《黨政機關公文處理工作條例》執(zhí)行過程中有關事項的通知

玉環(huán)縣人力資源和社會保障局關于《黨政機關公文處理工作條例》執(zhí)行過程中有關事項的通知

玉人社〔2012〕94號
 

各科室，下屬各單位：

從2012年7月1日起，黨政機關開始執(zhí)行《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號，下稱《條例》），《中國共產黨機關公文處理條例》（1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布）和《國家行政機關公文處理辦法》（2000年8月24日國務院發(fā)布的）停止執(zhí)行?！饵h政機關公文處理工作條例》及《黨政機關公文格式》已經以資料匯編本形式下發(fā)各科室，請仔細對照，認真學習，嚴格執(zhí)行新要求、新標準?，F(xiàn)將《條例》執(zhí)行過程中需要注意的有關事項通知如下：

一、公文種類方面

《條例》規(guī)定黨政機關公文種類主要有15種，其中“通知”、“通報”、“報告”、“請示”、“函”、“紀要”等6個文種是我局對外正式行文的常用公文種類。下面著重就“通知”、“報告”、“請示”和“函”作主要說明：

按照《條例》規(guī)定，“通知”適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。所以，“通知”既可以平行，也可以下行。需要注意的是，我局主送有關單位的平行文可以使用“通知”，但不能在公文中出現(xiàn)指令性的事項和要求。

根據(jù)《條例》規(guī)定，“報告”和“請示”屬上行文。一要注意兩者都要使用上行文的格式，不能與下行文的格式混淆使用。二要注意兩者適用范圍不同，“報告”適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問，即對收文單位而言是閱件，無需答復；“請示”適用于向上級機關請求指示、批準，即對收文單位而言是辦件，需要答復。故，如果本應用“請示”的文件錯誤地使用了“報告”，將對請示事項的解決造成不利影響。

根據(jù)《條例》規(guī)定，“函”是上行、平行、下行均可的文種。函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。故，與不相隸屬機關之間即使是請示批準事項也應使用“函”，而不應使用“請示”等其他文種。

二、公文格式方面

按照《條例》規(guī)定，公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成?！稐l例》刪除了“主題詞”，新增了“發(fā)文機關署名”。word電子版格式設置見附件1，公文版式詳細說明及模板按照《黨政機關公文格式》進行操作，模板圖示見附件2。相關說明如下：

（一）密級和保密期限和份號

縣級部門不能對文件定密，故，“密級和保密期限”和“份號”不出現(xiàn)在我局的文件中。

（二）發(fā)文機關標志

聯(lián)合行文時，“發(fā)文機關標志”可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

（三）發(fā)文字號

發(fā)文字號的年度括號應使用六角括號“〔〕”，序號不編虛位，不使用“（）”或“[]”等不規(guī)范年度括號。插入六角括號方法：“插入”→“符號…”→選擇〔〕→插入。

2013年1月1日開始，我局機關代字作如下調整：

1.“玉人社”字號文件，用于上行文。統(tǒng)一標注為“玉人社〔20XX〕XX號”，發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

2.“玉人社發(fā)”字號文件，用于普發(fā)范圍的下行文。即主送為“各科室、下屬各單位”的公文。統(tǒng)一標注為“玉人社發(fā)〔20XX〕XX號”，居中編排，無需編排簽發(fā)人。

3.“玉人社函”字號文件，主要用于平行文，特殊情況下用于部分或個別單位受文的下行文。統(tǒng)一標注為“玉人社函〔20XX〕XX號”，居中編排，無需編排簽發(fā)人。

另外，正文中使用的發(fā)文字號也應使用規(guī)范標注方式。

（四）簽發(fā)人

上行文應當標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人右空一字，簽發(fā)人人名用3號楷體標注。

