自然的天津OA信息化實施原則和步驟

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自然的知識管理闡述了企業(yè)作為生態(tài)系統(tǒng)所擁有的一些基本規(guī)律。知識管理與組織變革實踐討論了知識管理與組織變革結(jié)合的可能方向。這兩點以系統(tǒng)思考的方法進行了探索，以試圖求解出知識管理應(yīng)用的一些基本簡單規(guī)律。下面將開始闡述具體的實施原則和步驟。 當(dāng)今知識經(jīng)濟時代，現(xiàn)代企業(yè)越來越認識到：企業(yè)不僅僅是一個經(jīng)濟實體，同時也是一個知識實體。應(yīng)該將企業(yè)作為公司的知識載體，而不是員工的大腦。將這些知識如何有效和高效地利用起來，達到企業(yè)知識創(chuàng)新的目的，就是我們認為的知識管理的目標。 　　那么，知識管理要遵循的原則是什么呢？結(jié)合這些原則應(yīng)該制定什么樣的措施呢？用一句話來說，就是：積累是知識管理的基礎(chǔ)；共享是知識管理的價值體現(xiàn)；創(chuàng)新是知識管理的最終追求。 [b]一、知識積累[/b] 　　第一步，通過知識管理將公司內(nèi)部的信息積累，保存起來。這是企業(yè)內(nèi)開展后續(xù)知識管理戰(zhàn)略的基礎(chǔ)。比如一個企業(yè)的檔案管理體系，將公司內(nèi)有價值的文件歸檔。比如企業(yè)的信息系統(tǒng)，將企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)保存下來。這些都為未來的企業(yè)進行決策和判斷提供了事實基礎(chǔ)?！尔溈襄a方法》中提到麥肯錫公司解決問題的程序的第一步就是：以事實為基礎(chǔ)。事實是友善的。作為知識創(chuàng)新的土壤，有了寶貴的知識積累，知識創(chuàng)新才能成為可能。比如美國福特公司積累了大量的發(fā)動機實驗數(shù)據(jù)、撞車數(shù)據(jù)。利用這些數(shù)據(jù)，可以迅速進行計算機的模擬測試。比如通過模擬測試，發(fā)現(xiàn)有一種噪音實際是從地板上產(chǎn)生的，而不是其他。這樣發(fā)現(xiàn)了噪音源就是一個重要的突破。為設(shè)計新的低噪音的汽車提供了寶貴的依據(jù)。相反，對準備進入這個領(lǐng)域的競爭對手，就會發(fā)現(xiàn)這個優(yōu)勢是無法模仿的。 知識積累就本身存在于企業(yè)之中，個人的知識積累使組織知識積累的基礎(chǔ)，兩者之間既有聯(lián)系也有區(qū)別。其聯(lián)系主要體現(xiàn)在： 1.個人知識首先要為滿足工作需要, 因此與企業(yè)業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，這屬于在人力知識結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)的范疇。 2.個人知識會在其從事的業(yè)務(wù)當(dāng)中體現(xiàn)出知識產(chǎn)品、工作技能、經(jīng)驗等具體知識。這屬于知識轉(zhuǎn)化的范疇。 3.個人知識會在工作過程中影響團隊和企業(yè)中其他的人員，能起到知識傳播的作用。 但是個人知識和組織知識還是有區(qū)別的： 1.個人知識和組織知識雖有重合，但是個人知識的范圍和作用要遠遠小于組織知識。 2.個人知識在轉(zhuǎn)化過程中，其隱性知識大部分不能夠得到有效轉(zhuǎn)化，因此可能造成個人和組織的信息不對稱。 3.個人知識在傳播過程中會有所保留，并可能會產(chǎn)生部分遺失。