從細(xì)節(jié)出發(fā)設(shè)計好ERP系統(tǒng)訂單發(fā)貨控制

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

      滿足什么樣的條件，可以向客戶發(fā)貨呢？可能不同的企業(yè)會有不同的答案。為了提高系統(tǒng)的靈活性，在設(shè)計的時候，系統(tǒng)分析師就需要考慮各種可能的情況。然后在系統(tǒng)中設(shè)置相關(guān)的選項，讓用戶根據(jù)實際情況來選擇。

      筆者今天就圍繞這個話題，談?wù)勗谟唵蜗到y(tǒng)設(shè)計的時候，如何從細(xì)節(jié)出發(fā)，做好相關(guān)的發(fā)貨控制。主要的界面如下：

      基本原則

      在實際工作中，往往客戶不同、訂單不同會有不同的交付規(guī)則。為此在設(shè)計的時候，可以從客戶角度或者訂單角度出發(fā)，來做好訂單發(fā)貨的控制。筆者這里從訂單角度來談?wù)勏嚓P(guān)的發(fā)貨控制。

      在系統(tǒng)設(shè)計的時候，分析師可以考慮在訂單窗口上，設(shè)置一個“交付規(guī)則”的列表框，如上圖所示。然后在這列表框中列出各種可能的交付規(guī)則。再在后臺設(shè)計相關(guān)的控制程序。如此的話，在生成發(fā)貨單的時候，就可以根據(jù)相關(guān)的規(guī)則來進(jìn)行控制。這么處理的好處，就是可以提高系統(tǒng)的靈活性。用戶可以根據(jù)企業(yè)的實際情況，來選擇合適的交付規(guī)則，做好出貨的控制。

      交付規(guī)則的細(xì)節(jié)

      筆者在日常工作中，發(fā)現(xiàn)訂單發(fā)貨主要可以分為兩類，一類是先付款后交貨，即“預(yù)付款訂單”這里需要注意，即使像大家賣手機(jī)的時候，看起來好像是一手交錢、一手交貨，其實兩者仍然有先后的順序。大家需要先去交錢開好發(fā)票之后，銷售人員才會給你拿貨。為此這也是一種預(yù)付款訂單的形式。只是其時間隔的比較短而已。第二類就是先發(fā)貨后付款。大部分生產(chǎn)企業(yè)都是采用的這種方式。

      如上圖所示，交付規(guī)則中有“有效”、“強制”、“完成行”、“手工”、“完成訂單”、“收款以后”等幾種交付規(guī)則?？梢哉f，這幾乎涵蓋了目前企業(yè)所采用的發(fā)貨控制手段。筆者現(xiàn)在給各位讀者分析一下，這些交付規(guī)則后面所對應(yīng)的控制邏輯。

      “有效性”控制指的是庫存控制。也就是說，當(dāng)用戶選擇這個交付規(guī)則之后，在發(fā)貨的那個時點必須保證倉庫中有足夠的貨可以出。如果沒有足夠庫存的話，則系統(tǒng)就不能夠根據(jù)這張訂單來生成發(fā)貨單。在系統(tǒng)設(shè)計時，這個交付規(guī)則所需要關(guān)注的重點就是需要檢查庫存的數(shù)量并于訂單數(shù)量進(jìn)行比較。

      “完成行”與“完成訂單”這兩個規(guī)則與生產(chǎn)模塊相關(guān)聯(lián)。在erp系統(tǒng)設(shè)計中，銷售訂單往往有兩條線。一條是與客戶相關(guān)，包括訂單的發(fā)貨、訂單的收款等等。另外一條線就是跟企業(yè)內(nèi)部相關(guān)，包括根據(jù)訂單來生成生產(chǎn)計劃、采購計劃、入庫計劃等等。由于銷售訂單跟企業(yè)的生產(chǎn)計劃掛鉤，為此在銷售訂單中就能夠反映出某張訂單的完工情況。如現(xiàn)在有一張銷售訂單，里面可能有五個產(chǎn)品。根據(jù)產(chǎn)品的數(shù)量、生產(chǎn)部門的計劃、以及客戶的交期的不同，其完工時間也有所不同。此時就出現(xiàn)一個新的問題。在交貨的時候，是按產(chǎn)品來交貨，還是按訂單來交貨？如果是前者的話，那么只要某個產(chǎn)品完工之后，就可以發(fā)貨，這就是“完成行”的概念。而如果需要整張訂單一起交貨(如出于運輸或者情況方面的考慮)，那么就需要整張訂單都完成之后才能夠生成發(fā)貨單，這就是“完成訂單”的概念。這是從生產(chǎn)計劃的角度考慮。另外有時候在系統(tǒng)設(shè)計時，也有一種簡單的方法，即將此與庫存數(shù)量掛鉤?！巴瓿尚小本捅硎局灰糠之a(chǎn)品有庫存即可，此時系統(tǒng)會對有庫存的產(chǎn)品生成發(fā)貨單。而如果選擇“完成訂單”的話，則跟前面的有效性規(guī)則一致了，必須確保整個訂單的產(chǎn)品有足夠的庫存才能夠發(fā)貨。在系統(tǒng)設(shè)計時，雖然后面的實現(xiàn)方法比較簡單，但是筆者并不建議這么做。因為這容易產(chǎn)品的誤發(fā)。如現(xiàn)在可能有A、B兩個客戶都要某個產(chǎn)品。而A客戶的訂單先下。此時如果只根據(jù)庫存數(shù)量來判斷的話，則向B客戶發(fā)貨的產(chǎn)品很可能是原先準(zhǔn)備給A客戶的。為此這么設(shè)計就會引起誤解。所以筆者建議，在設(shè)計這個交付規(guī)則的時候，后臺最好是跟生產(chǎn)模塊掛鉤，而不僅僅根據(jù)庫存數(shù)量來考慮。

