做時間的管理主人

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有效的管理者知道，時間是一項限制因素。任何生產(chǎn)程序的產(chǎn)出量，都會受到最稀有資源的制約。而在我們稱之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里，最稀有的資源，就是時間。
但是人卻往往最不善于管理自己的時間。
有些管理者常自詡其記憶力很強，我有時請他們把自己使用時間的過程憑記憶做一下估計，并且寫下來。然后，我把他們這份東西暫時保存起來。與此同時，我又請他們隨時記錄他們實際耗用的時間。幾個星期或幾個月之后，再把他們原來的估計拿出來，跟他們實際的記錄相對照，卻發(fā)現(xiàn)兩者之間相去甚遠。
某公司的董事長，十分肯定地對我說他的時間大致分成三個部分：1/3用于與公司高級管理人員研討業(yè)務；1/3用于接待重要客戶；其余1/3則用于參加各種社會活動。但是，等實際記錄了六個星期之后，跟他原來的估計比較，結果發(fā)現(xiàn)在上述三個方面，他幾乎沒花什么時間。原來，他所說的三類工作，只不過是他認為“應該”花時間的工作而已。因此他的記憶告訴他已將時間用在這三方面了。六個星期的實際記錄，顯示他的時間大部分都花在調度工作上了，例如處理他自己認識的顧客的訂單，打電話給工廠催貨。顧客的訂單，本來可以順利處理的，由于他的干預，反而弄得不能準時交貨。這份時間記錄是由他的秘書記下來的，當秘書把記錄送給他看時，他簡直一點兒都不能相信。后來他的秘書又確實地做了幾次記錄，他才相信自己的估計靠不住，開始相信那份記錄的真實性。
所以，有效的管理者知道，如果要管理好自己的時間，首先應該了解自己的時間實際上是怎么耗用的。

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