電郵歸檔的重要性

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電子郵件－我們對(duì)它愛恨交加，又不可一日無之。

今天的人們對(duì)電郵歸檔的需求早已今非昔比－電郵的地位日漸提升，不僅反映在越來越多的郵箱和郵件數(shù)量上，而且體現(xiàn)在電郵業(yè)已成為人們商務(wù)溝通的首選渠道。

電郵的通用性和使用簡(jiǎn)便性，使得人們將過往需要使用正式公函的商務(wù)事宜，也改為通過電郵溝通了。 然而，許多公司迄今仍未建立自己的電郵管理程序，以便監(jiān)控電郵用途是否正當(dāng)和電郵的保存政策。 缺乏有關(guān)的政策，加上電郵服務(wù)器存儲(chǔ)容量有限，迫使終端用戶將過去的電子郵件都放在桌面上，而公司本來是可以將電郵存儲(chǔ)在備份磁帶上的。 上述風(fēng)險(xiǎn)極大的做法，表明這些公司并未認(rèn)識(shí)到電郵管理的重要性。

完整、安全的保存包括電郵在內(nèi)的商務(wù)溝通資料，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)至關(guān)重要，而且可符合有關(guān)法規(guī)的要求。 世界上許多國(guó)家的法規(guī)，都要求公司必須以相當(dāng)于紙質(zhì)記錄的保管方式，實(shí)現(xiàn)電子記錄的存檔和安全性，以符合稅務(wù)法規(guī)和公司法的規(guī)定。 高級(jí)經(jīng)理們必須認(rèn)識(shí)到保存電子文檔的重要性；以及不保存電子文檔可能給其個(gè)人或公司帶來的隱患。
 
例如，摩根斯坦利公司今年早些時(shí)候，就因?yàn)槲幢９芷潆娮余]件而被罰款1500萬(wàn)美元。 本港也不乏此類案例。最近發(fā)生的海域集團(tuán)有限公司案件仍然讓高級(jí)經(jīng)理們有毛骨悚然之感－2006年7月，該集團(tuán)的8.42億人民幣和有關(guān)交易的資料均告不翼而飛。

時(shí)下大約80％的商業(yè)決定和交易都是通過電郵“敲定”的，如何管理這些非正規(guī)交易近來業(yè)已成為公司政策關(guān)注的一大重要問題。  這些政策必須解決以下三大問題： “如何”組織、“何處”存放，和這些電郵的“保存周期”。  預(yù)計(jì)電郵用戶數(shù)增長(zhǎng)每75％，電郵數(shù)量就會(huì)增長(zhǎng)35％，結(jié)果產(chǎn)生了高達(dá)50％的存儲(chǔ)容量需求增長(zhǎng)。因此，存儲(chǔ)容量就變成了公司IT部門亟需解決的問題。

電郵歸檔的商業(yè)利益

即使不計(jì)電郵數(shù)量的增長(zhǎng)及其對(duì)公司檔案的影響，公司也應(yīng)該部署系統(tǒng)以順利解決越來越大的數(shù)據(jù)量，以及正確的保存和檢索數(shù)據(jù)。 尤其對(duì)于必須符合聯(lián)邦或其它部門制定的關(guān)于數(shù)據(jù)保存法規(guī)的公司來說，數(shù)據(jù)保管就更具重要意義。 忽略上述規(guī)定不僅會(huì)影響公司的經(jīng)營(yíng)，同時(shí)也會(huì)給公司的董事們和管理層的聲譽(yù)帶來負(fù)面影響。 電郵歸檔和保管是規(guī)避各類商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

