阻礙文檔管理的“無形陷阱”

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      在信息化水平高速發(fā)展的今天，隨著經(jīng)濟(jì)的增長企業(yè)規(guī)模也越來越大，很多大型企業(yè)在全國甚至全球有很多分公司，員工數(shù)量更是成千上萬，所產(chǎn)生的工作文檔也不計(jì)其數(shù)。企業(yè)管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)多個(gè)部門及人員共同服務(wù)于一個(gè)項(xiàng)目的情況，文件往往需要反復(fù)傳輸，傳輸過程中重要文件及內(nèi)容丟失的情況極為常見。想要實(shí)現(xiàn)跨地域協(xié)同辦公則更難，企業(yè)內(nèi)的資料得不到及時(shí)共享，逐漸形成信息資源孤島，嚴(yán)重阻礙著企業(yè)生產(chǎn)力的提高。

      企業(yè)在管理過程中往往會(huì)浪費(fèi)巨大的傳輸成本，成本居高不下，吞噬者企業(yè)的利潤。據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)，平均企業(yè)每年花費(fèi)的協(xié)同工作及傳輸成本占總成本的20%，一些特殊行業(yè)如建筑工程、制造行業(yè)等，往往經(jīng)常需要給各個(gè)部門傳送大量的圖紙資料以及生產(chǎn)文件等，不僅速度緩慢浪費(fèi)了大量的時(shí)間，而且傳輸成本居然高達(dá)生產(chǎn)總成本的30%！企業(yè)管理者明知是哪些環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，卻對此束手無策。

      不僅如此，文件經(jīng)多人編輯后還會(huì)造成文檔版本的混亂，成為企業(yè)管理中又一重大隱患。如何越過協(xié)同工作中的“無形陷阱”成為了企業(yè)管理中的一大難題：

常見的文檔管理模式與其弊端

      協(xié)同工作的開展一直是令企業(yè)管理者極為關(guān)心的問題，現(xiàn)有的協(xié)同工作方式往往給企業(yè)造成嚴(yán)重阻礙其發(fā)展的“無形陷阱”：

1）、公司內(nèi)部經(jīng)常需要跨部門及地域之間為同一項(xiàng)目協(xié)同工作，由于工作地點(diǎn)原因共同編輯一篇文檔往往需要反復(fù)傳輸。

2）、依靠文件夾共享來協(xié)同工作，無法保證文檔的安全，重要資料很可能被他人看到，使機(jī)密資料泄漏。

3）、缺乏員工對文件的意見與評論的記錄，各個(gè)員工的意見無法共享。

4）、共同服務(wù)的項(xiàng)目中文件有改動(dòng)時(shí)其他部門員工無法及時(shí)查閱。

5）、多人協(xié)同編輯的文檔，不能記錄哪些人員對文檔做過什么修改，不能監(jiān)督各個(gè)員工的工作量。

6）、文檔無法協(xié)同編輯，各自維護(hù)自己的版本，難以整合并且容易造成版本混亂，導(dǎo)致辦公效率低下。

7）、協(xié)同編輯時(shí)，文檔及大型的圖紙文件或流媒體資料需反復(fù)傳輸，查看時(shí)需逐個(gè)打開或播放，造成時(shí)間上的浪費(fèi)。

現(xiàn)代化文檔管理手段有哪些

      針對于企業(yè)協(xié)同工作中的問題，泛普文件管理系統(tǒng)文檔管理專家給予以下解決方案：

1）、搭建統(tǒng)一存儲(chǔ)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公
      為企業(yè)搭建統(tǒng)一存儲(chǔ)平臺(tái)，讓所有文檔都存儲(chǔ)在公司服務(wù)器中，并支持互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問，讓分公司或不同部門員工也能順利開展協(xié)同工作，文檔管理隨時(shí)隨地。

2）、文檔協(xié)同編輯
      同一文檔可以被不同人員共同編輯，讓每個(gè)人打開或編輯文檔時(shí)，都為同一片文檔，文檔被編輯后可以同時(shí)呈現(xiàn)在其他工作人員面前，避免了反復(fù)傳輸?shù)倪^程。

3）、建立分權(quán)限管理機(jī)制
      可以為人員分配不同的權(quán)限，在協(xié)同工作中，員工只可以看到與自己工作相關(guān)的文件，以保障文件資料在協(xié)同工作中的安全性。

4）、支持文檔評論
      可以將不同人員的意見統(tǒng)一到文檔下，讓看到該文檔的人員對其他工作人員的意見與建議一目了然。

5）、支持公告發(fā)布
      對于共同作業(yè)的重要文件夾中的文檔，當(dāng)其發(fā)生改動(dòng)時(shí)，可以及時(shí)通知相關(guān)的工作人員，讓大家在第一時(shí)間獲取最新信息，保證工作的進(jìn)度。

6）、文檔審計(jì)
      記錄所有協(xié)同工作中的共享文檔的整個(gè)生命周期中的每一個(gè)操作的操作人與操作時(shí)間，可以避免出現(xiàn)問題后員工責(zé)任的互相推諉。

7）、實(shí)現(xiàn)對文檔的修訂管理
      對于每次修改后的文檔，都能自動(dòng)保留之前修改過的版本，若有需要，可以退回到之前版本，保障重要信息不會(huì)在協(xié)同工作過程中丟失。

8）、建立預(yù)覽體系
      由于多人協(xié)同工作，對有些資料不熟悉，一些圖紙類文件或流媒體資料，可以直接預(yù)覽，節(jié)約了需要時(shí)逐個(gè)打開查閱的時(shí)間，大大提高協(xié)同工作的效率。

常見軟件的解決方案

      為了解決企業(yè)協(xié)同工作的問題，相繼出現(xiàn)了一些文檔管理軟件，較為知名的是泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，對于協(xié)同工作中的問題，都給予了完美的解決方案：系統(tǒng)可以為企業(yè)搭建文檔的集中儲(chǔ)平臺(tái)，可以通過互聯(lián)網(wǎng)訪問系統(tǒng)，隨時(shí)隨地協(xié)同辦公；支持文檔的在線協(xié)同編輯，在方便協(xié)同工作的同時(shí)保證文檔版本的一致性；系統(tǒng)為企業(yè)量身定制了權(quán)限機(jī)制，可以在系統(tǒng)中針對人員和文件設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，保護(hù)文檔在協(xié)同工作中不被他人隨意操作；可以給文檔增加評論，方便協(xié)同工作中意見的交流；系統(tǒng)有目錄訂閱功能，文檔變動(dòng)可以第一時(shí)間發(fā)送通知；全面的文檔審計(jì)功能完全符合企業(yè)對文件的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，能夠清晰完整的記錄系統(tǒng)中每個(gè)文檔整個(gè)生命周期的所有操作；系統(tǒng)具備修訂版管理功能，可以保留修改的每一版本與原始版本，必要時(shí)可以進(jìn)行查看、下載與回退；支持多媒體在線播放與工程圖紙?jiān)诰€預(yù)覽功能，無需打開文件就可以快捷的知道其中內(nèi)容，避免不必要的時(shí)間的浪費(fèi)。

      協(xié)同工作的順利開展是企業(yè)發(fā)展中極為重要的環(huán)節(jié),泛普文件管理系統(tǒng)將幫助企業(yè)越過協(xié)同辦公中的“無形陷阱”，摒棄阻礙溝通的部門墻，讓協(xié)同工作者“零距離”接觸。