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阻礙文檔管理的“無(wú)形陷阱”
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在信息化水平高速發(fā)展的今天,隨著經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)企業(yè)規(guī)模也越來(lái)越大,很多大型企業(yè)在全國(guó)甚至全球有很多分公司,員工數(shù)量更是成千上萬(wàn),所產(chǎn)生的工作文檔也不計(jì)其數(shù)。企業(yè)管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)多個(gè)部門及人員共同服務(wù)于一個(gè)項(xiàng)目的情況,文件往往需要反復(fù)傳輸,傳輸過(guò)程中重要文件及內(nèi)容丟失的情況極為常見(jiàn)。想要實(shí)現(xiàn)跨地域協(xié)同辦公則更難,企業(yè)內(nèi)的資料得不到及時(shí)共享,逐漸形成信息資源孤島,嚴(yán)重阻礙著企業(yè)生產(chǎn)力的提高。
企業(yè)在管理過(guò)程中往往會(huì)浪費(fèi)巨大的傳輸成本,成本居高不下,吞噬者企業(yè)的利潤(rùn)。據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì),平均企業(yè)每年花費(fèi)的協(xié)同工作及傳輸成本占總成本的20%,一些特殊行業(yè)如建筑工程、制造行業(yè)等,往往經(jīng)常需要給各個(gè)部門傳送大量的圖紙資料以及生產(chǎn)文件等,不僅速度緩慢浪費(fèi)了大量的時(shí)間,而且傳輸成本居然高達(dá)生產(chǎn)總成本的30%!企業(yè)管理者明知是哪些環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題,卻對(duì)此束手無(wú)策。
不僅如此,文件經(jīng)多人編輯后還會(huì)造成文檔版本的混亂,成為企業(yè)管理中又一重大隱患。如何越過(guò)協(xié)同工作中的“無(wú)形陷阱”成為了企業(yè)管理中的一大難題:
常見(jiàn)的文檔管理模式與其弊端
協(xié)同工作的開展一直是令企業(yè)管理者極為關(guān)心的問(wèn)題,現(xiàn)有的協(xié)同工作方式往往給企業(yè)造成嚴(yán)重阻礙其發(fā)展的“無(wú)形陷阱”:
1)、公司內(nèi)部經(jīng)常需要跨部門及地域之間為同一項(xiàng)目協(xié)同工作,由于工作地點(diǎn)原因共同編輯一篇文檔往往需要反復(fù)傳輸。
2)、依靠文件夾共享來(lái)協(xié)同工作,無(wú)法保證文檔的安全,重要資料很可能被他人看到,使機(jī)密資料泄漏。
3)、缺乏員工對(duì)文件的意見(jiàn)與評(píng)論的記錄,各個(gè)員工的意見(jiàn)無(wú)法共享。
4)、共同服務(wù)的項(xiàng)目中文件有改動(dòng)時(shí)其他部門員工無(wú)法及時(shí)查閱。
5)、多人協(xié)同編輯的文檔,不能記錄哪些人員對(duì)文檔做過(guò)什么修改,不能監(jiān)督各個(gè)員工的工作量。
6)、文檔無(wú)法協(xié)同編輯,各自維護(hù)自己的版本,難以整合并且容易造成版本混亂,導(dǎo)致辦公效率低下。
7)、協(xié)同編輯時(shí),文檔及大型的圖紙文件或流媒體資料需反復(fù)傳輸,查看時(shí)需逐個(gè)打開或播放,造成時(shí)間上的浪費(fèi)。
現(xiàn)代化文檔管理手段有哪些
針對(duì)于企業(yè)協(xié)同工作中的問(wèn)題,泛普文件管理系統(tǒng)文檔管理專家給予以下解決方案:
1)、搭建統(tǒng)一存儲(chǔ)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公
為企業(yè)搭建統(tǒng)一存儲(chǔ)平臺(tái),讓所有文檔都存儲(chǔ)在公司服務(wù)器中,并支持互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問(wèn),讓分公司或不同部門員工也能順利開展協(xié)同工作,文檔管理隨時(shí)隨地。
