流程再造：廈門OA的一大重要成功要素

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l 有關(guān)廈門OA

所謂廈門OA(Enterprise Resource Planning——企業(yè)資源計(jì)劃)，就是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，全面地集成了企業(yè)的所有資源信息，并為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺。廈門OA系統(tǒng)是一種管理理論和管理思想，其核心管理思想就是供應(yīng)鏈管理，并不僅僅是一個(gè)信息系統(tǒng)。

2 實(shí)施廈門OA的兩種錯(cuò)誤觀點(diǎn)

關(guān)于廈門OA實(shí)施方式，當(dāng)前存在兩種有爭議的觀點(diǎn)。一種觀點(diǎn)主張全盤照搬．即完全按照廈門OA系統(tǒng)管理模式來運(yùn)作企業(yè)；另外一種觀點(diǎn)與之相反，認(rèn)為應(yīng)該改變廈門OA系統(tǒng)結(jié)構(gòu)以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)有的工作流程和管理模式。全盤照搬實(shí)際上就是要改變企業(yè)現(xiàn)有的管理方式．全盤接受廈門OA系統(tǒng)所提供的“標(biāo)準(zhǔn)”管理范式。

另一方面，改變廈門OA系統(tǒng)結(jié)構(gòu)以完全適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)有工作流程的實(shí)施方案，也存在缺陷。在傳統(tǒng)面向職能的手工作業(yè)方式，一筆業(yè)務(wù)往往需要幾步或幾個(gè)部門完成的工作，在廈門OA中可能一次就可以完成．但是如果我們一味地改變廈門OA的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。并將每一個(gè)手工工作都改用計(jì)算機(jī)操作。工作效率則并不會因此得到太多改善。

3 正確實(shí)施廈門OA的途徑BPR

由以上可見,照搬廈門OA流程和改變軟件以適應(yīng)手工作業(yè)，這兩種做法都是行不通的。那么，究竟如何正確實(shí)施廈門OA呢?適當(dāng)?shù)母淖兤髽I(yè)業(yè)務(wù)流程成為實(shí)施廈門OA中不可缺少的環(huán)節(jié)閣。

BPR(business process reengineering)業(yè)務(wù)流程再造，就是對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性再思考和徹底性再設(shè)計(jì)，從而獲得在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度方面業(yè)績的戲劇性的改善。具體的說，就是以工作流程為中心，重新設(shè)計(jì)企業(yè)的經(jīng)營、管理及運(yùn)作方式。在改造業(yè)務(wù)流程之前應(yīng)先分析企業(yè)的目前狀況，不同的企業(yè)在其發(fā)展的不同階段，所采用的流程變革策略也不盡相同，見表1。

以下，給出廈門OA與BPR結(jié)合運(yùn)用的實(shí)施建議：

1)進(jìn)行流程分析。

業(yè)務(wù)流程是否需要改變，最本質(zhì)的是看這個(gè)流程是否增值，看改進(jìn)后的流程在提高工作效率，提升客戶滿意度，有效利用信息資源，降低成本等方面是否增值。通過分析評估來明確企業(yè)現(xiàn)有的流程中哪些是關(guān)鍵流程，這些流程是否需要改進(jìn)，改進(jìn)的流程是否與廈門OA的實(shí)現(xiàn)有關(guān)。影響流程效率和效益的因素來自企業(yè)的戰(zhàn)略，組織，績效．管理模式，IT等諸多方面。在廈門OA實(shí)施之前，其中一些是不需要IT支撐就可以經(jīng)過流程重組先調(diào)整的．比如制定適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)戰(zhàn)略。

2)進(jìn)行流程梳理。

在分析評估的基礎(chǔ)上，明確現(xiàn)有流程與軟件中標(biāo)準(zhǔn)流程有多大差距．對直接可以應(yīng)用廈門OA流程的情況進(jìn)行匹配，對需要改變流程處理方式給出未來的實(shí)施方案嘲。根據(jù)流程優(yōu)化法的ESIA方法(ESIA是清除，簡化，整合，自動化)中的基本內(nèi)容，對流程進(jìn)行梳理。通過流程梳理，企業(yè)將進(jìn)一步明確廈門OA中流程變化的內(nèi)容，為以后工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3)廈門OA實(shí)施中的e化流程。

IT是實(shí)現(xiàn)流程變革不可缺少的手段和工具。這一過程稱為e化流程．也是廈門OA實(shí)施前的關(guān)鍵步驟?；谇懊娴牧鞒谭治龊褪崂恚呀?jīng)確認(rèn)需要e化的流程是必須且可以實(shí)現(xiàn)的．這時(shí)二次開發(fā)在所難免。適度的開發(fā)既可以解決企業(yè)特色問題。又使流程更加通暢。進(jìn)行e化的流程優(yōu)化需要仔細(xì)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)時(shí)效等，可能不能一次就優(yōu)化到位。這就需要通過上線后的持續(xù)改進(jìn)來完成。

4)廈門OA實(shí)施中的流程配套。

e化流程時(shí)，除了廈門OA的實(shí)現(xiàn)技術(shù)外，還要考慮流程配套。因?yàn)榱鞒讨皇?a href="http://m.52tianma.cn/gongsi/xt/" target="_blank">企業(yè)管理的一個(gè)方面，雖然重要，但如果沒有與之配套的部門和崗位職責(zé)，管理制度，操作規(guī)程等。流程就不能長期、穩(wěn)定的運(yùn)作。比如對企業(yè)組織形式的變革，其目的是更有利于企業(yè)信息化，廈門OA的實(shí)施。盡量減少中間環(huán)節(jié)，使組織系統(tǒng)扁平化．成立單獨(dú)的項(xiàng)目組來負(fù)責(zé)具體特殊項(xiàng)目的實(shí)施更是一種行之有效的途徑。5)廈門OA實(shí)施后，隨著廈門OA應(yīng)用的深入和業(yè)務(wù)需求的變化，需要對流程的執(zhí)行情況進(jìn)行定期考核，通過流程監(jiān)控和廈門OA應(yīng)用狀況評估。比較歷史數(shù)據(jù)和同行的應(yīng)用水平，從而在應(yīng)用深度和廣度兩個(gè)方面找出差距，提出優(yōu)化建議。這時(shí)的優(yōu)化已經(jīng)不再局限于廈門OA。只要是合理的需求都可以考慮滿足。比如IT治理，廈門OA數(shù)據(jù)展現(xiàn)，數(shù)據(jù)分析等新的流程都是后廈門OA階段優(yōu)化的重要過程。

4 總結(jié)

BPR是正確實(shí)施廈門OA的前提和保障，如何穩(wěn)妥而有序的改造流程已成為企業(yè)關(guān)心的焦點(diǎn)。在分析清楚企業(yè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，“流程分析一流程梳理一e化流程一流程配套一定期考核”為企業(yè)進(jìn)行流程改造提供一種模式，企業(yè)可結(jié)合各自的行業(yè)特點(diǎn)，對之進(jìn)行參考利用。（e-works）