組織知識不能及時準確地傳遞到個人手中。 在對個人知識和組織知識進行了初步分析后，就需要從根本上控制和培育知識積累的過程。步驟如下： 1.在人力知識結(jié)構(gòu)與組織業(yè)務(wù)結(jié)合上，對個人知識結(jié)構(gòu)有清晰的把握和保留。并在人力資源管理上，使組織知識與個人知識進行一定的結(jié)合。 2.在業(yè)務(wù)進行過程中，培育組織知識積累的氛圍，如建設(shè)知識庫等；設(shè)定一定知識積累的流程，如知識產(chǎn)品的保存管理制度等；培養(yǎng)良好的知識積累的習(xí)慣，如進行一定的知識編碼、整理、規(guī)劃的知識等； 3.在知識共享傳播過程中，應(yīng)當(dāng)注重對隱性知識資源的挖掘，并及時保存相應(yīng)知識資源； [b]二、知識共享[/b] 　　第二步，是將積累的知識在企業(yè)進行共享。如果知識只是積累，而沒有提供共享和交流的手段，沒有形成知識在企業(yè)內(nèi)部的自由流淌。那知識積累的價值沒有體現(xiàn)。從現(xiàn)今的經(jīng)濟來看，經(jīng)濟模式從封閉性、地區(qū)性向開放性、全球性轉(zhuǎn)變。故步自封的想法是可笑和危險的。將企業(yè)內(nèi)寶貴積累的知識在企業(yè)內(nèi)共享和交流。讓知識共享成為一個企業(yè)的文化。那么，一個項目的失敗的教訓(xùn)，會為企業(yè)所有項目借鑒；一個項目的成功的經(jīng)驗，也會為企業(yè)所有項目學(xué)習(xí)。將一個項目的個體行為，拓展成一個企業(yè)的整體行為，將提高企業(yè)利用知識的整體價值。 知識共享最重要的價值體現(xiàn)是：在適當(dāng)?shù)臅r間內(nèi)將正確的知識傳遞給正確的人。而且這也是知識管理的核心業(yè)務(wù)。在進行不斷地知識積累的同時，知識共享已經(jīng)發(fā)生了。但是在當(dāng)今知識爆炸的時代，個人與組織，組織與社會的信息不對稱普遍存在。 系統(tǒng)的個體面對知識普遍存在的兩大問題是：1. 知識相對匱乏，不能滿足需要。2. 知識相對過剩，挑揀所需知識比較困難。 這兩大看似非常矛盾的問題，卻時刻困擾著組織和個人。一方面我們面對快速變化、激烈競爭的市場環(huán)境感到知識匱乏，需要迅速補充知識以滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要。另一方面，外界知識資源太多，往往人們對于大量的市場、管理、業(yè)務(wù)等大量信息感到茫然，導(dǎo)致花費了大量時間獲取了一些毫無用處的知識。 這兩大問題更加凸現(xiàn)了組織知識共享的重要性，所以，以這兩個問題為出發(fā)點提出以下措施： 1．通過組織積累的知識庫共享，建立個人獲取知識的主要渠道。組織知識庫往往保存了組織的有關(guān)市場、業(yè)務(wù)、競爭對手、企業(yè)核心知識等重要內(nèi)容。以個人業(yè)務(wù)的定位可以迅速找到自己所需的知識。 2．組織的知識管理部門應(yīng)當(dāng)規(guī)劃并建立組織的知識庫、知識結(jié)構(gòu)、知識地圖，使組織和個人獲取和發(fā)展外界知識有清晰的定位。 3．通過人力資源的培訓(xùn)功能培訓(xùn)組織知識共享的基本方法和氛圍。通過業(yè)務(wù)管理設(shè)定一定的流程培養(yǎng)知識共享的工作習(xí)慣。通過信息系統(tǒng)對知識共享進行技術(shù)支持。 [b]三、知識創(chuàng)新[/b] 　　第三步，是知識的創(chuàng)新。它是企業(yè)知識管理的終極標靶。