大概有10吧（加3項）。

翻開我的工作表，我看大約有20項，哇！這比10項還多很多。

我的大腦無論如何也記不住20項，我需要一點外在的存儲器，你也是。

我希望，當我說“別信賴你的大腦”時，你不要覺得受羞辱。

我是不相信自己的，所以每次都寫下每個請求。無論使用PDA還是PAA，當有人要我做某件事時，我都寫下來。這變成一則箴言：

每次寫下每個請求。

我的大腦覺得不被信賴而有點受辱。當有人要我做事時，大腦開始叫：“我記得住的！放下PDA，Tom！相信我一次！”但是，所有能讓我重新想起客戶的請求的靈感，是當我面對客戶氣急敗壞跑來對我抱怨說我沒有完成他的請求時，而我只能以蹩腳的理由說：“我忘了?！?/p>

第二章討論過委派、記錄和執(zhí)行。當我們委派一個工作時，我們不需要記錄它，雖然有時聰明地記錄它后，可以追蹤受委派的人是否完成請求（我們稱它為兄弟的守護者）。

另外，如果我們要立刻執(zhí)行請求，就不用寫下來。如果有人要求你：“請把鹽遞給我?！蔽也槐匕选斑f鹽”寫到工作表，然后再劃掉它，這樣很荒謬。但是，如果有人要我做某事而我回答：“沒問題，等我把這件事做完，就來做你的。”我就會記下來。別把“當我做完這件事”和“馬上就做”搞混。事實上，對我而言，不寫下來最大的誘因是我認為我記得住下一個要做的事情。

我們可憐的大腦。它們被我說不能記住每件事而受屈辱。但是請記住，大腦也是保持我們自尊的地方。有時候，自尊會跨越它的邊界，并且過度推銷它的好朋友——大腦。當你聽到自己想說：“我不想寫下它”或者“這次我要來個例外，我怎么可能忘記這個請求？”時，記住這是你的大腦自大到像蒙大拿——過度承諾,就好像微軟的銷售人員試圖達到他們的月度業(yè)績配額一樣。

如果要讓大腦覺得受較少的羞辱，記住，別把事情填入無趣的工作表，我們把這件事保留給精力旺盛的工作。在第1章，我提及有關(guān)愛因斯坦的故事，他試圖消除其他腦力工作，像是如何決定每天穿的衣服，然后保留更多的腦力給物理學。傳說也曾提到，愛因斯坦從來不記地址或電話號碼，甚至包括他自己的。比較重要的幾個號碼他寫在紙條上塞在他的皮夾里，因此不會用盡珍貴的腦容量。當有人問起他的電話號碼時，他回答說電話號碼在電話簿并禮貌地請人們自己找。要像愛因斯坦一樣，保留腦力給系統(tǒng)管理。

如果有人提出請求而我沒帶著筆記（這種事通常發(fā)生在我上洗手間時），我會直接把責任留給請求者以確認他的請求被記錄。例如，我會說：“哎呀，我趕著去開會，但又不想忘記你的請求。請你答應我寄—求助（這會在請求追蹤系統(tǒng)創(chuàng)建一個請求票）E-mail，上面寫—Glenn，我需要x-y-z，詳情問Tom?！拔抑溃野延涀≌埱筮@件事的責任放在筆記上或加在請求者身上，就是別放在大腦內(nèi)。

我不信賴大腦能記住東西，相對地，我信賴紙張。一旦寫下后，它就在那里。如果有10項工作記在紙上，我不用擔心它會消失。類似“會消失的墨水”這種東西只存在于卡通里，而狗也不會吃掉我的作業(yè)。

我也信賴PDA。雖然我怕PDA壞掉或不知怎么的失去數(shù)據(jù)，這就是為何我使用PDA的同時備份數(shù)據(jù)到文件服務器。相對于一定程度的我的大腦忘記事情時，PDA就和紙張一樣值得信賴。

完美的PDA環(huán)境

當PDA剛問世且沒有多少品種時，我對特定的品種設了一個標準化的環(huán)境。系統(tǒng)管理團隊在文件服務器上設定PDA同步到用戶主目錄。因此，用戶數(shù)據(jù)可以有規(guī)律地備份。

當PDA壞掉時，我們有備用品，將它放入個人的同步底座，那些數(shù)據(jù)馬上就會回來。由于大家都有同樣的PDA，當我們在處理壞掉的PDA時，人們很快就擁有備用品。

這么做對于使用PDA的團隊來說非常方便舒適。今天有更多種PDA硬件，使得這種服務較難以提供，但是仍然可以做近似的較小協(xié)調(diào)。

以上是"時間管理的循環(huán)系統(tǒng)（二）"的內(nèi)容，本文的主題是“平均而言，人在短期內(nèi)有能力記住7樣事情，加減2項（7±2）。我的大腦無論如何也記不住20項，我需要一點外在的存儲器，你也是。我不信賴大腦能記住東西，相對地，我信賴紙張。一旦寫下后，它就在那里。如果有10項工作記在紙上，我不用擔心它會消失?！薄r間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 會安排時間的人都是成功的人, 怎樣提高工作效率 緊抓時間管理三要素, 如何改善時間管理, 感謝您對本站的支持。

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