怎樣才能高效的管理好名片

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名片是公司及職場人士最重要的資產(chǎn)，尤其對于服務(wù)業(yè)及從業(yè)人員而言，做好名片管理，等于是建立自己的人際網(wǎng)絡(luò)，也使人脈能夠有條理地?cái)U(kuò)展、延伸出去。    主要用途  要管理好收到的名片，首先要全面理解名片的主要用途，其可分為常規(guī)用途和特殊用途兩大類。  1. 常規(guī)用途   a. 自我介紹。見面時(shí)名片是最重要的自我介紹輔助工具。在初次與交往 對象見面時(shí)，除了必要的口頭自我介紹外，還可以使用名片進(jìn)行身份的介紹。這樣不僅能向?qū)Ψ矫鞔_身份，而且還可以節(jié)省時(shí)間強(qiáng)化效果。  b. 結(jié)交他人。在社交中若想要結(jié)識某人，通常以名片表示結(jié)交之意。主 動遞交名片給初識之人，既意味著友好信任，又暗含“可以交個(gè)朋友嗎”之意。在這種情況下，對方一般會“禮尚往來”，從而完成雙方結(jié)交認(rèn)識的第一步。  c. 保持聯(lián)系。大多名片都印有其聯(lián)絡(luò)方式。名片可以時(shí)刻提醒持有人誰 是誰，如何與他人聯(lián)系，從而促進(jìn)認(rèn)識和交往。  d. 通報(bào)變更。若變換了單位、調(diào)整了職務(wù)、改動了電話號碼或者公司喬 遷至新址后，都會重新制作自己的名片。向慣常的交往對象遞交新名片，可以把本人的最新情況通報(bào)對方，以一種更簡單的方式避免聯(lián)系上的失誤，也可以顯示自己對他人的尊重。  2. 特殊用途  a. 簡短留言。拜訪某人或需要向某人傳達(dá)信息而對方不在時(shí)，可留下自 己的名片并在名片上簡單寫上具體事由，然后委托他人轉(zhuǎn)變。  b. 介紹他人。如欲向自己相識之人介紹某人亦可使用名片。   c. 充當(dāng)禮單。以私人身份向他人饋送禮品或花卉時(shí)，可將本人的社交名 片充當(dāng)禮單，置于禮物或花卉包裝之內(nèi)。  d. 拜會他人。初次前往他人居所或工作單位進(jìn)行拜訪時(shí)，可將本人名片 交由對方的門衛(wèi)、秘書或家人，轉(zhuǎn)交給被拜訪者，以便對方確認(rèn)“來系何人”，并決定見與不見。這種做法比較正規(guī)，可避免冒昧造訪。   名片類型  整體而言，名片可以分為紙質(zhì)名片與數(shù)字名片兩大類。  紙質(zhì)名片就是最為傳統(tǒng)的謁見、拜訪或訪問時(shí)用的小卡片，上面印有個(gè)人的姓名、地址、職務(wù)、電話號碼、郵箱等。它們有的是橫式名片，豎式名片或折卡名片，有的是單面印刷，有的是雙面印刷，有的是單一語言，有的是雙語呈現(xiàn)，有的只包含卡片持有人的基本信息，有的則附加了其所在公司的產(chǎn)品介紹，經(jīng)營理念或企業(yè)文化等。  數(shù)字名片是運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)、數(shù)字多媒體合成技術(shù)，用文字、圖片、視頻、聲音等信息整合方式介紹政府、企業(yè)、單位及個(gè)人的"多媒體名片"，是當(dāng)今數(shù)字信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的一種新生事物。  1. U盤名片/光盤名片 它是運(yùn)用現(xiàn)代化高科技手段融入視頻和聲音等 多媒體元素，把企事業(yè)單位的文字、圖片、視頻、聲音等宣傳資料整合成一種自動播放的多媒體文件刻錄到名片大小的光盤內(nèi)，U盤名片是名片和企業(yè)宣傳畫冊的結(jié)合體。其優(yōu)勢在于電子名片容量大，如果控制合理的話可以存放1000頁A4幅面的內(nèi)容，應(yīng)用范圍比傳統(tǒng)紙質(zhì)名片和印刷畫冊更廣泛，更便捷，更直觀，更充分，適于政府招商引資、推介會、促銷會、企業(yè)宣傳等。          2. 維條碼名片 此類名片上沒有我們常見的職業(yè)職務(wù)、手機(jī)、電話、信 箱、地址等信息，右下方有形如“馬賽克”的正方形花紋圖案--二維條形碼，具備二維條碼識別功能的手機(jī)掃描條碼，便可立即解析整張名片的文本信息，包括名片人姓名、職務(wù)、電話、地址、和郵箱等事先錄入的信息內(nèi)容，這些信息便于存入手機(jī)，還能作為郵件直接發(fā)送。