（五）標題

標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。標題中的文種部分必須要與《條例》規(guī)定的15個文種一致，如：“玉環(huán)縣人力資源和社會保障局2012年度XXX工作計劃”應當規(guī)范為“玉環(huán)縣人力資源和社會保障局關于印發(fā)2012年度XXX工作計劃的通知”。聯(lián)合行文時，應將聯(lián)合行文機關標志按順序排列，發(fā)文機關較多時，可以使用“XXXX、XXXX等XX單位關于XXXXXXX的通知”

《條例》沒有對公文標題中標點符號作明確規(guī)定，一般認為公文標題中不使用標點符號，在特殊情形下，限用書名號“《》”（限用法規(guī)規(guī)章名稱）、破折號“——”、分隔號“·”、頓號“、”、雙引號“”等符號。

標題一般用2號小標宋體字。

（六）主送機關

主送機關相關規(guī)定見本文“三、行文規(guī)則方面”的闡述?！稐l例》規(guī)定，當發(fā)文機關標志較多、主送機關過多時，導致首頁無法顯示正文的情況下，主送機關應置于版記中，與抄送一同編排。

會議紀要在版記標注主送機關。

（七）附件說明和附件

國家標準規(guī)定：公文如有附件，必須有附件說明，即在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注順序號（如“附件：1.XXX”）；附件名稱后不加標點符號。

附件應在發(fā)文機關署名、成文日期的下一頁并在版記之前編制，頁碼與正文連續(xù)編排，并用黑體在首行頂格標注“附件X”。如果附件是表格或其他圖表形式，不應寫作“附表”或“附”，也應當標注“附件”或“附件X”。

（八）發(fā)文機關署名、成文日期和印章

《條例》新增了“發(fā)文機關署名”，單一機關行文時，以成文日期為準，并置于其上一行。聯(lián)合行文時，應將發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置。每行大致編排2-3個機關名稱較為美觀，可以保證印章之間互不相交或相切。首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

國家標準規(guī)定：成文日期應用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全。如：“2012年10月10日”。應署會議通過或發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。

按照公文格式規(guī)定，印章須與正文安排在同一頁內，印章所在頁不得出現(xiàn)“此頁無正文”字樣。如果印章與正文同一頁安排不下時，應當增加或減少正文最后一兩頁的字間距或行間距，以使印章與正文同頁，即在此種情況下正文最后一兩頁可不受每頁22行，每行28字的排版規(guī)范限制。特殊情況下還可以將主送移至版記。

（九）版記

版記應當位于文件封底，也即版記必定是出現(xiàn)文件偶數(shù)頁，末條分隔線與版心下邊緣重合。

（十）頁碼

頁碼應連續(xù)編排。版記頁如無內容以及空白頁不標頁碼。

三、行文規(guī)則方面

（一）按照《條例》第十七條規(guī)定，部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。即，除局辦公室外，其他內設科室和下屬事業(yè)單位不得對外正式行文。

（二）上行文的主送問題

1.按照《條例》第十五條（一）規(guī)定，上行文原則上主送一個上級機關。即主送應當主送上級機關，而不是上級機關的內設機構。如果屬上級機關內設機構可以自行處置的事項，可以直接向有關內設機構行文，但應當使用函。

2.按照《條例》第十五條（五）規(guī)定，除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。所以向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”的做法都是錯誤的。

（三）上行文的抄送問題

按照《條例》第十五條（一）規(guī)定，主送上級機關的公文，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。因為公文發(fā)送給收文單位后，收文單位的辦公室負責分發(fā)給本單位的相關領導人和業(yè)務主管部門，所以抄送不應多頭抄送給收文單位的領導人或內設機構。

（四）下行文的主送問題

我縣在鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）設立了勞動保障管理服務所，行政上受當?shù)攸h委政府領導，業(yè)務上接受縣人力社保局管理和指導。我局向其行文，尤其是指令性公文，以往做法是直接主送鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處，這是不規(guī)范的。

按照《條例》第十六條（二）規(guī)定，黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。第十六條（三）規(guī)定，黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。

所以，當確需要向鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）發(fā)布指令性公文或指令性要求時應當選擇如下方式之一：