知識是創(chuàng)新的源泉，有了知識的積累后，并有了知識在企業(yè)內(nèi)部共享的文化，共享成為企業(yè)員工的一種標準行為，才能在企業(yè)內(nèi)部形成腦力激蕩，才能產(chǎn)生具有高知識含量的產(chǎn)品。而這時的產(chǎn)品已不過是知識的物質(zhì)體現(xiàn)。我們可以看到很多著名的公司在創(chuàng)新方面表現(xiàn)出的非凡活力，比如摩托羅拉公司最初是生產(chǎn)汽車收音機和無線電話的。夏普最初是出售自動鉛筆的商店……等等。 古語云：萬丈高樓平地起。如果把知識管理比作建設(shè)知識高樓，那么知識積累就好比在建基石和構(gòu)架，知識共享使知識流動起來，不斷添磚加瓦。而知識創(chuàng)新是在給樓進行裝修和包裝，使這座高樓的價值成倍的增長。 通過實施知識管理而進行的知識創(chuàng)新將會被賦予更優(yōu)良的基礎(chǔ)、更清晰的定位、更優(yōu)化的知識轉(zhuǎn)化流程，以及更高的實用價值。以此制定以下知識創(chuàng)新的措施： 1．通過知識積累、知識共享的結(jié)合，形成優(yōu)良的知識基礎(chǔ)和人才儲備。 2．通過知識庫、知識結(jié)構(gòu)、知識地圖的規(guī)劃，使知識創(chuàng)新定位于符合組織業(yè)務(wù)和知識發(fā)展的需要。 3．保持并優(yōu)化已有的知識轉(zhuǎn)化流程，并結(jié)合學(xué)習(xí)型組織對知識創(chuàng)新的原理進行拓展和優(yōu)化。 4．結(jié)合人力資源管理，制定相應(yīng)的激勵機制，培育組織學(xué)習(xí)和知識創(chuàng)新的氛圍。結(jié)合具體業(yè)務(wù)管理，保證知識創(chuàng)新的快速轉(zhuǎn)化。 [b]四、與企業(yè)實際情況結(jié)合[/b] 　　在了解了這些知識管理的原則和措施之后，還需要更進一步與企業(yè)自身管理的結(jié)合： 第一步：確定公司的戰(zhàn)略目標和核心競爭力在哪里。由于知識管理不能脫離公司的目標而獨立存在。它必須與公司的總體戰(zhàn)略目標相一致，才能有生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此針對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的知識管理至關(guān)重要。這就是組織中樞的知識管理，要清晰地知道組織中樞究竟需要什么樣的決策支持，另外確定組織中樞以什么樣的機制與企業(yè)各部門建立溝通合作的關(guān)系。 第二步：調(diào)研企業(yè)各執(zhí)行部門、業(yè)務(wù)部門所應(yīng)用的知識內(nèi)容。為企業(yè)進行知識管理規(guī)劃。企業(yè)知識管理在于各方面的協(xié)調(diào)與齊頭并進，決定企業(yè)經(jīng)營成績的往往在于企業(yè)管理的薄弱環(huán)節(jié)，憑借專業(yè)的高度和全面的眼光，協(xié)助企業(yè)分析評估現(xiàn)有的管理體系，發(fā)現(xiàn)體系中的缺陷并協(xié)助企業(yè)進一步的完善。 第三步：通過對企業(yè)知識的系統(tǒng)化，就可以對知識管理建立更符合企業(yè)總體目標的體系，這就是保證知識管理為企業(yè)做正確的事情。這個時候就可以融入企業(yè)文化、管理機制、業(yè)務(wù)流程、知識流程、人力資源等貫穿于企業(yè)的核心要素。從而制定知識管理全面自然融合企業(yè)管理的規(guī)劃。 　　第四步：系統(tǒng)的規(guī)劃的同時，事實上已經(jīng)是在組織中樞形成了一定的知識管理基礎(chǔ)。