項(xiàng)目管理辦公室OA辦公系統(tǒng)的主要作用

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20世紀(jì)90年代初期，當(dāng)時(shí)OA辦公系統(tǒng)僅提供了很少的服務(wù)和支持工作，不是為他們提供項(xiàng)目管理的方向和指導(dǎo)，而更多被企業(yè)用來(lái)“管制”項(xiàng)目經(jīng)理，而在90年代后期，OA辦公系統(tǒng)大量地出現(xiàn)，對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，將項(xiàng)目放到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作中統(tǒng)一管理的需要變得越來(lái)越明顯。公司需要建立一個(gè)可以執(zhí)行商業(yè)策略的理想環(huán)境，OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了這一點(diǎn)，它對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目根據(jù)商業(yè)策略進(jìn)行評(píng)估和排序，然后對(duì)他們進(jìn)行恰當(dāng)?shù)馁Y源分配。不論是對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理還是企業(yè)主管人員來(lái)說(shuō)，OA辦公系統(tǒng)都被證明是理想的選擇。具體來(lái)說(shuō)建立項(xiàng)目管理辦公室的是為了滿足兩方面的需要：

一、 滿足商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的需要

早期建立OA辦公系統(tǒng)的一個(gè)重要原因是失敗的項(xiàng)目給企業(yè)所帶來(lái)的痛苦感受。而現(xiàn)代商業(yè)社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的殘酷性，使得任何企業(yè)都有可能因?yàn)閭€(gè)別項(xiàng)目的失敗而陷入困境。項(xiàng)目的成敗在當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)和企業(yè)的成敗密不可分了，由此產(chǎn)生了對(duì)OA辦公系統(tǒng)的迫切需求。

一個(gè)成功的中大型企業(yè)必然有許多的項(xiàng)目在進(jìn)行，是否有優(yōu)秀的項(xiàng)目管理技術(shù)人才，成為是否能夠在有限的時(shí)間及成本條件下，完成客戶需求的關(guān)鍵。但是，再優(yōu)秀的人才都不可避免的有各種局限，況且一個(gè)企業(yè)所能擁有的優(yōu)秀人才是有限的。大量項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，必然要求企業(yè)有一個(gè)對(duì)項(xiàng)目工作提供強(qiáng)大支持的機(jī)構(gòu)，來(lái)協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及時(shí)、有效地克服各種困難，高質(zhì)量、高績(jī)效的完成項(xiàng)目。為了讓項(xiàng)目管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌虺蔀槠髽I(yè)的組織財(cái)富，最終能改善項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整體生產(chǎn)力和提高企業(yè)的獲利能力，在企業(yè)內(nèi)部建立OA辦公系統(tǒng)就有其必然性和緊迫性。

一旦項(xiàng)目開(kāi)工，OA辦公系統(tǒng)就持續(xù)地對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目的變化進(jìn)行監(jiān)控，提供各種項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的所需要的支持與服務(wù)。這里我要強(qiáng)調(diào)的一個(gè)關(guān)鍵就是隨著企業(yè)戰(zhàn)略的變化，任何一個(gè)項(xiàng)目的狀況也要跟著發(fā)生變化。OA辦公系統(tǒng)通過(guò)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行修正，加速，終止或是優(yōu)先權(quán)的排序，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目向適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略變化的方向調(diào)整，以滿足商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的需要。

二、 滿足合理配置資源的需要

要想獲得OA辦公系統(tǒng)所帶來(lái)的好處，企業(yè)的大小首先要達(dá)到一定的級(jí)別。如果一個(gè)企業(yè)每年只有一個(gè)項(xiàng)目，那就不要在OA辦公系統(tǒng)上浪費(fèi)有限的資源了。對(duì)于一個(gè)有眾多項(xiàng)目的企業(yè)來(lái)說(shuō)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理相當(dāng)多，每一個(gè)都具有不同的技能和經(jīng)驗(yàn)。這些項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常不會(huì)意識(shí)到其他項(xiàng)目的成功，甚至不知道其他人在做什么。如果出現(xiàn)類(lèi)似的情況的話，就應(yīng)該建立OA辦公系統(tǒng)了。任何一個(gè)OA辦公系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)都需要資金和人員的投入。但是投入OA辦公系統(tǒng)的時(shí)間和資金將會(huì)是物有所值的，它讓項(xiàng)目經(jīng)理能夠在企業(yè)中更好、更快、更節(jié)省地執(zhí)行項(xiàng)目工作。因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)是在整個(gè)企業(yè)運(yùn)作的高度而不是單個(gè)項(xiàng)目的高度將企業(yè)有限的資源進(jìn)行合理分配，同時(shí)為項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供各種支持，確保符合企業(yè)戰(zhàn)略的項(xiàng)目成功實(shí)施。

集中化的OA辦公系統(tǒng)就可以保證所有的項(xiàng)目經(jīng)理具有核心的項(xiàng)目管理技能，使用共同的方法，處理過(guò)程和模板，并得到企業(yè)最高層的支持。OA辦公系統(tǒng)組織的簡(jiǎn)單性使得每個(gè)人都可以建立這樣的辦公室。但是OA辦公系統(tǒng)人員配置是非常重要而復(fù)雜的工作。為了具有在各方面提供支持和配置資源的能力，OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該包括企業(yè)的高層主管、項(xiàng)目經(jīng)理、各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)專(zhuān)家、項(xiàng)目協(xié)調(diào)人員等角色。OA辦公系統(tǒng)通常具有如下的責(zé)任與功能：

1．為項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供行政支援，如項(xiàng)目各種報(bào)表的產(chǎn)生；

2．最大限度的集中項(xiàng)目管理專(zhuān)家，提供項(xiàng)目管理的咨詢與顧問(wèn)服務(wù)；

3．將企業(yè)的項(xiàng)目管理實(shí)踐和專(zhuān)家知識(shí)整理成適合于本企業(yè)的一套方法論，提供在企業(yè)內(nèi)傳播和重用；

4．在企業(yè)內(nèi)提供項(xiàng)目管理相關(guān)技能的培訓(xùn)；

5． OA辦公系統(tǒng)可以配置部分項(xiàng)目經(jīng)理，有需要時(shí)，可以直接參與具體項(xiàng)目，對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目給與重點(diǎn)