加強(qiáng)物資管理內(nèi)部控制：這些措施助你規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)

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 　　一、物資管理中內(nèi)部控制執(zhí)行的難點(diǎn)

　　1、庫(kù)存物資缺乏流動(dòng)性，采購(gòu)隨意造成物資堆積

　　在企業(yè)管理中，對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資的合理采購(gòu)?fù)且粋€(gè)薄弱環(huán)節(jié)，這個(gè)管理環(huán)節(jié)中涉及到物資使用部門、采購(gòu)部門和保管部門，如果各部門間信息溝通不及時(shí)、信息不完整，都會(huì)直接造成倉(cāng)庫(kù)物資堆積的情況。如使用部門往往以臨時(shí)性或搶修任務(wù)為借口，對(duì)物資需求沒有詳細(xì)的計(jì)劃，這容易造成采購(gòu)部門也無(wú)采購(gòu)計(jì)劃，需用什么采購(gòu)什么;保管部門因物資品種繁多、管理繁瑣等原因，未能建立物資保管的最低限額，對(duì)采購(gòu)部門也未能提供庫(kù)存物資的詳細(xì)情況。

　　以上情況的存在促使合理采購(gòu)成為一個(gè)難點(diǎn)。在必須保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的前提下，只有保證物資不出現(xiàn)斷檔，就容易出現(xiàn)物資采購(gòu)的隨意性，從而引起管理上的疏忽，使管理出現(xiàn)脫節(jié)，最終導(dǎo)致庫(kù)存物資起不到應(yīng)有的作用，缺乏良好的流動(dòng)性而出現(xiàn)物品堆積，直至堆積時(shí)間過(guò)長(zhǎng)出現(xiàn)老化或更新，造成浪費(fèi)。

　　2、購(gòu)買次品影響生產(chǎn)

　　一般情況下，物資在采購(gòu)之后進(jìn)行庫(kù)存管理，并根據(jù)入庫(kù)單據(jù)和發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷付款。但是由于采購(gòu)人員、保管人員和財(cái)務(wù)人員對(duì)于采購(gòu)物資的質(zhì)量等狀況沒有全面的了解，對(duì)物資好壞無(wú)法正確判斷，而物資使用部門往往也沒有參與這個(gè)環(huán)節(jié)，造成了在付款之前缺乏良好的內(nèi)控措施，增加了物資采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)公司的經(jīng)濟(jì)效益以及安全都產(chǎn)生了不良的影響。

　　3、報(bào)廢資產(chǎn)浪費(fèi)嚴(yán)重

　　資產(chǎn)報(bào)廢在物資管理中占有重要的地位，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)這意味著凈資產(chǎn)的流失，直接減少了利潤(rùn)。在實(shí)際生產(chǎn)過(guò)程中，因?yàn)樵O(shè)備故障問(wèn)題需要更換或者整體設(shè)施需要改造，往往事先并沒有財(cái)務(wù)人員參與，對(duì)確定報(bào)廢的資產(chǎn)缺少專業(yè)的鑒定結(jié)果，而對(duì)新改造方案中也往往缺少對(duì)舊設(shè)備評(píng)價(jià)的依據(jù)，容易造成資產(chǎn)的浪費(fèi)，不利于企業(yè)的發(fā)展。

　　二、加強(qiáng)物資管理內(nèi)部控制的對(duì)策

　　1、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范運(yùn)作流程，防止管理流于形式

　　建立能充分覆蓋廢舊物資回收及處置各環(huán)節(jié)的管理制度，在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間建立一套相互制約的內(nèi)部控制體系，對(duì)企業(yè)廢舊物資管理的職責(zé)分工、業(yè)務(wù)流程、分級(jí)審批等做出明確的規(guī)定。對(duì)回收、申報(bào)、定價(jià)、處置、結(jié)算等各關(guān)鍵環(huán)節(jié)提出明確具體要求。對(duì)實(shí)物管理、信息記錄與傳遞過(guò)程、資金流過(guò)程、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)過(guò)程、每一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的監(jiān)督必須有明確的限制，做到相互制約、相互牽制。確保廢舊物資處置工作規(guī)范有序，關(guān)鍵環(huán)節(jié)閉環(huán)嚴(yán)謹(jǐn)。