除了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)之外，各個(gè)組織還可通過妥善實(shí)現(xiàn)電郵歸檔而提高工作效率。  以下數(shù)字值得人們關(guān)注： 如果一個(gè)郵箱里的郵件數(shù)量每天增加 10兆，意味著月底就會(huì)增加到 220兆，年底達(dá)到2.6千兆－ 這個(gè)數(shù)量已經(jīng)遠(yuǎn)非個(gè)人所能保管的水平了。 如此巨額郵件放在服務(wù)器上保管就會(huì)壓縮存儲(chǔ)空間，延長(zhǎng)搜索時(shí)間，而且會(huì)影響某些信息在各個(gè)團(tuán)隊(duì)間知識(shí)共享。 還要注意的是，上述離線歸檔的方式可能會(huì)在有關(guān)員工離職時(shí)給公司帶來更大的麻煩。 離職員工可隨手刪除其郵箱和離線文件夾中的內(nèi)容，造成公司損失掉其中所有數(shù)據(jù)的后果。 但是時(shí)至今日，許多公司依然對(duì)員工流動(dòng)會(huì)導(dǎo)致的知識(shí)資產(chǎn)損失的代價(jià)置若枉然。到了該公司發(fā)現(xiàn)自己的知識(shí)資產(chǎn)已經(jīng)為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手所掌握的時(shí)候，往往為時(shí)已晚。  對(duì)通過這個(gè)漏洞所產(chǎn)生的公司數(shù)據(jù)損失有多大規(guī)模，多數(shù)公司都懵然無知。

電郵歸檔有助于規(guī)避因此而造成的損失，具體做法是將零散數(shù)據(jù)整合為統(tǒng)一的檔案、建立索引系統(tǒng)、壓縮和提高訪問的便捷性，報(bào)紙不僅當(dāng)事員工本人可以訪問，公司內(nèi)其它“有權(quán)”查閱電郵的員工也可訪問這些數(shù)據(jù)。

電郵歸檔給運(yùn)作帶來的便利，也可減輕對(duì)IT部門的壓力： 因其可通過歸檔過時(shí)郵件和無需IT部門介入授權(quán)地授權(quán)其它用戶查詢和檢索郵件內(nèi)容，減輕對(duì)主服務(wù)器上的存儲(chǔ)壓力和對(duì)服務(wù)器性能的壓力。

電郵歸檔系統(tǒng)的正確選擇－文件列表（checklist）

在選購(gòu)電郵歸檔解決方案時(shí)，公司的戰(zhàn)略決策也是首要因素。 IT部門為了保護(hù)公司在歸檔解決方案上的投資，必須確保采用的技術(shù)能夠解決緊迫的業(yè)務(wù)問題，還要依據(jù)不斷變化的技術(shù)和商業(yè)需求，提供平臺(tái)以滿足當(dāng)前的歸檔需求。  解決方案所采用的技術(shù)，必須易于執(zhí)行、方便操作，可有效減輕IT部門面對(duì)的壓力（例如，解決存儲(chǔ)問題），并且具備足夠的先進(jìn)性以實(shí)現(xiàn)高端搜索功能和強(qiáng)大的檢索功能。 更重要的是，這個(gè)解決方案必須具備低成本的特點(diǎn)－既可節(jié)省資源又可降低購(gòu)置成本。

高效的電郵歸檔解決方案需要獲得職能部門負(fù)責(zé)人和技術(shù)的支持。  選購(gòu)電郵歸檔解決方案必須提出的若干問題：

? 面對(duì)各種呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)的檔案，該電郵歸檔解決方案是否能夠大幅度降低與其管理和保存有關(guān)的成本？

? 是否能夠根據(jù)公司政策和有關(guān)規(guī)定，管理電郵和其它電子檔案的整個(gè)生命周期？

? 管理和保存電子檔案面對(duì)哪些風(fēng)險(xiǎn)？

? 該方案是否能夠規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)？

? 其應(yīng)對(duì)電子查詢請(qǐng)求的反應(yīng)速度和準(zhǔn)確度如何？

? 系統(tǒng)的靈活性和擴(kuò)展性是否足以滿足未來的業(yè)務(wù)和技術(shù)需求？

好的歸檔解決方案能夠有效減輕企業(yè)的電子檔案存儲(chǔ)壓力。  應(yīng)該能夠?qū)母鞣N系統(tǒng)中捕獲的電子檔案，根據(jù)公司的政策和法規(guī)要求予以分類、索引和保存。  必須將這些檔案保存在臨時(shí)存儲(chǔ)空間里的中央歸檔平臺(tái)上，在信息生命周期結(jié)束時(shí)予以刪除，而且刪除處理過程必須具備完整的審計(jì)線索。