如何制定IT項目提案

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要讓公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)IT部門申請的提案，需要準(zhǔn)確預(yù)測IT提案的成本與效益，這是CIO的一種重要能力。

Jay Rollins是Churchill Downs有限公司IT部副總經(jīng)理，他想控制不必要的開支，希望公司能以小搏大，進而從銷售商那里獲得更優(yōu)惠的價格和服務(wù); 他還想清楚地闡明技術(shù)性項目是如何幫助公司達到其戰(zhàn)略目標(biāo)的。因此，Rollins 要求，必須為所有IT申報項目制定出商務(wù)方案。他稱，這種規(guī)定將有助于企業(yè)更好地分析風(fēng)險、預(yù)測成功并監(jiān)督管理者職責(zé)，還能使業(yè)務(wù)活動更加優(yōu)化?！?

目前，IT部門和業(yè)務(wù)部門的總經(jīng)理們通常都要求制定商務(wù)方案，以證明技術(shù)提案的合理性，并且，許多公司正在將商務(wù)方案規(guī)范作為他們標(biāo)準(zhǔn)操作流程的一部分。“IT的價格很高，那么如果你打算合理使用它，就必須制定一個計劃，”Sutter健康中心的CIO兼高級副總經(jīng)理Hummel如是說。該健康中心是一個擁有65個健康護理機構(gòu)的非盈利性組織。

制定這樣正式的分析報告可不是件容易的事情，尤其是對于那些忙于處理日常工作的部門經(jīng)理來說?！爸贫ㄒ粋€好的商務(wù)方案是非常難的?！蔽挥谄テ澅さ慕逃芾砉綜IO兼高級副總經(jīng)理Kowalsky如是說。該公司是美國最大的提供高等教育的私立學(xué)校之一。他說，這需要時間和資源，需要對技術(shù)和如何規(guī)劃該方案有深入的理解，還要對本項目與企業(yè)其他優(yōu)勢如何相結(jié)合有清楚的認(rèn)識。

以下7個步驟將有助于CIO高效地制定一個優(yōu)秀的IT項目提案。

1.理解企業(yè)目標(biāo)

IT領(lǐng)導(dǎo)者們稱，一個優(yōu)秀的商務(wù)方案能預(yù)測出成本和節(jié)省的開支額，詳細(xì)列出預(yù)期收益和風(fēng)險，還能清楚地顯示出該申報項目如何與企業(yè)的戰(zhàn)略相吻合。美國梅里馬克學(xué)院的CIO Maxson稱: “你應(yīng)當(dāng)表述清楚: 信息技術(shù)如何提高企業(yè)效益？并能為企業(yè)的核心目標(biāo)提供哪些支持？”

Hummel表示，他的技術(shù)提案必須通過一個嚴(yán)格的審批過程才能開始執(zhí)行。畢竟，他們是在與購買病床、CAT掃描儀等項目競爭資金，所以必須闡述清楚這個技術(shù)性項目將如何改進對病人的治療?！澳悴坏貌恢贫ㄒ粋€能讓其他部門經(jīng)理都能看懂的商務(wù)方案?！彼忉尩?。這非常重要，原因在于他的方案要在一個執(zhí)行委員會會議上通過。在該會議上，CEO、首席醫(yī)師以及分區(qū)執(zhí)行官要集體決定是否通過該申報項目。

2.讓數(shù)字說話

以數(shù)字開頭，要包括項目開支、日常支出以及可預(yù)測的收益與投資等，Nucleus咨詢公司咨詢部副總經(jīng)理Wettemann稱。該公司提供IT方面的咨詢與調(diào)查服務(wù)。

3.關(guān)注投資回報率

許多商務(wù)方案中關(guān)于投資回報率的論述都不準(zhǔn)確，Wettemann建議，盡可能收集最佳的成本與收益的數(shù)據(jù)，并且要了解這些數(shù)據(jù)的精確度和變化性。Judith Spitz是Verizon交流有限公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)部的高級副總經(jīng)理。她說，在紐約，她致力于制定商務(wù)方案，以說明某個具體項目的執(zhí)行流程，并以此省錢。她舉出一個語音系統(tǒng)的商務(wù)方案作為例子，在此案例中，她計算投資回報率的成功之處在于，計算出了客戶服務(wù)代表所處理的電話數(shù)量的減少量。

但是專家稱，許多項目的收益并不那么容易量化。例如CRM系統(tǒng)，公司如何準(zhǔn)確地計算由于客戶滿意度提高而帶來的銷售額增長呢？Wettemann說，在這種情況下，就要進行適當(dāng)?shù)墓浪恪?

