巧用報(bào)表組件系統(tǒng)

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隨著軟硬件技術(shù)的發(fā)展和信息化的普及，OA網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)幫很多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化日常辦公。隨著使用的深入，企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不斷積累，如何從這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中挖掘出更多符合企業(yè)需要的信息、把OA推上更高一層？這又成為企業(yè)信息化建設(shè)面臨的又一大難題。A集團(tuán)的辦法是借人力資源軟件的一些功能為OA推波助瀾，使其功效發(fā)揮到最大。
 
報(bào)表成OA系統(tǒng)中的不和諧音符
 
A集團(tuán)公司是一家特大型國有重要骨干企業(yè)，集中了我國重工業(yè)的骨干研制和生產(chǎn)能力，擁有研發(fā)、流通和生產(chǎn)企業(yè)140余家，并在全球數(shù)十個(gè)國家和地區(qū)建立了近百家海外分支機(jī)構(gòu)。
 
人力資源部是A公司一個(gè)常設(shè)職能機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)對(duì)全集團(tuán)人力資源的人、財(cái)兩方面的預(yù)算平衡和執(zhí)行監(jiān)控是人力資源部一項(xiàng)重要職能，為此人力資源部每年初、年末都要向集團(tuán)各成員單位下達(dá)大量預(yù)算和執(zhí)行情況報(bào)表，然后由各成員單位根據(jù)自身實(shí)際情況負(fù)責(zé)填報(bào)和上報(bào)相關(guān)數(shù)據(jù)。各個(gè)單位報(bào)表數(shù)據(jù)上報(bào)到人力資源部這一層面來之后，人力資源部將組織大量的人力對(duì)各成員單位所報(bào)送的數(shù)據(jù)進(jìn)行邏輯審核和數(shù)據(jù)匯總，從中得出全集團(tuán)人力資源預(yù)算和執(zhí)行報(bào)表，為預(yù)算和執(zhí)行決策提供重要依據(jù)。
 
然而長期以來，由于缺乏相應(yīng)的專業(yè)工具，無論是成員單位數(shù)據(jù)上報(bào)，還是人力資源部層面所進(jìn)行的數(shù)據(jù)審核和匯總，都是由人工通過Excel這一比較初級(jí)的工具進(jìn)行逐單元格數(shù)據(jù)審核和匯總，每天每個(gè)成員單位都有幾張不同報(bào)表，再打印后進(jìn)行審批，耗紙量很多，關(guān)鍵是到月底年底要進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總分析時(shí)那麻煩就更大了，效率慢不說，還容易出現(xiàn)落差。這樣，一方面需要花費(fèi)大量的人力、物力，另一方面因所有人都在把紙質(zhì)報(bào)表中的數(shù)據(jù)一一輸入新的Excel表中進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，卻無法保證在短時(shí)間內(nèi)得到?jīng)Q策所需要的高質(zhì)量的數(shù)據(jù)，存檔也不便，真可謂是“即吃力、又不見好”的事情，而這過程中因數(shù)據(jù)前后邏輯不一致、匯總數(shù)據(jù)無法還原成各單位報(bào)送數(shù)據(jù)而出現(xiàn)返工是“家常便飯”的事情。盡管對(duì)于這么大的一個(gè)集團(tuán)公司來說，施行人力資源預(yù)算宏觀調(diào)控是集團(tuán)公司實(shí)現(xiàn)發(fā)展一個(gè)重要舉措，然而在執(zhí)行中卻由于缺乏專業(yè)工具而或多或少顯得“心有余而力不足”。

基于WEB開發(fā)新型網(wǎng)絡(luò)報(bào)表系統(tǒng)

針對(duì)以上種種問題，A公司信息中心決定對(duì)其通達(dá)OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)進(jìn)一步全面研發(fā)，以開發(fā)出一種新型具有統(tǒng)計(jì)、分析、匯總的報(bào)表系統(tǒng)，以能充分有效擴(kuò)充原有OA功能，深度挖掘出業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中更多符合企業(yè)需要的有用信息，并融合其它軟件系統(tǒng)（如EHR）性能、把OA推上更高一層，真正全面輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)OA建設(shè)中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)分析、整理與決策。它應(yīng)具備以下幾大功能與特性：
 
①數(shù)據(jù)管理工具：報(bào)表系統(tǒng)應(yīng)融合電子表格和數(shù)據(jù)庫軟件的優(yōu)勢(shì)，能結(jié)合EHR一些特性，有類似電子表格的界面，同時(shí)又有很多數(shù)據(jù)庫軟件特有的功能和靈活性；能將復(fù)雜的操作簡(jiǎn)單化，讓普通用戶輕松完成復(fù)雜的數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計(jì)分析工作，并且采用當(dāng)前最流行的B/S架構(gòu)體系，使其成為當(dāng)前流行的數(shù)據(jù)管理工具。
 
