組織免費經銷商管理軟件的博客化

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    企業(yè)的博客試驗

    里克·克勞在自己就職的客戶關系管理軟件公司進行了為期一個月的基于Radio軟件的博客試驗。他覺得公司內聯網作為一個龐大的靜態(tài)站點收藏了許多有用的信息，可是卻沒有太多的動態(tài)內容。他希望內聯網能有更多的用途，成為一個公司所有人都能方便地分享意見、問題、經驗的地方。他在公司內挑選了12個人，組成了一個試驗小組，這些人分別從事研發(fā)、銷售、市場和產品管理等工作。

    試驗小組成員經過一個猶豫不決、迷惑和重新學習新軟件的過程，發(fā)現了許多有趣的現象。由于weblog靈活的特性，許多人使用軟件時形成了自己的經驗：一個高級開發(fā)人員將Radio當作一個很棒的有注釋的書簽工具，借此可以與團隊人員方便地溝通；一個市場管理人員將Radio作為一個剪報服務，把從其他站點復制過來的信息片斷保存到自己的網頁上；一個銷售人員使用Radio來分發(fā)相關產業(yè)新聞給其他人；一個時常和被培訓的客戶共進午餐的測試者經常在blog上提供午餐時間討論話題的概要，分享客戶方面的需求、興趣和對他們的調查。

    2000年夏天，皮亞·萊博思開發(fā)了專門用于企業(yè)的博客工具——企業(yè)博客（Enterprise Blogger）。這個軟件在思科系統(tǒng)公司加利福尼亞州圣何塞總部得到應用。

    皮亞·萊博思與思科公司一名經理合作。這位經理在她所在的網絡管理軟件組主管區(qū)域和渠道市場，其職務是計劃、促進和溝通，并將信息傳遞給接受者。這需要與內部產品團隊、市場交流團隊、外部人員和世界范圍的思科市場團隊人員協(xié)同工作。她決定將博客帶到思科系統(tǒng)公司，主要是因為產品組和市場組的交流搞得人很沮喪。他們有太多的會議，卻缺乏進展記錄和行動事項；大量的電子郵件卻難以理清輕重緩急。

    新的博客網站與公司的內部站點有很大區(qū)別：它更新迅速，并且由內容的擁有者更新而不用麻煩站長，這樣就解放了站長，讓他可以戰(zhàn)略性地思考和計劃，而不是做煩人的維護工作。 博客的使用基本上達到了預期效果，團隊采用了博客，并且有規(guī)律地更新。兩件事情使她感到驚奇：一是有些團隊不愿意使用博客，因為任何變化都會帶來轉換阻力，但一旦開始，他們就很容易持續(xù)和擴展下去。二是她所在項目組的團隊，開始使用博客發(fā)布新聞組。

    在企業(yè)博客的優(yōu)越特性中，索引中心和搜索工具作用非常大，讓使用者很快就找到自己需要的頁面。模塊共享的能力，可以讓使用者發(fā)布自己的內容。簡易的FTP支持和發(fā)布系統(tǒng)也很重要，這些大大改善了項目組的工作。

    發(fā)展中的免費經銷商管理軟件

    要詳細了解知識博客，必須了解免費經銷商管理軟件。人類逐步步入知識社會，知識構成了企業(yè)最重要的核心競爭力。企業(yè)為了促進創(chuàng)新進而加強自身的優(yōu)勢，開始對組織知識進行管理，它包括對知識的學習、共享和創(chuàng)新過程的管理。而免費經銷商管理軟件的目標毫無疑問是增強組織的競爭優(yōu)勢，這一優(yōu)勢可以分為兩個方面，那就是通過業(yè)務創(chuàng)新贏得優(yōu)勢，或者是通過優(yōu)化決策與管理來贏得優(yōu)勢。

    為了實現這些目標，必須對組織的知識進行靜態(tài)和動態(tài)管理。靜態(tài)的管理主要指圖書館學意義上的管理，即對現有的知識進行分類、整理、存儲和查找?，F有的免費經銷商管理軟件系統(tǒng)都可以做到這一點。動態(tài)的免費經銷商管理軟件指組織中對知識的學習、共享和創(chuàng)新的過程，現有的免費經銷商管理軟件很難實現，公司的學習與培訓往往與免費經銷商管理軟件系統(tǒng)是相互分離的，而免費經銷商管理軟件系統(tǒng)也往往與組織的交流和創(chuàng)新相脫節(jié)。