4.關(guān)注企業(yè)文化

企業(yè)文化決定著哪些東西要寫進商務(wù)方案中去，需要包括多少細(xì)節(jié)，寫多長、由誰、以什么形式、在什么時間提交該方案。一些公司只需要幾頁關(guān)于成本、回報、風(fēng)險和收益的總結(jié)。而另外的企業(yè)則想要詳細(xì)的報告和支持性文件，外加口頭闡述。甚至在同一個公司，不同種類的項目可能要求不同的商務(wù)方案。Jennmar公司為采礦業(yè)和隧道工業(yè)提供地面控制技術(shù)，Ted Benham是該公司的IT副總經(jīng)理，當(dāng)IT部門需要給公司的erp系統(tǒng)升級時，他提交了一份非常詳細(xì)的商務(wù)方案，不僅說明財務(wù)信息，還概述了每日操作中可能出現(xiàn)的失誤。

5. 說明非盈利性收益

經(jīng)濟性收益固然重要，但專家稱IT經(jīng)理們決不能忽略非經(jīng)濟性收益。事實上，一些重要的提案并不能產(chǎn)生經(jīng)濟性收益。即使不能量化潛在的收益，領(lǐng)導(dǎo)者們也應(yīng)當(dāng)用相同的規(guī)則去描述那些未來愿景?！霸绞窍冗M的和具有創(chuàng)新精神的公司越能理解，大約有80％的項目是經(jīng)濟性收益驅(qū)動的，而另外20％的驅(qū)動力來自能夠?qū)酒鸬街匾膽?zhàn)略性推進，”喬治亞技術(shù)管理學(xué)院的CIO Cummins說，“你必須越過那些數(shù)字，看到數(shù)字無法表述的事情?！?

例如，Merrimack大學(xué)正在安裝無線系統(tǒng)、控制臺PC和多媒體設(shè)備，以創(chuàng)造出優(yōu)秀的教室環(huán)境。這些項目需要一次性投資和一些長期性支出，但是商務(wù)方案表明，這些技術(shù)將幫助大學(xué)保持持久性競爭力。

6. 寫清楚間接支出

一個好的商務(wù)方案需要寫明一次性投資和長期支出，還有可預(yù)見的風(fēng)險與收益。但是，專家稱經(jīng)理們還應(yīng)當(dāng)說明重要的相關(guān)因素。比如，他們要詳細(xì)說明如何培訓(xùn)工人，如何推進新技術(shù)和新流程的應(yīng)用。另外，他們還應(yīng)該精確而客觀地給出預(yù)投資額，這是經(jīng)常被忽略或者被低估的部分。

7. 咨詢你的商務(wù)伙伴

在起草商務(wù)方案的時候，成功的IT經(jīng)理們都會請教其他部門經(jīng)理?！白畛晒Φ陌咐际菆F隊努力的結(jié)果?！盬ettemann說。商務(wù)方案需要清楚地解釋每個提案的業(yè)務(wù)價值。他們需要說明這是如何與全公司的總目標(biāo)及部門的目標(biāo)相結(jié)合的。而且他們需要證明，升級后的新系統(tǒng)怎樣切實促進公司的業(yè)務(wù)。

Novell有限公司的經(jīng)理們很明白這一點，作為CIO的 Debra Anderson如是說。他和其他部門的經(jīng)理們一起工作，制定年度商務(wù)計劃，規(guī)劃三年內(nèi)的項目。他說：“這是一個讓IT部門和整個公司聯(lián)結(jié)起來的好方法?！倍掖诉^程能促使公司領(lǐng)導(dǎo)層在各個部門的提案中優(yōu)先考慮IT部門的提案。（CCW）