1.我局起草請示文件主送縣政府，以縣政府名義或縣政府辦公室名義批轉或轉發(fā)。

2.在我局起草的指令性公文中，注明“經縣政府同意”等字樣。

3.我局在勞動和社會保障職權范圍內向鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）勞動保障管理服務所直接行文，并同時抄送當?shù)卣?/p>

四、公文擬制方面

為規(guī)范我局公文擬制流程，嚴格執(zhí)行新條例，以后凡屬正式發(fā)文，都需遵照以下流程操作：科室（個人）擬稿→辦公室主任核稿→分管領導核稿→主要負責人（局長）簽發(fā)。

（一）公文起草

按照《條例》第十九條規(guī)定，公文起草應符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。文種準確，格式規(guī)范。深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。公文涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內的事項，必須征求相關地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

（二）公文審核

按照《條例》第二十條規(guī)定，公文文稿簽發(fā)前，應當由發(fā)文機關辦公廳（室）進行審核。需要發(fā)文機關審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關辦公廳（室）進行初核。我局公文核稿由辦公室主任負責，以后凡屬正式發(fā)文，公文文稿在內容和格式兩方面都要按照《條例》進行嚴格審核。

行政規(guī)范性公文簽發(fā)前，還應由法制辦進行合法性審查并簽署意見，具體按照《玉環(huán)縣行政規(guī)范性文件管理辦法》（玉環(huán)縣人民政府令〔2012〕47號）執(zhí)行。

經審核不宜發(fā)文的公文文稿，退回起草單位；符合發(fā)文條件但內容需要進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

（三）公文簽發(fā)

按照《條例》第二十二條規(guī)定，公文應當經本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。以后凡屬正式發(fā)文，經辦公室初核的公文文稿，由各分管領導再核稿，最后必須由主要負責人（局長）簽發(fā)。如主要負責人出差等特殊情況下，由分管領導電話告知相關內容，事后由主要負責人補簽。特別要注意請示、報告等上行文和其他重要公文必須由機關主要負責人簽發(fā)后再印發(fā)分送。

五、涉密公文管理方面

按照《條例》公文辦理和公文管理方面的規(guī)定，著重強調了涉密公文的辦理和管理。對于我局而言，涉密公文方面要做好涉密文件的收文辦理和管理工作。第三十二條規(guī)定，復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規(guī)定并經本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經發(fā)文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

六、排版印刷

（一）排版規(guī)格

國家標準規(guī)定，黨政機關公文紙張統(tǒng)一規(guī)格為A4型紙，除特殊情形外，正文用紙應保持一致。版心尺寸為156mm×225mm。上邊距：37mm，下邊距：35mm，左邊距：28mm，右邊距：26mm。正文使用仿宋3號字體，一般每面22行，每行28個字?！稐l例》對頁眉頁腳沒有做詳細規(guī)定，但規(guī)定頁碼的一字線距版心下邊緣7mm，建議可將頁腳距邊界設置為：26mm。

（二）印刷裝訂

國家標準規(guī)定，公文雙面印刷，左側裝訂。頁碼應當連續(xù)編排，如果轉發(fā)公文，被轉發(fā)公文的頁碼應當連續(xù)編排頁碼。

七、相關責任

公文是我局實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家、省、市、縣的方針政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具；也是展現(xiàn)我局黨務、政務形象的重要方面。局辦公室主管本機關的公文處理工作，各科室、下屬各單位要高度重視公文處理工作，遵照《條例》和本通知做好相關工作，尤其要注意按要求做好“請示”、“報告”等上行文（2013年1月1日以后報送上級部門的公文，在內容和格式上如存在不規(guī)范，上級部門可能作退回公文處理）。

凡在公文處理過程中遇到困難，都可聯(lián)系局辦公室解決。

附件：1、黨政機關公文標準格式設置方法

2、公文版式模板圖示

玉環(huán)縣人力資源和社會保障局   

2012年10月17日
（附件略）