　　廢舊物資管理制度和內(nèi)部控制制度體系必須包括但不僅限于以下內(nèi)容：

　　一是企業(yè)廢舊物資管理的內(nèi)部管控環(huán)境，包括管控權(quán)力制衡與職責(zé)、關(guān)鍵崗位設(shè)置、管理控制指標(biāo)的明確情況，處理項(xiàng)目層次是否有決定權(quán)，誰(shuí)監(jiān)督處理過(guò)程，誰(shuí)進(jìn)行賬務(wù)登記管理，相互崗位的設(shè)置與職責(zé)分工情況是否相互制約;

　　二是對(duì)管理過(guò)程中的潛在失控風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)的識(shí)別、評(píng)估與防范情況;

　　三是圍繞廢舊物資規(guī)范管理活動(dòng)制定的制度、授權(quán)、復(fù)核、報(bào)告與統(tǒng)計(jì)、業(yè)務(wù)監(jiān)督與檢查規(guī)定情況;

　　四是建立了廢舊物資管理情況報(bào)表制度;

　　五是建立廢舊物資管理過(guò)程的監(jiān)督制度。重點(diǎn)從歸口管理、回收管理、處置渠道、處置方法、結(jié)算管理等環(huán)節(jié)加以規(guī)范和監(jiān)督。

　　2、加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)物資管理，與相關(guān)部門信息互通

　　倉(cāng)庫(kù)管理應(yīng)根據(jù)銷售計(jì)劃、生產(chǎn)采購(gòu)資金籌措等制定倉(cāng)儲(chǔ)計(jì)劃，合理確定庫(kù)存存量的結(jié)構(gòu)和數(shù)量;加強(qiáng)日常管理，嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨;建立庫(kù)存存貨分類管理制度，對(duì)企業(yè)全部存貨以其重要程度、價(jià)值高低、耗用量大小和訂購(gòu)難度等為標(biāo)準(zhǔn)，劃分出A、B、C類分別管理。同時(shí)，建立健全倉(cāng)庫(kù)定期盤點(diǎn)制度。在對(duì)庫(kù)存材料管理中，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)做好材料的盤點(diǎn)工作，做到賬實(shí)相符，尤其是應(yīng)掌握最新的存貨數(shù)據(jù)。為采購(gòu)材料提供依據(jù)，為生產(chǎn)投料做好準(zhǔn)備。

　　采購(gòu)部門對(duì)物資的采購(gòu)數(shù)量及品種在采購(gòu)前應(yīng)有一個(gè)合理的測(cè)算。首先應(yīng)考慮倉(cāng)庫(kù)材料的庫(kù)存數(shù)量;其次再根據(jù)采購(gòu)需求，確定實(shí)際采購(gòu)數(shù)量。這就要求物資保管部門與采購(gòu)部門應(yīng)建立良好的庫(kù)存信息共享平臺(tái)。最好的管理模式是采用辦公自動(dòng)化管理，出入庫(kù)直接在軟件中填制審批，做到倉(cāng)庫(kù)物資及時(shí)更新，同時(shí)相關(guān)部門能及時(shí)查詢、確認(rèn)。

　　3、加強(qiáng)物資采購(gòu)和供應(yīng)管理，建立良好合作供應(yīng)關(guān)系

　　首先是建立供應(yīng)商公開招標(biāo)制度，其目的是降低物資成本，提高物資質(zhì)量。公開招標(biāo)方式可以合理利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，爭(zhēng)取以最低的采購(gòu)價(jià)格獲得最佳質(zhì)量的物資，這直接降低了物資采購(gòu)的成本，從而加速資金周轉(zhuǎn)，促進(jìn)企業(yè)盈利。