其優(yōu)勢在于它只需用手機(jī)攝像頭掃描名片上的條碼，便能快速、準(zhǔn)確地將名片上的姓名、電話等個(gè)人資料錄入手機(jī)中，可保存，也可發(fā)送，省去繁瑣的文字錄入過程。應(yīng)用在商務(wù)交流中，更能體現(xiàn)企業(yè)實(shí)力、對客戶的尊重、更利于溝通實(shí)效，長遠(yuǎn)發(fā)展更有助于實(shí)現(xiàn)移動商務(wù)。    3. 數(shù)字身份證名片 它是數(shù)字身份證是身份認(rèn)證方式的一種，指先在身份認(rèn)證機(jī)構(gòu)注冊申請獲取數(shù)字身份和密鑰，并用此數(shù)字身份、密鑰簽發(fā)文件，別人也可此身份機(jī)構(gòu)求證你簽發(fā)文件的身份，在此身份認(rèn)證系統(tǒng)建立的個(gè)人身份信息即數(shù)字身份證標(biāo)識式名片。其運(yùn)用“雙鑰”識別印證原理，即在企業(yè)、單位、個(gè)人在互相信息交往中，先用公鑰向接受者信任的身份認(rèn)證機(jī)構(gòu)注冊身份，獲取身份認(rèn)證機(jī)構(gòu)所發(fā)數(shù)字證書，用密鑰對文件簽名后，把此數(shù)字證書、簽發(fā)文件及簽名一起發(fā)給接受者，接受者向身份認(rèn)證機(jī)構(gòu)求證是否與你注冊的簽發(fā)密鑰相吻合，由此來確定你的身份。數(shù)字身份證--網(wǎng)絡(luò)通訊簿--網(wǎng)絡(luò)通訊錄，即將需要保存的聯(lián)系人和聯(lián)系記錄通過網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行存儲，以備自己隨時(shí)隨地查詢的通訊錄。系統(tǒng)可通過存儲對方的數(shù)字身份證名片實(shí)現(xiàn)對聯(lián)系人信息保持，永久獲得對方最新聯(lián)系方式，并可進(jìn)行群組二 級分類管理，實(shí)現(xiàn)人脈網(wǎng)絡(luò)的輕松管理。還可通過非通訊錄方式記錄 在網(wǎng)上，避免因手機(jī)、名片等物品的丟失而遺失對方的聯(lián)系方式。其優(yōu)勢在于它突破了傳統(tǒng)光盤的圓形外觀，抗磨損、攜帶方便、傳遞性 高、資訊數(shù)位化、信息量大、流通率高、高科技感。此外，它的獨(dú)一無二特性，使得盜版不易、穩(wěn)定度高、保存易、收藏簡便、兼具流行性時(shí)尚個(gè)性、高附加價(jià)值。          管理方法  鑒于名片類型不同，主要表現(xiàn)在它們的信息容量，輸入、儲存方式上，其管理方法也會有所不同，紙質(zhì)名片可能主要采用傳統(tǒng)的名片簿，而數(shù)字名片則主要依靠數(shù)據(jù)庫或?qū)ｉT的名片管理軟件進(jìn)行管理，此外對于二維碼名片還需要配備專門的二維碼識別器等，但是無論怎幺，要有效管理這些名片，使其方便查找，首先都需要將它們進(jìn)行分類規(guī)整，以下提供幾種分類方法。   1. 按人脈資源的性質(zhì)分。 2. 按行業(yè)分。  3. 按部門分。  4. 按地域分類，比如：洲—地區(qū)—國家—省份—城市       若名片管理是針對某一個(gè)部門的，比如人力資源部，那么可以做兩種分法。 第一，將所受到名片中涉及HR的部分單獨(dú)歸為一類，剩下的則按以上四種方法進(jìn)行分類。第二，在以上四種方法分類的基礎(chǔ)上，把HR部門的名片放在最前面，其他的則按照部門、職位級別等排列開來。  除了將名片合理歸類，要有效管理它們，還需要工作人員注意以下原則：   1. 將名片信息輸入計(jì)算機(jī)，用Excel的表格管理，這樣紙質(zhì)的名片不僅有 了備份，還方便名片的查找——Excel里面只要按Ctrl+F便會跳出查找對話框，在里面輸入關(guān)健字，不管名片有上千上萬份都能輕松找到。 2. 冷門名片應(yīng)保留起來，以被不時(shí)之需。為避免名片生熟不分，混淆難找， 冷門名片歸類另外擱置。  3. 出差、外出應(yīng)隨身攜帶名片薄或相關(guān)數(shù)據(jù)。  4. 定期整理名片，設(shè)定一個(gè)名片理事周期半個(gè)月、三個(gè)月或半年，依據(jù)聯(lián) 絡(luò)的頻率篩選出較少與較常聯(lián)絡(luò)的名片，并且留意名片主人的最新動向，例如，是否已經(jīng)升遷、跳槽等等。