    雖然很多公司都有專業(yè)化的免費經銷商管理軟件工具，往往也整合了辦公自動化、信息門戶、人力資源管理、客戶關系管理、商業(yè)智能等各種技術和管理工具，但是作為動態(tài)的免費經銷商管理軟件工具，還存在極大的缺陷。因此組織除了免費經銷商管理軟件之外，往往還需要組織學習的工具相互配合。

    專業(yè)化、系統(tǒng)化和正規(guī)化的解決方案往往會走向一個極端：自上而下的路線，鼓勵了集中化和組織中森嚴的等級。因為正規(guī)化而失去靈活性，因為集中化而失去下層的創(chuàng)造性。雖然許多專家強調免費經銷商管理軟件是自下而上的，但是免費經銷商管理軟件工具的高昂造價導致主要由管理層決策投資建立知識系統(tǒng)，那么這種系統(tǒng)就無可避免打上“自上而下”的特點。許多公司實施免費經銷商管理軟件，重點考慮如何實現對下級的考核和對工作流程的嚴格控制。

    基于Blog的免費經銷商管理軟件：知識博客

    如何發(fā)揮企業(yè)(組織)所有員工在創(chuàng)造、交換、使用知識的積極性、主動性，實現動態(tài)的免費經銷商管理軟件，是目前免費經銷商管理軟件的瓶頸。免費經銷商管理軟件先驅們所提出的組織轉變?yōu)閷W習型組織，實行扁平化的管理等等并沒有隨著免費經銷商管理軟件系統(tǒng)的實施而到來。

    加拿大皇后大學教授喬·凱茲曼認為目前的免費經銷商管理軟件中存在著一系列的雷區(qū)，包括：搜索不充分，難以發(fā)現相關的知識；難以保持更新；不知道自己不知道的東西（缺乏專家引導）；拒絕共享；難以保證質量，積累垃圾信息；使用存在障礙；容易對系統(tǒng)中的信息產生不信任感；喜歡獨自“重新發(fā)明輪子”等。他認為必須引進新的免費經銷商管理軟件工具——博客。而博客技術能夠克服傳統(tǒng)免費經銷商管理軟件的缺陷，滿足復雜知識環(huán)境下的需要，該技術具有靈活性和真正的“平民性”。

    許多中小型企業(yè)已經開始采用博客技術進行組織的免費經銷商管理軟件。有的公司在一個組織內部建立博客社區(qū)，并為每個員工建立一個自己的網絡空間。員工在日常工作中，被鼓勵及時記錄自己的工作內容或問題，或者當時的創(chuàng)意。而整個組織內部，則可以通過一種“聚合”的方式收集員工愿意公開的信息，變成大家都可以共享的知識。這種工作記錄并不嚴格要求每個員工一定要嚴肅地描寫每件事情，更沒有字數或描述方式的規(guī)定。但是對于團隊來說，任何及時的記錄都會使工作總結變得更加容易，并可以更有效地積累一些本來難以結構化的知識。在某些情況下，對于可能容易離職的工作來說，后來接任者借助博客則容易很快接手工作，減少知識的流失或返工的代價。

    一位博客實踐者曾總結出這樣的經驗：“我花了20分鐘將近階段的工作做了一個小結，除了給出近階段的工作成果，還將部門員工的崗位職責、內部管理模式做了介紹。這樣的一份材料對其他部門了解我們的工作將會起到很大的作用，同時我把該文檔放到部門員工交流園地的博客上，這樣部門內部員工對了解自己該做什么，跟哪些人協(xié)調都有一個明確的認識。”

    更有人認為博客對軟件開發(fā)有很大幫助。因為軟件項目開發(fā)不可能光靠個人英雄主義，而是要兼顧明確的外部需求和詳盡的產品定義、良好的過程管理和團隊協(xié)作，除此之外，還要保證整個開發(fā)團隊的演進和成熟度的提高，適應持續(xù)的發(fā)展需要。但是，解決之道并非要刻意追求CMM、ISO這樣的僵化規(guī)格，而是要從一個最小單元開始增加與內與外的溝通交流和促進。軟件開發(fā)人員的寫規(guī)范文檔難、內部記錄難、跟蹤監(jiān)控難等基本問題都可以利用博客這個工具。雖然不能解決所有問題，但會有很大的幫助。