　　其次是簽訂長(zhǎng)期保障協(xié)議，分批采購(gòu)物資。對(duì)于可信度高、專業(yè)性強(qiáng)的供應(yīng)商，企業(yè)應(yīng)積極與其合作，并簽訂定點(diǎn)采購(gòu)的長(zhǎng)期保障合同，據(jù)此要求獲得價(jià)低質(zhì)優(yōu)的物資，還可采用分次付款的方式，達(dá)到供求雙方共同承擔(dān)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的目的，以規(guī)避市場(chǎng)行情變化給企業(yè)帶來(lái)的不利影響。此外，企業(yè)在采購(gòu)物資時(shí)還應(yīng)注意遵循分批采購(gòu)物資的原則，這有利于盡可能地降低庫(kù)存，減少資金占用，從而降低企業(yè)物資管理成本。

　　最后，企業(yè)在與供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系的前提下，應(yīng)深化雙方合作關(guān)系，使供應(yīng)商能對(duì)具有再利用價(jià)值的物資或廢舊品進(jìn)行回收，以達(dá)到雙方受益的目的。對(duì)企業(yè)而言，這一行為可使其獲得額外收益，在一定程度上補(bǔ)償物資管理支出，達(dá)到降低和控制物資管理成本的目的。

　　4、健全內(nèi)控制度，進(jìn)行及時(shí)監(jiān)督

　　物資的采購(gòu)牽扯到方方面面的權(quán)力與責(zé)任，而且企業(yè)外部環(huán)境因素也無(wú)法確定，如果企業(yè)內(nèi)部管理不健全，容易對(duì)物資采購(gòu)的內(nèi)部控制產(chǎn)生較大影響。所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的控制，注重事前、事中監(jiān)督，使物資采購(gòu)趨于合理化、規(guī)范化。

　　首先，健全業(yè)務(wù)員的崗位責(zé)任制度，業(yè)務(wù)人員要對(duì)所需的物資進(jìn)行計(jì)劃編制，尋找能夠滿足企業(yè)需求的供應(yīng)商，并以最低的價(jià)格向供應(yīng)商發(fā)出購(gòu)貨訂單。在驗(yàn)收貨物、存儲(chǔ)或使用物資時(shí)，都要進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄。

　　其次，建立健全招標(biāo)采購(gòu)制度，企業(yè)采購(gòu)應(yīng)當(dāng)由不同的部門負(fù)責(zé)招標(biāo)的各個(gè)程序，使部門之間相互監(jiān)督。同時(shí)招標(biāo)應(yīng)當(dāng)公平、公正、公開，避免人為因素的影響。也要健全物資采購(gòu)的檢查制度，對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行定期的檢查，由多個(gè)部門成立檢查小組，定期對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，查明賬物是否一致，如有不符要查找原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。

　　第三，健全企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)制度，通過(guò)對(duì)物資采購(gòu)的審計(jì)，防止采購(gòu)活動(dòng)的舞弊行為，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)的進(jìn)行糾正，保證采購(gòu)活動(dòng)在國(guó)家法律和內(nèi)部規(guī)章的范圍內(nèi)有效進(jìn)行。

　　5、建立健全報(bào)廢物資的管理制度

　　在物資一旦被確認(rèn)報(bào)廢后，應(yīng)當(dāng)由專門的管理部門建立報(bào)廢賬目，對(duì)報(bào)廢物資根據(jù)情況進(jìn)行分類登記，并對(duì)報(bào)廢物資存放的地點(diǎn)以及報(bào)廢情況，是否還有利用價(jià)值進(jìn)行合理明確的注明，并對(duì)不同的物資進(jìn)行分門別類，以便區(qū)別。主要是分析其造成損失的原因，找出主要因素加以整改，避免再次出現(xiàn)廢品。

　　物資是構(gòu)成企業(yè)成本的重要部分，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和效益有直接的影響。在整個(gè)物資管理過(guò)程中，建立和完善相應(yīng)的內(nèi)部控制制度有利于提高工作效率，降低物資消耗，減少損失和浪費(fèi)。同時(shí)，可提升管理質(zhì)量，有效控制舞弊行為的發(fā)生，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義。

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