企業(yè)免費(fèi)在線協(xié)同oa辦公管理平臺的使用辦法有哪些

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　　隨著社會信息化的發(fā)展，電子化辦公不知不覺就進(jìn)入了我們辦公環(huán)境當(dāng)中，比如在ERP和財務(wù)系統(tǒng)之后的OA辦公系統(tǒng)。OA系統(tǒng)的主體部分由幾十個子系統(tǒng)組成，包括信息門戶、工作流程、協(xié)同工作、設(shè)備管理、物品管理、在線消息、人事管理、常用工具、功能定制平臺及系統(tǒng)管理等，全程無紙化的辦公減少了內(nèi)部耗材的紙質(zhì)辦公。有人說，企業(yè)內(nèi)部在線的無紙化協(xié)同OA辦公管理系統(tǒng)只是節(jié)省辦公開支，其實無紙化協(xié)同OA辦公軟件不僅能節(jié)省紙張開支，還能提高企業(yè)效率，是走在時代尖端的標(biāo)志。

　　一、建設(shè)無紙化協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的原因是什么?

　　1、一個多元化的企業(yè)，涉及到各種行業(yè)的業(yè)務(wù)，比如汽車、房地產(chǎn)等業(yè)務(wù);總部公司對分公司不了解，各種業(yè)務(wù)也不了解，就會存在著信息不對稱的現(xiàn)象。

　　2、公司領(lǐng)導(dǎo)出差，需領(lǐng)導(dǎo)審批的文件耽擱和延期，沒有辦法及時處理，使得效率下降;

　　3、公司以前建設(shè)的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)展現(xiàn)窗口，“信息孤島”的產(chǎn)生使領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面的了解業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

　　4、原來紙質(zhì)流程傳遞混亂、效率低下、經(jīng)常丟失。如財務(wù)報銷類流程

　　5、企業(yè)無法有效地控制項目成本高低，日常費(fèi)用占用費(fèi)用比率高達(dá)35%。

　　當(dāng)企業(yè)存在以上的這些問題之后，企業(yè)內(nèi)部就會選擇選擇一款有效能夠管控辦公和分公司業(yè)務(wù)的軟件，比如我們所提到的OA辦公管理系統(tǒng)。那么在當(dāng)前市場當(dāng)中，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)有分為了免費(fèi)和收費(fèi)的軟件，到底是否收費(fèi)呢，我們接下來了解下。

　　二、那么是否有所謂的免費(fèi)無紙化協(xié)同OA辦公管理系統(tǒng)呢?

　　其實我們都知道很多時候免費(fèi)的行為是一種速食主義，強(qiáng)調(diào)當(dāng)下，不顧未來。也許會獲得一時的愉悅，卻無法長久。雖然現(xiàn)在很多商家都打著“免費(fèi)”的口號，但是免費(fèi)的協(xié)同OA辦公管理系統(tǒng)僅具備部分的功能布局，操作簡單但是不夠成熟。而很用戶被商家“不勞而獲”這樣的心理誘惑。雖然是免費(fèi)的的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，但是并不是長久之計，而且也不具有安全性。我們在了解了很多大廠商的OA系統(tǒng)都知道，一套協(xié)同oa系統(tǒng)多少錢，是由用戶的需求、廠商產(chǎn)品與服務(wù)等多個方面的因素決定的，并不是便宜的就是好的。羊毛出在羊身上，免費(fèi)知識初期的，后期用習(xí)慣了就該收費(fèi)了，那樣更麻煩!還不如一步到位。

　　三、那么一款無紙化協(xié)同OA辦公管理系統(tǒng)管理的辦法有哪些呢?

　　在信息大爆炸的時代，有效的溝通和企業(yè)內(nèi)部信息的無阻交流才是未來企的正確工作形式。對于OA系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部管理的辦法有哪些，我們可以通過泛普軟件的OA系統(tǒng)來了解下。以下就是相關(guān)管理辦法：

　　1、連接價值提高企業(yè)競爭力、凝聚力

　　通過OA辦公系統(tǒng)將分散在局域網(wǎng)和Internet.上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場所。OA辦公系統(tǒng)臺可以徹底消除由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨立、數(shù)據(jù)不一致而形成的“信息孤島”，讓信息充分共享;實現(xiàn)企業(yè)各 部門的信息共享、知識共享，積累企業(yè)共享材料建立企業(yè)學(xué)院，讓后來者很快融入到企業(yè)中。

　　2、溝通價值，提高團(tuán)隊工作效率

　　及時進(jìn)行消息的交流與共享，例如即時會話、消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等，這也是協(xié)同工作的基礎(chǔ)。實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)干部與員工無縫聯(lián)系，提升企業(yè)團(tuán)隊協(xié)作溝通能力;員工與員工之間溝通很方便，信息反饋渠道暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺;實現(xiàn)隨時隨地聯(lián)網(wǎng)協(xié)作辦公，提高工作效率和工作質(zhì)量;良好的辦公溝通手段，讓員工高效率做事，并把事情做好，輕松處理手頭的工作。

　　3、協(xié)同價值，團(tuán)隊協(xié)同工作

　　以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，將各類管理數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。流程管理是國內(nèi)主流OA辦公系統(tǒng)的主要應(yīng)用部分。

　　4、監(jiān)控管理，決策變得科學(xué)快捷

　　對工作過程的監(jiān)督與控制，工作流程狀態(tài)、處理時限等等，增強(qiáng)企業(yè)管理的執(zhí)行能力。通過OA系統(tǒng)的工作流管理,不用拿著各種文件、申請單據(jù)跑來跑去等候?qū)徟?這些工作都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行;

　　為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和實踐依據(jù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控管理,用系統(tǒng)制度來促進(jìn)管理的規(guī)范化、信息化、和諧化;高層決策不再是只能靠會議來了解情況，而是可以隨時隨地了解企業(yè)的相關(guān)信息，能迅速而科學(xué)地做出各項決策。

　　5、精準(zhǔn)管理，節(jié)省運(yùn)營成本

　　整合企業(yè)各種資源，從而降低企業(yè)的運(yùn)營成本;完善的信息交流渠道還可以大幅降低電話費(fèi)及差旅費(fèi)用;OA 系統(tǒng)最主要的特點之一-是實現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)約了大量的紙張及表格印刷費(fèi)用;也節(jié)省各級員工大量的工作時間，完全擺脫|因人員流動造成的各種技能經(jīng)驗的流失，降低了人力資源成本。

　　當(dāng)協(xié)同無紙化OA辦公系統(tǒng)具備以上的這些管理方式時，那么該無紙化辦公不受時間和地點的束縛，將工作從辦公室解脫出來，拓展了辦公的空間，可以隨時隨地進(jìn)行有效的交流與互動，減少了辦公成本，提升了管理效率。