流程說明文件寫作方法

張國祥老師答網(wǎng)友問

尊敬的王先生：你好！
今天繼續(xù)回答你的提問，我們談?wù)劻鞒陶f明文件的寫作方法。

通常情況下流程圖與流程說明文件是一一對(duì)應(yīng)的，即一圖一文。但是否每個(gè)流程圖都要進(jìn)行文字說明，我本人認(rèn)為并非如此。一般來說，流程描述要解決三個(gè)問題：一是誰做？二是做什么？三是怎么做？流程圖中對(duì)怎么做即做好的標(biāo)準(zhǔn)交待得很清楚了，流程說明文件則可以略去不寫。也就是說應(yīng)該根據(jù)企業(yè)管理的實(shí)際需要來決定是否寫作說明文件。顯而易見，流程說明文件的關(guān)鍵就是圍繞做好工作的標(biāo)準(zhǔn)展開。
關(guān)于流程說明文件的寫作，張老師歸納總結(jié)了一個(gè)“三三制”。即文章形式上的“三段”、語言文字上的“三不”和寫作內(nèi)容上的“三點(diǎn)”。

一、文章形式上的“三段”
第一段是本流程發(fā)起者或監(jiān)管者對(duì)流程工作或活動(dòng)的要求，開宗明義指出本流程運(yùn)行的目標(biāo)或者說要達(dá)到的目的。文字內(nèi)容與流程圖中的準(zhǔn)備進(jìn)程高度一致。
第二段是對(duì)本流程事務(wù)工作或活動(dòng)內(nèi)容的準(zhǔn)確界定。通常按流程進(jìn)程先后進(jìn)行文字描述，并用數(shù)字對(duì)進(jìn)程的先后標(biāo)號(hào)。語義要充分體現(xiàn)寫作內(nèi)容上的“三點(diǎn)”。
第二段是說明文件的關(guān)鍵和重點(diǎn)。
第三段就是本流程工作或活動(dòng)運(yùn)行達(dá)到的目的。通常與第一段形成首尾呼應(yīng)。所用語言在時(shí)態(tài)上往往是完成時(shí)。

二、語言文字上的“三不”
我們要求流程說明文件中的詞句必須準(zhǔn)確清楚、一目了然，不得使用抽象語言、不得使用概括語言、不得使用模糊語言，如“及時(shí)完成”、“盡最大努力完成”中的“及時(shí)”、“盡最大努力”就屬于模糊語言。

三、寫作內(nèi)容上的“三點(diǎn)”
“三點(diǎn)”是流程工作或活動(dòng)“誰做”、“怎么做”、“做好的標(biāo)準(zhǔn)”。流程說明文件必須對(duì)“三點(diǎn)”介紹的一清二楚，不得模棱兩可、語焉不詳。
概括來說每一份流程說明文件必須對(duì)流程承擔(dān)者做好工作或完成任務(wù)的先后、做好的標(biāo)準(zhǔn)、銜接的時(shí)間、交接的地點(diǎn)、工作的性質(zhì)、必備的要素做出規(guī)定，能夠讓新來的員工通過閱讀流程圖和流程說明文件就能基本掌握工作方式和方法。
有的企業(yè)規(guī)定：檢驗(yàn)流程說明文件合格的標(biāo)準(zhǔn)是新手看三遍就會(huì)。貴公司使用坐標(biāo)代號(hào)來進(jìn)行流程說明是不是過于復(fù)雜了一點(diǎn)？使用張老師的“三三制”就是這么簡(jiǎn)單。

為便于貴公司員工理解，我提供一份其他公司的流程文件供大家參考。

附：離職員工歡送流程說明文件

3-13-9離職員工歡送流程說明文件

一、人力資源部經(jīng)理對(duì)部門離職員工歡送活動(dòng)的要求
離職員工滿意離開，保持友誼。

二、離職員工歡送流程活動(dòng)的事務(wù)工作內(nèi)容
1、部門直接主管在接到人力資源部招聘主管傳遞的本部門員工離職信息后，安排次日早晨舉行離職員工歡送會(huì)。
2、部門直接主管對(duì)離職員工的優(yōu)點(diǎn)（至少五條以上）進(jìn)行總結(jié)，然后由部門在職員工回顧一起工作的愉快經(jīng)歷。
3、曾經(jīng)發(fā)生誤會(huì)的員工握手致歉，消除隔閡，增進(jìn)友誼。
4、離職員工對(duì)同事的激勵(lì)發(fā)表個(gè)人感言。
5、部門直接主管帶領(lǐng)大家對(duì)離職員工的前程致以美好祝福，并在準(zhǔn)備的禮品上簽字留念，互致臨別贈(zèng)言。
6、部門直接主管向離職員工贈(zèng)送禮品，離職員工接受禮品。
7、共同目送離職員工離去，部門主管安排他人接替工作。
8、歡送會(huì)圓滿結(jié)束，各自回崗工作。

三、離職員工歡送流程活動(dòng)運(yùn)行的結(jié)果
離職員工滿意離去，不留遺憾，保持友誼。

注意哦，只是僅供參考。也歡迎你們及時(shí)反饋意見。
張國祥
2009.11.24