2)、文檔協(xié)同編輯
同一文檔可以被不同人員共同編輯,讓每個(gè)人打開或編輯文檔時(shí),都為同一片文檔,文檔被編輯后可以同時(shí)呈現(xiàn)在其他工作人員面前,避免了反復(fù)傳輸?shù)倪^(guò)程。
3)、建立分權(quán)限管理機(jī)制
可以為人員分配不同的權(quán)限,在協(xié)同工作中,員工只可以看到與自己工作相關(guān)的文件,以保障文件資料在協(xié)同工作中的安全性。
4)、支持文檔評(píng)論
可以將不同人員的意見(jiàn)統(tǒng)一到文檔下,讓看到該文檔的人員對(duì)其他工作人員的意見(jiàn)與建議一目了然。
5)、支持公告發(fā)布
對(duì)于共同作業(yè)的重要文件夾中的文檔,當(dāng)其發(fā)生改動(dòng)時(shí),可以及時(shí)通知相關(guān)的工作人員,讓大家在第一時(shí)間獲取最新信息,保證工作的進(jìn)度。
6)、文檔審計(jì)
記錄所有協(xié)同工作中的共享文檔的整個(gè)生命周期中的每一個(gè)操作的操作人與操作時(shí)間,可以避免出現(xiàn)問(wèn)題后員工責(zé)任的互相推諉。
7)、實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的修訂管理
對(duì)于每次修改后的文檔,都能自動(dòng)保留之前修改過(guò)的版本,若有需要,可以退回到之前版本,保障重要信息不會(huì)在協(xié)同工作過(guò)程中丟失。
8)、建立預(yù)覽體系
由于多人協(xié)同工作,對(duì)有些資料不熟悉,一些圖紙類文件或流媒體資料,可以直接預(yù)覽,節(jié)約了需要時(shí)逐個(gè)打開查閱的時(shí)間,大大提高協(xié)同工作的效率。
常見(jiàn)軟件的解決方案
為了解決企業(yè)協(xié)同工作的問(wèn)題,相繼出現(xiàn)了一些文檔管理軟件,較為知名的是泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng),對(duì)于協(xié)同工作中的問(wèn)題,都給予了完美的解決方案:系統(tǒng)可以為企業(yè)搭建文檔的集中儲(chǔ)平臺(tái),可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)系統(tǒng),隨時(shí)隨地協(xié)同辦公;支持文檔的在線協(xié)同編輯,在方便協(xié)同工作的同時(shí)保證文檔版本的一致性;系統(tǒng)為企業(yè)量身定制了權(quán)限機(jī)制,可以在系統(tǒng)中針對(duì)人員和文件設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限,保護(hù)文檔在協(xié)同工作中不被他人隨意操作;可以給文檔增加評(píng)論,方便協(xié)同工作中意見(jiàn)的交流;系統(tǒng)有目錄訂閱功能,文檔變動(dòng)可以第一時(shí)間發(fā)送通知;全面的文檔審計(jì)功能完全符合企業(yè)對(duì)文件的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn),能夠清晰完整的記錄系統(tǒng)中每個(gè)文檔整個(gè)生命周期的所有操作;系統(tǒng)具備修訂版管理功能,可以保留修改的每一版本與原始版本,必要時(shí)可以進(jìn)行查看、下載與回退;支持多媒體在線播放與工程圖紙?jiān)诰€預(yù)覽功能,無(wú)需打開文件就可以快捷的知道其中內(nèi)容,避免不必要的時(shí)間的浪費(fèi)。
協(xié)同工作的順利開展是企業(yè)發(fā)展中極為重要的環(huán)節(jié),泛普文件管理系統(tǒng)將幫助企業(yè)越過(guò)協(xié)同辦公中的“無(wú)形陷阱”,摒棄阻礙溝通的部門墻,讓協(xié)同工作者“零距離”接觸。
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