      “收款以后”指的就是預(yù)付款訂單。上面講到過，銷售訂單設(shè)計時有兩條線，其中一條就是跟客戶付款有關(guān)。收款以后這個交付規(guī)則的含義就是客戶要先付完款（可能只是一部分），然后企業(yè)才能夠發(fā)貨。此時系統(tǒng)分析師在設(shè)計的時候，就需要讓系統(tǒng)在發(fā)貨之前去判斷這張訂單客戶的付款情況。如果客戶按規(guī)定交付了貨款（即在財務(wù)模塊有這張訂單的付款記錄），則允許生成發(fā)貨單。否則的話，系統(tǒng)就不允許發(fā)貨，并發(fā)出相關(guān)的警告。

      “強制”這個交付規(guī)則就相對簡單了。如果用戶選擇這個交付規(guī)則的話，根據(jù)銷售訂單來生成發(fā)貨單，在后臺就不會做相關(guān)的控制。即不會管庫存數(shù)量、訂單的完成情況與客戶付款情況。一般強制規(guī)則只用在系統(tǒng)測試與實施的初期。由于系統(tǒng)剛上線的時候，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)還不怎么準(zhǔn)確。所以允許用戶進(jìn)行強制出貨。而強制出貨帶來的一個明顯的負(fù)面效應(yīng)，就是在倉庫的帳面上會有負(fù)數(shù)庫存。顯然這是一種明顯的錯誤。為了系統(tǒng)實施的需要，一般在設(shè)計時都需要有這個規(guī)則。等到系統(tǒng)完善之后，用戶可以根據(jù)自己的情況采取其他嚴(yán)格的控制條件。

      發(fā)貨控制中的細(xì)節(jié)

      在系統(tǒng)設(shè)計時，除了要實現(xiàn)如上這些交付規(guī)則的后臺控制之外，下面這些細(xì)節(jié)的內(nèi)容也有助于提高系統(tǒng)的可用性。

      第一個是客戶交付規(guī)則與訂單交付規(guī)則的關(guān)系。有時候會根據(jù)客戶設(shè)置不同的交付規(guī)則。如某些客戶經(jīng)過企業(yè)評估之后，認(rèn)為其信用不好。此時企業(yè)就會要求這個客戶必須先付款然后才能夠發(fā)貨。也就是說，這個客戶的交付規(guī)則是“付款以后交貨”。此時為了管理方便，用戶會在客戶級別上設(shè)置交付規(guī)則。這個設(shè)計跟上面的訂單級別設(shè)計類似。而筆者這里要強調(diào)的是，如何將客戶的交付規(guī)則與訂單的交付規(guī)則統(tǒng)一起來。如在銷售訂單的時候需要輸入客戶的信息，那么這個訂單的交付規(guī)則就可以從客戶信息那邊自動帶過來。然后需要考慮的問題是，這個交付規(guī)則業(yè)務(wù)員能否改呢？通常情況下，如果這個交付規(guī)則需要專業(yè)的人員才能夠更改。如企業(yè)的信用部門或者銷售經(jīng)理才有權(quán)進(jìn)行更改。此時就涉及到權(quán)限的限制。為此如何將客戶的交付規(guī)則與訂單的交付規(guī)則統(tǒng)一起來，并在訂單級別上做好相關(guān)的權(quán)限設(shè)計，這是系統(tǒng)分析師在設(shè)計時要全面考慮的內(nèi)容。

      第二個需要注意的內(nèi)容是，一家企業(yè)往往不需要用到所有的交付規(guī)則。如像一般超市，采用的就是“收款以后”這種交付規(guī)則。而生產(chǎn)企業(yè)可能會采用“完成行”或者“收款以后”兩種交付規(guī)則。在系統(tǒng)設(shè)計的時候，為了提高系統(tǒng)的靈活性，需要將各種交付規(guī)則都考慮進(jìn)去。但是同時需要設(shè)置一個開關(guān)，讓企業(yè)選擇哪些交付規(guī)則是可用的。否則的話，一點這個下拉列表，這么多交付規(guī)則出來容易搞暈。所以在設(shè)計的時候，可以考慮讓用戶自己去選擇可用的交付規(guī)則，屏蔽掉不用的交付規(guī)則。

      第三個細(xì)節(jié)問題是“默認(rèn)的交付規(guī)則”。企業(yè)往往會有一種主要的交付規(guī)則。為了提高工作的效率，要能夠在訂單與客戶級別上設(shè)置默認(rèn)的交付規(guī)則。