②信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具：報(bào)表系統(tǒng)應(yīng)能在強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)“流程”+“表單”處理，能被各企事業(yè)單位管理人員和工作人員作為設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)自己管理信息系統(tǒng)的平臺(tái)工具，利用這一平臺(tái)工具可以設(shè)計(jì)出，而不局限于EHR系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、erp系統(tǒng)等。
 
③數(shù)據(jù)挖掘工具：報(bào)表系統(tǒng)能增加對(duì)外部數(shù)據(jù)源的挖掘功能，數(shù)據(jù)規(guī)律可以通過圖表形式進(jìn)行展示，使業(yè)務(wù)系統(tǒng)真正服務(wù)于企事業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策。
 
④報(bào)表管理工具：報(bào)表系統(tǒng)所應(yīng)內(nèi)置的填報(bào)、報(bào)送、審核及匯總等功能，使其成為各種場(chǎng)合下報(bào)表數(shù)據(jù)管理的首選工具。
就這樣，一種全新、功能優(yōu)異、融合其它軟件優(yōu)秀特點(diǎn)、適合行政、人事共用的通達(dá)報(bào)表組件應(yīng)需而生。
 
該報(bào)表組件是在CReportShop數(shù)據(jù)報(bào)表管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，采用了當(dāng)前流行的B/S架構(gòu)，運(yùn)用了“填報(bào)、匯總”的工作模式，引進(jìn)“表單”+“流程”的設(shè)計(jì)理念，融合電子表格和數(shù)據(jù)庫軟件的優(yōu)勢(shì)，類似電子表格的界面，同時(shí)又有很多數(shù)據(jù)庫軟件特有的功能和靈活性，是一款基于Web計(jì)算的管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)平臺(tái)，是各企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)“管理制度化?制度表格化”管理理念的直接工具。
 
報(bào)表組件其內(nèi)置“填報(bào)”、“匯總”的工作模式與人力資源部這一需求極度吻合。人力資源部基于這套系統(tǒng)，把集團(tuán)組織機(jī)構(gòu)和模板定義后，很快就搭建出了人力資源預(yù)算平臺(tái)。由于報(bào)表組件采用Excel理念并完全兼容Excel文檔格式，因此之前用Excel設(shè)計(jì)的模版和公式可以直接導(dǎo)入到報(bào)表系統(tǒng)中來，最大程度地重用了以前的勞動(dòng)成果而不會(huì)造成不必要的損失，類似Excel的操作界面，各成員單位實(shí)際操作者毫無生疏感，不需要培訓(xùn)就可以迅速上手。
人事數(shù)據(jù)共享 上報(bào)數(shù)據(jù)一目了然

同時(shí)，集團(tuán)公司在前幾年實(shí)施了人力資源信息化，因此很多數(shù)據(jù)（比如年初數(shù)、實(shí)際數(shù)等）可以通過由報(bào)表系統(tǒng)提供的表間公式進(jìn)行定義從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)抽取，而無需重復(fù)進(jìn)行人工統(tǒng)計(jì)和計(jì)算，各成員單位只要補(bǔ)充其它數(shù)據(jù)即可，大大方便了企業(yè)信息統(tǒng)計(jì)員。成員單位數(shù)據(jù)在填報(bào)過程中、保存報(bào)表以及上報(bào)時(shí)系統(tǒng)都將自動(dòng)觸發(fā)審核公式，對(duì)報(bào)表內(nèi)和報(bào)表間的勾稽關(guān)系進(jìn)行審核，從而保證各成員單位填報(bào)及上報(bào)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和合理性。
 
數(shù)據(jù)上報(bào)到人力資源部層面之后，通過填報(bào)情況列表，人力資源部可以一目了然地識(shí)別出哪些單位上報(bào)了、哪些單位未上報(bào)、哪些單位上報(bào)數(shù)據(jù)是審核通過的、哪些單位數(shù)據(jù)是未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^的等等。通過系統(tǒng)提供的匯總工具，人力資源部可以有選擇地匯總哪些（類）成員單位數(shù)據(jù)，從而通過點(diǎn)擊一個(gè)按鈕就可以迅速得到全集團(tuán)或者特定類型所有成員單位亦或具體某各成員單位的預(yù)算和執(zhí)行報(bào)表，以高效、高質(zhì)的數(shù)據(jù)為集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，一改過去“要個(gè)數(shù)要不來，要來的數(shù)據(jù)無法用”的尷尬局面。
 
自運(yùn)用報(bào)表組件系統(tǒng)之后，其強(qiáng)大的的流程化、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)能力、數(shù)據(jù)的運(yùn)算能力，讓統(tǒng)計(jì)人員可以輕松使用很復(fù)雜的運(yùn)算公式，徹底擺脫了計(jì)算器，直接統(tǒng)計(jì)出需要的各種精準(zhǔn)結(jié)果，使整個(gè)A公司范圍內(nèi)形成了“表樣從上往下流、數(shù)據(jù)從下往上流”的生動(dòng)局面，保障了“年初預(yù)算、年未決算”人力資源預(yù)算調(diào)控目的，讓集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營管理真正實(shí)現(xiàn)無紙化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)。(it168)