協(xié)同管理辦公平臺(tái)

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢(xún)電話：400-8352-114

 　　上世紀(jì)70年代中期，由于西方發(fā)達(dá)國(guó)家在辦公方面的業(yè)務(wù)量迅猛增加，企業(yè)的生產(chǎn)效率受到了巨大的影響，在此背景下，辦公自動(dòng)化(OA)作為一個(gè)新興辦公技術(shù)漸漸的發(fā)展起來(lái)。它以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)以及協(xié)同工作等技術(shù)作為基礎(chǔ)和支撐，包含了多種學(xué)科門(mén)類(lèi)的滲透和重疊，成為了一個(gè)完整的、系統(tǒng)的學(xué)科工程，成為信息化社會(huì)的一個(gè)重要風(fēng)向標(biāo)。OA的基本任務(wù)是通過(guò)采用時(shí)下比較先進(jìn)的開(kāi)發(fā)技術(shù)，借助網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)來(lái)處理企業(yè)的辦公事務(wù)，提高企業(yè)在辦公方面的效率，為管理層和決策者提供決策參考。

　　雖然，近幾年我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)化水平得到了長(zhǎng)足的發(fā)展和進(jìn)步，為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施提供了前提條件，各企事業(yè)單位也建立和部署了一些基本能滿(mǎn)足日常需求的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。但總體上來(lái)說(shuō)，目前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的通用性比較低，沒(méi)有普遍性，即不同部門(mén)的系統(tǒng)之間在數(shù)據(jù)處理以及數(shù)據(jù)封裝等方面都采用自己獨(dú)立的方式和格式，不同的部門(mén)之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)方面的通信整合，缺乏一個(gè)統(tǒng)一有效的數(shù)據(jù)流的格式。從而導(dǎo)致就算是同一個(gè)企業(yè)內(nèi)部也可能要面臨開(kāi)發(fā)多種OA系統(tǒng)的局面。事實(shí)上，這些不同的系統(tǒng)也只不過(guò)僅僅是在處理數(shù)據(jù)的方式上有所不同，實(shí)際上它們完全能夠合并在一個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中，以提高企業(yè)的工作效率，節(jié)省企業(yè)的開(kāi)發(fā)成本，真正意義上實(shí)現(xiàn)企業(yè)在辦公過(guò)程中的完全自動(dòng)化。

　　綜上所述，本文將工作流技術(shù)引入到辦公自動(dòng)化的設(shè)計(jì)當(dāng)中，作為過(guò)程建模和管理的核心技術(shù)，結(jié)合OA系統(tǒng)的運(yùn)行機(jī)制，生成符合企業(yè)需求的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從而從根本上提高工作效率和質(zhì)量，提高企業(yè)的信息化應(yīng)用水平。

　　1 工作流技術(shù)

　　工作流的概念來(lái)源于企業(yè)的生產(chǎn)組織和協(xié)同辦公領(lǐng)域，是針對(duì)企業(yè)在日常工作中具有固定流程的事務(wù)而給出的概念，其目的是通過(guò)把事務(wù)拆解成預(yù)先定義好的模塊和任務(wù)，然后遵循特定的過(guò)程和步驟來(lái)執(zhí)行并完成這些任務(wù)，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控，以實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)的工作效率、提升對(duì)用戶(hù)的服務(wù)質(zhì)量、更加有效的對(duì)流程進(jìn)行控制、更好的對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理。工作流從產(chǎn)生至今雖然已經(jīng)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展和應(yīng)用，但是，到目前為止還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)和明確的定義，不同的廠商和專(zhuān)家從不同角度有不同的認(rèn)識(shí)和定義。

　　工作流在實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中，通常需要經(jīng)歷三個(gè)步驟：首先是映射過(guò)程，然后是建模過(guò)程，最后是數(shù)據(jù)流的管理過(guò)程。映射的目的是確認(rèn)企業(yè)當(dāng)前的事務(wù)流程，并把它們文檔化;建模的目的是建立模型，生成一個(gè)企業(yè)事務(wù)的流線型過(guò)程;數(shù)據(jù)流管理則是通過(guò)軟件的架構(gòu)和開(kāi)發(fā)，形成一個(gè)覆蓋企業(yè)所有部門(mén)和所有業(yè)務(wù)種類(lèi)的綜合系統(tǒng)。為了保證所開(kāi)發(fā)的工作流模型能夠完整、無(wú)錯(cuò)地覆蓋所有的部門(mén)和業(yè)務(wù)，開(kāi)發(fā)的過(guò)程必須完全遵循之前確定好的、有效的工作方式，同時(shí)在所有的開(kāi)發(fā)階段當(dāng)中，都能夠及時(shí)有效的對(duì)開(kāi)發(fā)結(jié)果進(jìn)行評(píng)估。