下一步的工作就是將以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)知識貫徹到企業(yè)管理中去，而不是單純講知識管理。 這個時候需要重點加強的是企業(yè)業(yè)務(wù)部門對接的溝通機制。因為沒有溝通共享，知識就不會很順暢的流動。 第五步為企業(yè)進行知識管理組織設(shè)計，建立相應(yīng)的知識管理制度。這個設(shè)計可以按照先前知識管理組織變革實踐中的原則，根據(jù)企業(yè)自身特點，設(shè)計從上導(dǎo)下的知識管理組織。這個組織的基本組成是核心團隊加部門支持團隊，從而逐漸形成凝聚企業(yè)集體智慧的知識管理組織。 第六步是導(dǎo)入知識管理培訓(xùn)，倡導(dǎo)企業(yè)知識積累、共享、創(chuàng)新的文化。同時運用知識管理的方法從知識獲取、儲存、編碼、共享、交流、創(chuàng)新、應(yīng)用等各個實用環(huán)節(jié)，培養(yǎng)企業(yè)員工良好的知識管理工作習(xí)慣。在日常工作中，企業(yè)知識管理組織就應(yīng)該發(fā)揮知識管理的核心作用。因為沒有實踐的知識管理是不容易被人深刻理解的。 第七步才是再調(diào)研企業(yè)各部門、崗位知識管理的需求，對企業(yè)知識管理平臺進行規(guī)劃、設(shè)計開發(fā)。對各項需要知識管理的環(huán)節(jié)或流程進行逐次的實施，全部實施后，再對第一個實施的環(huán)節(jié)進行再分析，再實施，形成企業(yè)知識管理的一個良性閉環(huán)系統(tǒng)。 通過在企業(yè)內(nèi)部事實上述知識步驟后，將在企業(yè)建立起知識管理系統(tǒng)，用技術(shù)再對企業(yè)知識管理系統(tǒng)進行詮釋和支撐。如： [list] [*]企業(yè)的知識中心：包括企業(yè)知識的評估和收集系統(tǒng)，成為企業(yè)對知識貢獻的評價體系；對知識進行編碼、整理、保存。 [*]企業(yè)知識檢索系統(tǒng)：能為員工提供更加智能化的知識檢索，而不是簡單的一種搜索結(jié)果的堆積。從而進行知識的檢索、傳播和利用。 [*]企業(yè)的專家名錄：通過知識管理將提煉出企業(yè)的各項業(yè)務(wù)的專家和專長。為企業(yè)解決問題提供最佳人選和組合。 [/list] 以上知識管理的實施原則和步驟，說從業(yè)務(wù)到管理，從管理到技術(shù)，應(yīng)該是分布實施的，其中成本最小、收益最大的當(dāng)屬對業(yè)務(wù)和管理的改進，而技術(shù)是在管理提出更高要求下才能得以實施。 由于自然地知識管理應(yīng)該是融合企業(yè)管理實踐的，而且也不是一朝一夕就能夠?qū)崿F(xiàn)的。所以，任何咨詢公司都代替不了企業(yè)自身的努力。其中知識主管的崗位尤其至關(guān)重要，這個崗位需要大量的組織管理實踐和知識管理實踐，同時需要有良好的情商，以領(lǐng)導(dǎo)并協(xié)調(diào)整個系統(tǒng)的實施。 綜上所述，自然地知識管理可以歸納為幾點：組織變革自然演化，組織機制自然生成，知識管理自然融入，知識自然流動，集體智慧自然提升。這樣的知識管理應(yīng)當(dāng)符合組織發(fā)展的生態(tài)規(guī)律，從而從根本上應(yīng)用集體智慧為組織發(fā)展提供核心動力。 [i]注：本文作者系北京大通科技有限公司知識主管。該文是作者在實際從事知識管理過程中的心得體會，作者希望與大家進行交流。本站授權(quán)發(fā)表，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載或引用。[/i]