　　在企業(yè)實(shí)際的辦公過(guò)程中，涉及到的事務(wù)類(lèi)別是非常豐富和復(fù)雜的，比如公文的發(fā)送、公文的收取、公告信息的發(fā)布、重要文件的歸檔、會(huì)議的安排以及車(chē)輛的調(diào)度等等。這些事務(wù)都有個(gè)共同的特點(diǎn)，那就是任意的兩個(gè)事務(wù)之間都存在著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系和制約，這些關(guān)系就好比是文檔在系統(tǒng)中的傳遞過(guò)程。同時(shí)，對(duì)于不同的事務(wù)而言，其所應(yīng)具有的訪問(wèn)權(quán)限是不同的，在系統(tǒng)中則表現(xiàn)為信息的不同狀態(tài)，比如可用還是不可用等等。

　　2 基于工作流的協(xié)同OA系統(tǒng)模型

　　2.1 系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)

　　為了限制和規(guī)范用戶(hù)的使用，系統(tǒng)為功能模塊和數(shù)據(jù)設(shè)置了相應(yīng)的操作權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)協(xié)同工作、公文流轉(zhuǎn)以及信息共享等方面的要求。以桌面操作系統(tǒng)的方式將辦公系統(tǒng)的會(huì)議管理、公文流轉(zhuǎn)、人力資源管理等功能提供給用戶(hù)，滿(mǎn)足企業(yè)在辦公方面的需求和管理，使企業(yè)的辦公流程和模式更加的規(guī)范化，從而極大的提高企業(yè)的工作效率。

　　2.2 系統(tǒng)中工作流的實(shí)現(xiàn)

　　為本系統(tǒng)所設(shè)計(jì)的工作流模型中涵蓋了兩種數(shù)據(jù)：文檔屬性的數(shù)據(jù)以及控制工作流的信息數(shù)據(jù)。文檔的屬性數(shù)據(jù)由用戶(hù)來(lái)改變，而流程的控制數(shù)據(jù)則由工作流程序來(lái)控制和改變。在公文實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，每個(gè)功能模塊首先要讀出參與了這個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程的用戶(hù)數(shù)據(jù)，然后把他們簽寫(xiě)閱讀和批改信息寫(xiě)入數(shù)據(jù)庫(kù)中，之后在把文檔傳遞給下一個(gè)步驟中的用戶(hù)。

　　2.2.1 工作流程模板的定義

　　為了更好地控制和管理公文流轉(zhuǎn)的過(guò)程，系統(tǒng)中會(huì)定義和生成一個(gè)針對(duì)工作流程的模板庫(kù)，用來(lái)存放平時(shí)比較常用的工作流程的模式信息。當(dāng)用戶(hù)需要起草自己的一個(gè)公文的時(shí)候，必須先從已有的模板庫(kù)中選擇一個(gè)適合自己模式的公文模板，同時(shí)設(shè)定好自己的流程模板，當(dāng)公文被提交之后，OA系統(tǒng)將會(huì)自發(fā)的將用于流程控制的數(shù)據(jù)綁定到與文檔有關(guān)的數(shù)據(jù)上面。公文在審查的過(guò)程中，工作流根據(jù)之前設(shè)定的流程模型去計(jì)算目前工作流的流程步驟的數(shù)目，同時(shí)給出相應(yīng)的處理結(jié)果。

　　2.2.2 工作流程的定義

　　公文在被審核和被接收的時(shí)候，系統(tǒng)需要對(duì)其流程進(jìn)行定義。對(duì)于一個(gè)大型的協(xié)同OA系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，工作在流轉(zhuǎn)的過(guò)程會(huì)涉及到很多的用戶(hù)，而不同的用戶(hù)在系統(tǒng)中的角色以及所擁有的權(quán)限是不同的，而且，就算對(duì)于同一個(gè)文檔來(lái)說(shuō)，不同的業(yè)務(wù)處理請(qǐng)求，也要求其流程應(yīng)該有所區(qū)別。因此，考慮到各種的因素和應(yīng)用，系統(tǒng)在發(fā)起一個(gè)流程的時(shí)候，采用了兩種不同的方式：一是把一個(gè)流程預(yù)先定義好，公文按照預(yù)定的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn);另外一種方式則允許對(duì)預(yù)先定義好的流程進(jìn)行調(diào)整和修改，用動(dòng)態(tài)的方式定義工作流程，使得系統(tǒng)具有更大的靈活性。

　　3 結(jié)束語(yǔ)

　　將工作流技術(shù)引入到企業(yè)協(xié)同OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)當(dāng)中，建立了適合企業(yè)協(xié)同辦公需求的過(guò)程模型和組織模型，并在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)了一個(gè)協(xié)同OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、資產(chǎn)管理等方面的功能，提升了系統(tǒng)所具有的完備性和實(shí)用性，極大的減少了企業(yè)在辦公事務(wù)處理方面的代價(jià)，提高了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和生存能力。